logo

دليل الحوكمة 

للجمعية الخيرية بالجله وتبراك

السياسات والإجراءات 

طبقاً للوائح والأنظمة الخاصة بالجمعيات الأهلية

وبما يتوافق مع النظام الأساسي للجمعية 

ونظــــام العـــمـــل 

فــي

المملكة العربية السعودية

   بناء على محضر اجتماع مجلس الإدارة رقم (3) ، وتاريخ 11/06/2020م ، المتضمن إتخاذ كافة الاجراءات اللازمة للتحول الى حوكمة العمل في جمعية البر الخيرية بالجله وتبراك ، فقد تم أعداد هذا الدليل بما يتوافق مع لائحة الجمعيات والمؤسسات الأهلية ، وكذلك اللائحة الأساسية لجمعية البر الخيرية بالجله وتبراك  .

    مفهوم الحوكمة بشكل عام يشير إلى مجموعة من المعايير والمبادئ التي تقود المنظمات لتطبيق أفضل الممارسات الإدارية والمالية بما يؤدي إلى تحقيق الكفاءة والفاعلية في النتائج على أسس من مبادئ الشفافية ، والمساءلة ، والمشاركة ، والعدالة وغيرها. بناء عليه ، يتضمن هذا الدليل عناصر الحوكمة في جمعية البر الخيرية بالجله وتبراك ، بناء على ما ورد في نظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية ، واللائحة التنفيذية للجمعيات والمؤسسات الأهلية . بحيث يتولى كلاً من الجمعية العمومية ، ومجلس الإدارة ، والإدارة التنفيذية للجمعية مسؤولية التأكد من تطبيق معايير الحوكمة بما يضمن سلامة إدارة وفاعلية أداء الجمعية .

     الهدف الرئيس لهذا الدليل هو ترتيب وتوضيح جوانب الحوكمة في الجمعية استرشادا بما ورد في نظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية ، واللائحة التنفيذية للجمعيات والمؤسسات الأهلية ، وبما يتوافق مع النظام الأساسي للجمعية ، ونظام العمل السعودي ، ومساندة أعضاء الجمعية العمومية  ومجلس الإدارة ، والإدارة التنفيذية للجمعية في أداء مهامهما وواجباتها . 

    كما سيكون الدليل بمثابة الوسيلة المناسبة للجهات الداعمة للجمعية من المانحين أو المتبرعين في اتخاذ القرار المناسب والصائب في دعمهم للجمعية .

الفصل الأول : حوكمة الجمعية العمومية :

المادة (1):   –

المبدأ العام :- 

       يشرف على الجمعية مجموعة من المؤسسين ، والأعضاء المشتركين الذين يشكلون الجمعية العمومية ، ويقع على عاتق الجمعية العمومية الإشراف على مجلس الإدارة ، ومتابعة أدائه ومراجعة واعتماد قرارات مجلس الإدارة الكبرى والتقارير الدورية التي تصدرها الجمعية لضمان التأكد من فاعلية أداء الجمعية ومصداقيتها واستدامتها .

 المـادة (2) : –

سلطة الجمعية العمومية :-

    تُعَد الجمعية العمومية أعلى سلطة في الجمعية ، وتكون قراراتها ملزمة لأعضائها كافة، ولبقية أجهزة الجمعية. وفقا للمادة (15) من اللائحة الأساسية لجمعية البر الخيرية بالجله وتبراك .

المادة (3) :- 

تكوين الجمعية العمومية  :-  

    تتكون الجمعية العمومية من الأعضاء المؤسسين والأعضاء الذين مضت على عضويتهم في الجمعية ستة أشهر على الأقل، بشرط تسديد رسوم العضوية. وفقا للمادة (12.1) من نظام الجمعيات واﻟﻤؤسسات الأهلية واللائحة الأساسية للجمعية .

المادة (4) :-

اختصاصات الجمعية العمومية العاديه :- 

   طبقا للمادة (14) من نظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية ، فإن إختصاصات الجمعية العمومية العادية فيما يلي :- 

1/ دراسة تقرير مراجع الحسابات عن القوائم المالية للسنة المالية المنتهية ، واعتمادها بعد مناقشتها.

2/ إقرار مشروع الميزانية التقديرية للسنة المالية الجديدة .

3/ مناقشة تقرير مجلس الإدارة عن أعمال الجمعية ، ونشاطاتها للسنة المالية المنتهية ، والخطة المقترحة للسنة المالية الجديدة ، واتخاذ ما تراه في شأنه.

4/ إقرار خطة استثمار أموال الجمعية ، واقتراح مجالاته.

5/ انتخاب أعضاء مجلس الإدارة، وتجديد مدة عضويتهم، وإبراء ذمة مجلس الإدارة السابق.

6/ تعيين محاسب قانوني مرخص له لمراجعة حسابات الجمعية ، وتحديد أتعابه.

7/ جميع ما سبق وفقا للمادة (18) من النظام الأساسي لجمعية البر الخيرية بالجله وتبراك.

8/ تشكيل لجنة انتخابات مكونة من عضوين منها على الأقل – من غير الأعضاء المترشحين  لإدارة عملية انتخاب أعضاء مجلس الإدارة للدورة الثانية وما يليها، وينتهي دور اللجنة بإعلان أسماء أعضاء مجلس الإدارة. وفقا للمادة (27.1) من اللائحة التنفيذية لنظام الجمعية الأساسي.

المادة (5)

اختصاصات الجمعية العمومية غير العادية :-

1/ البت في استقالة أي من أعضاء مجلس الإدارة ، أو إسقاط العضوية عنه ، وانتخاب من يشغـل المراكز الشاغرة في عضوية مجلس الإدارة .

2/ إلغاء ما تراه من قرارات مجلس الإدارة.

3/ اقتراح اندماج الجمعية في جمعية أخرى .

4/ إقرار تعديل اللائحة الأساسية .

5/ حل الجمعية اختيارياً .) جميع ما سبق وفقا للمادة (19)  من نظام الجمعية ولائحتها التنفيذية) .

المادة (6)

حقوق أعضاء الجمعية العمومية :- 

حقوق الأعضاء حسب فئات العضوية تشمل الآتي :-

 وفقا للمادة (8.3) من اللائحة التنفيذية لنظام جمعية البر الخيرية بالجله وتبراك  .

1/ الاطلاع على المعلومات الأساسية عن نشاطات الجمعية بشكل دوري (سنوي، نصف سنوي، ربع سنوي).

2/ المشاركة والتصويت في اجتماعات الجمعية العمومية.

3/ الاطلاع على المحاضر والمستندات المالية في مقر الجمعية.

4/ الحق في دعوة الجمعية العمومية للانعقاد لاجتماع غير عادي بالتضامن مع (25)% من الأعضاء الذين لهم حق حضور الجمعية العمومية ، ووفقا للمادة (23) من اللائحة الاساسية للجمعية .

5/ جواز أن ينيب عنه كتابة عضوا آخر يمثله في حضور الجمعية العمومية ، ولا يجوز أن ينوب العضو عن أكثر من عضو وفقا للمادة (24) من اللائحة الاساسية للجمعية .

المادة (7) 

اجتماعات الجمعية العمومية :-

انعقاد اجتماعات الجمعية العمومية :-

1/ تعقد الجمعية العمومية اجتماعاتها (العادية وغير العادية) في مقر الجمعية بناء على دعوة خطية من رئيس مجلس إدارة الجمعية تشتمل على جدول الأعمال ، ومكان الاجتماع ، وتاريخه ، وساعة انعقاده ، على أن تبلغ الوزارة والجهة المشرفة وأعضاء الجمعية بالدعوة قبل الموعد المحدد بخمسة عشر يوما على الأقل ، ويجوز للوزارة وللجهة المشرفة ندب من يمثلها لحضور الاجتماع. وفقا للمادة (23) من اللائحة الاساسية للجمعية .

2/ تعقد الجمعية العمومية اجتماعا عاديا مرة واحدة على الأقل كل سنة مالية للجمعية، على أن يعقد الاجتماع الأول لكل سنة خلال الأشهر الأربعة الأولى منها. وفقا للمادة (23) من اللائحة الاساسية للجمعية .

3/ تعقد الجمعية العمومية اجتماعاتها غير العادية بناء على طلب مُسَّببٍ من الوزارة، أو من مجلس الإدارة، أو بناء على طلب عدد لا يقل عن ٢٥٪ من الأعضاء الذين لهم حق حضور الجمعية العمومية. وفقا للمادة (23) من  اللائحة الاساسية للجمعية.

4/ يعد (اجتماع الجمعية العمومية) العادية أو غير العادية صحيحا إذا حضره أكثر من نصف أعضائها. وفقا للمادة (17) من نظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية .

    ويجوز تأجيل (اجتماع الجمعية العمومية) العادية أو غير العادية (إذا لم يحضر أكثر من نصف أعضائها إلى موعد آخر يعقد خلال مدة أقلها ساعة وأقصاها خمسة عشر يوما من موعد الاجتماع الأول ويكون الاجتماع في هذه الحالة بالنسبة إلى الجمعية العمومية العادية صحيحاً مهما كان عدد الأعضاء الحاضرين ، وأما في حالة الجمعية العمومية غير العادية فيجب أن لا يقل العدد عن ( ٢٥ ٪) من إجمالي الأعضاء. وفقا للمادة (17) من نظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية .

المـادة (8) 

حضور اجتماعات الجمعية العمومية :- 

   تخضع الإنابة في حضور اجتماع الجمعية العمومية للأحكام الآتية -:

  1/ يجوز لعضو الجمعية العمومية أن ينيب عنه عضوا آخر من الأعضاء لتمثيله في حضور اجتماع الجمعية العمومية والتصويت ، وفقا للآلية التي تحددها اللائحة الأساسية وفقا للمادة (24) من النظام الأساسي للجمعية .

2/ أن تُعتمد الإنابة من رئيس مجلس الإدارة أو من يفوضه قبل موعد الاجتماع. وفقا للمادة (24.2) من اللائحة التنفيذية للجمعية .

3/ لا يجوز أن ينوب العضو عن أكثر من عضو واحد. وفقا للمادة (24.3) من نظام الجمعية الاساسي .

4/ لا يجوز إنابة أي من أعضاء مجلس الإدارة. وفقا للمادة (24.4) من اللائحة الأساسية للجمعية.

المـادة (9) 

جدول اجتماعات الجمعية العمومية :-

     لا يجوز ( للجمعية العمومية ) العادية أو غير العادية أن تنظر في مسائل غير مدرجة في جدول أعمالها. وفقا للمادة (21) من  اللائحة الاساسية للجمعية .

المادة (10) 

محاضر اجتماعات الجمعية العمومية :- 

    يجب على الجمعية تزويد الوزارة بصورة من محاضر اجتماعات الجمعية العمومية مع محضر فرز الأصوات ، خلال خمسة عشر يوما من تاريخ الاجتماع . وفقا للمادة (28.5) من اللائحة الاساسية للجمعية .

المـادة  (11)  

قرارات الجمعية العمومية :-

  1/  تصدر قرارات الجمعية العمومية العادية بأغلبية عدد الأعضاء الحاضرين. وفقا للمادة (17.1) من نظام الجمعيات واﻟﻤؤسسات الأهلية. والمادة (26.1) اللائحة الاساسية للجمعية .

 2/ تصدر قرارات الجمعية العمومية غير العادية بأغلبية ثلثي عدد الأعضاء الحاضرين. وفقا للمادة (17.3) من نظام الجمعيات واﻟﻤؤسسات الأهلية. والمادة (26.2) اللائحة الاساسية للجمعية .

3/ تعتبر جميع قرارات الجمعية غير العادية نافذة ما عدا فيما يتعلق باقتراح اندماج الجمعية في جمعية أخرى ، واقرار تعديل اللائحة الأساسية وحل الجمعية اختيارياً إلا بعد استكمال الإجراءات اللازمة وفقاً لأحكام النظام وموافقة الوزير. وفقا للمادة (15) من نظام الجمعيات واﻟﻤؤسسات الأهلية ، ووفقا للمادة (20) من اللائحة التنفيذية لجمعية البر الخيرية بالجله وتبراك .

المـادة  (١2) 

انتخاب مجلس الإدارة :-

    في عملية الانتخاب، تنتخب الجمعية العمومية أعضاء مجلس إدارة الجمعية بالاقتراع السري. وفقا للمادة (18.1) من نظام الجمعيات واﻟﻤؤسسات الأهلية. ويجب أن تبنى عملية الانتخاب وفقا للائحة الاساسية لجمعية البر الخيرية بالجله وتبراك طبقا للمادة (32) .

الفصل الثاني:  حوكمة مجلس الإدارة

المادة (13)

مسؤوليات مجلس الإدارة :-

1/ يحق للمجلس طلب انعقاد اجتماع الجمعية العمومية (غير العادي). وفقا للمادة (38) من للنظام الاساسي لجمعية البر الخيرية بالجله وتبراك .

2/ المشاركة في إدارة انتخابات مجلس الإدارة من خلال: – 

 أ/ توجيه الدعوة إلى جميع أعضاء الجمعية العمومية ممن تنطبق عليه الشروط للترشح لعضوية مجلس الإدارة الجديد قبل نهاية مدة مجلس الإدارة بمائة وثمانين يوما على الأقل.

ب/ إقفال باب الترشح قبل تسعين يوما من نهاية مدة مجلس الإدارة.

ج/ رفع أسماء المترشحين إلى الوزارة وفق النموذج المعد أو الطريقة المعتمدة من الوزارة لهذا الغرض وذلك خلال أسبوع من قفل باب الترشح. وفقا للمادة (28) من اللائحة الاساسية للجمعية .

3/ على مجلس الإدارة الجديد تزويد الوزارة بأسماء الأعضاء الذين تم انتخابهم خلال خمسة عشر يوما على الأقل من تاريخ الانتخاب. وفقا المادة (28.5) اللائحة الاساسية للجمعية .

4/ تحديد رئيس مجلس الإدارة ونائبه والمشرف المالي واختصاصات كل منهم في أول اجتماع للمجلس وفقا لكيفية الاختيار التي تحددها اللائحة. وفقا للمادة (32.12) من اللائحة الاساسية للجمعية .

5/ التأكد من وضع اجراءات لتعريف أعضاء المجلس الجدد بعمل الجمعية وخاصة الجوانب المالية والقانونية، وعليه التأكد من توفر المعلومات الوافية عن شؤون الجمعية لأعضاء المجلس. وفقا للمادة (38) من اللائحة الاساسية للجمعية .

6/ التأكد من تقيد الجمعية بالأنظمة واللوائح السارية في المملكة بما يضمن تلافي وقوع الجمعية في مخالفة نظامية. وفقا للمادة (39.5) من اللائحة الاساسية للجمعية .

7/ التأكد من أن موارد الجمعية موثقة وأن ايراداتها أنفقت بما يتفق مع أهدافها، وعليه أن يؤدي مهماته بمسؤولية وحسن نية ، وأن يحدد الصلاحيات التي يفوضها ، واجراءات اتخاذ القرار ومدة التفويض  وعليه متابعة ممارسة تلك الصلاحيات التي يفوضها لغيره عبر تقارير دورية. وفقا للمادة (38) من اللائحة الاساسية للجمعية.

8/ عدم التصرف إلا فيما تنص عليه اللائحة الأساسية وبالشروط الواردة فيها، وإذا خلت اللائحة الأساسية من نص فلا يجوز للمجلس .

9/ التصرف إلا بإذن من الجمعية العمومية. وفقا للمادة (38) من اللائحة الاساسية للجمعية .

10/ إيداع أموال الجمعية النقدية باسمها لدى بنك أو أكثر من البنوك المحلية، وتكون التعاملات مع الحسابات البنكية الخاصة بالجمعية بتوقيع رئيس مجلس الإدارة أو نائبه والمشرف المالي، ويجوز لمجلس الإدارة تفويض التعامل مع الحسابات البنكية لاثنين من أعضائه أو من قياديي الإدارة التنفيذية على أن يكونوا سعوديي الجنسية وذلك بعد موافقة الوزير أو من يفوضه. وفقا للمادة (41.3) من النظام الاساسي لجمعية البر الخيرية بالجله وتبراك .

11/ عند انتهاء دورة مجلس الإدارة يستمر في ممارسة مهامه الإدارية دون المالية لحين انتخاب مجلس إدارة جديد. وفقا للمادة (28.7) من النظام الاساسي لجمعية البر الخيرية بالجله وتبراك .

المـادة (14)

اختصاصات مجلس الإدارة :-

تحدد اللائحة الأساسية اختصاصات مجلس الإدارة ومنها الآتي :-

1/ وضع السياسات العامة لتحقيق أهداف الجمعية ونجاحها.

2/ وضع خطط عمل الجمعية ومنها الخطة الاستراتيجية والخطة التنفيذية وغيرها من خطط العمل الرئيسة ، ومتابعة تنفيذها، واعتمادها من الجمعية العمومية.

3/ اعتماد الهياكل التنظيمية والوظيفية في الجمعية.

4/ وضع أنظمة وضوابط للرقابة الداخلية والإشراف عليها واجراء مراجعة دورية للتحقق من فاعليتها.

5/ وضع أسس ومعايير لحوكمة الجمعية لا تتعارض مع أحكام النظام واللائحة الأساسية والإشراف على تنفيذها ومراقبة مدى فاعليتها وتعديلها عند الحاجة.

6/ فتح الحسابات البنكية لدى البنوك والمصارف السعودية، ودفع وتحصيل الشيكات أو أذونات الصرف وكشوفات الحسابات وتنشيط الحسابات وقفلها وتسويتها وتحديث البيانات والاعت ا رض على الشيكات واستلام الشيكات المرتجعة وغيرها من العمليات البنكية.

7/ تسجيل العقارات وقبول إفراغها وقبول الوصايا والأوقاف والهبات ودمج صكوك أملاك الجمعية وتجزئتها وفرزها، وتحديث الصكوك وادخالها في النظام الشامل، وتحويل الأراضي الزراعية إلى سكنية، واجراء أي تصرفات خلاف ما سبق مما يكون للجمعية فيه غبطة ومصلحة بعد موافقة الجمعية العمومية.

8/ تنمية الموارد المالية للجمعية والسعي لتحقيق الاستدامة لها.

9/ إدارة ممتلكات الجمعية وأموالها.

10/ إعداد قواعد استثمار الفائض من أموال الجمعية وتفعيلها بعد اعتمادها من الجمعية العمومية والوزارة.

11/ وضع سياسة مكتوبة تنظم العلاقة مع المستفيدين من خدمات الجمعية تضمن تقديم العناية اللازمة لهم ، والإعلان عنها .

12/ صياغة سياسات وشروط واجراءات واضحة ومحددة للعضوية في مجلس الإدارة ووضعها موضوع التنفيذ بعد إقرار الجمعية لها.

13/ تزويد الوزارة بالبيانات والمعلومات عن الجمعية وفق النماذج المعتمدة من الوزارة، وتحديثها بما يطرأ من تغيير خلال فترة لا تزيد عن شهر واحد من تاريخ وقوعه.

14/ التعاون في إعداد التقارير التتبعية والسنوية.

15/ تزويد الوزارة بالحساب الختامي والتقارير المالية المدققة من مرجع الحسابات بعد إقرارها من الجمعية العمومية وخلال أربعة أشهر من نهاية السنة المالية.

16/ الإشراف على إعداد واعتماد التقرير السنوي للجمعية.

17/ الإشراف على إعداد الموازنة التقديرية للسنة المالية الجديدة ورفعها للجمعية العمومية لاعتمادها.

18/ تعيين مسؤول تنفيذي متفرغ للجمعية، وتحديد صلاحياته وتزويد الوزارة باسمه وقرار تعيينه وصورة من الهوية الوطنية له ، مع بيانات التواصل معه.

19/ تعيين الموظفين القياديين في الجمعية، وتحديد صلاحياتهم ومسؤولياتهم.

20/ البت في قبول عضو الجمعية العمومية الجديد أو اعتذاره أو إلغاء عضويته بقرار مسبب.

21/ إبلاغ الوزارة بكل تغيير يطرأ على حالة أعضاء الجمعية العمومية ومجلس الإدارة والمسؤول التنفيذي والمدير المالي وذلك خلال شهر من تاريخ حدوث التغيير.

22/ وضع السياسات والإجراءات التي تضمن التزام الجمعية بالأنظمة واللوائح، إضافة إلى الالتزام بالإفصاح عن المعلومات الجوهرية للمستفيدين والوزارة والجهة المشرفة وأصحاب المصالح الآخرين، وتمكين الآخر من الاطلاع على الحساب الختامي والتقارير المالية والإدارية، ونشرها على الموقع الإلكتروني للجمعية.

23/ الإشراف على تنفيذ قرارات وتعليمات الجمعية العمومية أو المراجع الخارجي أو الوزارة أو الجهة المشرفة.

24/ تنمية الموارد المالية للجمعية.

25/ دعوة الجمعية العمومية للانعقاد.

26/ أي مهام أخرى يكلف بها من قبل الجمعية العمومية أو الوزارة أو الجهة المشرفة في مجال اختصاصه. وفقا للمادة (٣8) من اللائحة الاساسية للجمعية.

المـادة (15) 

مسؤوليات رئيس مجلس الإدارة :-

1/ إرسال دعوة خطية للجمعية العمومية لطلب انعقاد الاجتماع الجمعية العمومية وتشتمل على جدول الأعمال ، ومكان الاجتماع ، وتاريخه ، وساعة انعقاده . وفقا للمادة (35) من النظام الاساسي لجمعية البر الخيرية بالجله وتبراك .

2/ إبلاغ الوزارة والجهة المشرفة وأعضاء الجمعية بالدعوة قبل الموعد المحدد بخمسة عشر يوما على الأقل. وفقا للمادة (32)  من النظام الاساسي لجمعية البر الخيرية بالجله وتبراك .

المـادة  (16)

مدة وعضوية مجلس الإدارة :-

1/ تكون مدة مجلس الإدارة أربع سنوات. وفقا للمادة (30) من اللائحة الاساسية للجمعية .

2/ لا يجوز التر شح لعضوية مجلس إدارة الجمعية لأكثر من دورتين على التوالي إلا بموافقة الوزير أو من يفوضه. وفقا للمادة (31.8) من النظام الاساسي لجمعية البر الخيرية بالجله وتبراك .

3/ لا يجوز الجمع بين الوظيفة في الجمعية وعضوية مجلس الإدارة، إلا بموافقة الوزارة أو من يفوضه ووفقاً لما تحدده اللائحة. وفقا للمادة (33) من النظام الاساسي لجمعية البر الخيرية بالجله وتبراك .

4/ يُحظر الجمع بين عضوية مجلس إدارة والعمل في الإدارة المختصة بالإشراف على الجمعية في الوزارة أو الجهة المشرفة إلا بموافقة الوزير أو من يفوضه. وفقا للمادة (33) من النظام الاساسي لجمعية البر الخيرية بالجله وتبراك .

المـادة ( ١٧ )

هيكلة مجلس الإدارة :-

1/ تكون مدة مجلس الإدارة أربع سنوات. وفقا للمادة (30) من النظام الاساسي لجمعية البر الخيرية بالجله وتبراك .

2/ لا يجوز التر شح لعضوية مجلس إدارة الجمعية لأكثر من دورتين على التوالي إلا بموافقة الوزير أو من يفوضه.

3/ وفقا للمادة (31.8) من النظام الاساسي لجمعية البر الخيرية بالجله وتبراك . لا يجوز الجمع بين الوظيفة في الجمعية وعضوية مجلس الإدارة، إلا بموافقة الوزارة أو من يفوضه ووفقاً لما تحدده اللائحة.

4/ وفقا للمادة (33) من النظام الاساسي لجمعية البر الخيرية بالجله وتبراك – يُحظر الجمع بين عضوية مجلس إدارة والعمل في الإدارة المختصة بالإشراف على الجمعية في الوزارة أو الجهة المشرفة إلا بموافقة الوزير أو من يفوضه.

5/ يجب ألا يقل عدد أعضاء مجلس الإدارة عن خمسة أعضاء، ولا يزيد عن ثلاثة عشر عضوا، وفي جميع الأحوال لا يجوز أن يتجاوز عدد أعضاء مجلس الإدارة عن ٥٠٪ من عدد أعضاء الجمعية العمومية. 

6/ يجوز لمجلس الإدارة أن يشكل منه لجنة تنفيذية ويفوضها ببعض الصلاحيات التي تكفل سير عمل الجمعية. وفقا للمادة (43) من اللائحة الاساسية للجمعية.

7/ يجب أن يكون في أي لجنة دائمة أحد أعضاء مجلس الإدارة. وفقا للمادة (44) من اللائحة الاساسية للجمعية .

المـادة  (18) 

اجتماعات مجلس الإدارة :-

    يعقد مجلس إدارة الجمعية اجتماعات دورية منتظمة لا يقل عددها عن أربعة اجتماعات في السنة  ويراعى في عقدها تناسب الفترة الزمنية بين كل اجتماع وآخر، على أن يتم عقد اجتماع كل ثلاثة أشهر على الأقل. وفقا للمادة (35.2) من اللائحة الاساسية للجمعية. وتتضمن اجتماعات مجلس الإدارة وجدول الأعمال كالتالي -:

1/ على أعضاء مجلس الإدارة تخصيص وقت كاف للاضطلاع بمسؤولياتهم، بما في ذلك التحضير لاجتماعات المجلس واللجان الدائمة والمؤقتة، والحرص على حضورها.

2/ يعقد مجلس الإدارة اجتماعات عادية منتظمة، بدعوة من الرئيس. وعلى الرئيس أن يدعو مجلس الإدارة لعقد اجتماع طارئ متى طلب ذلك – كتابة – اثنان من الأعضاء.

3/ على رئيس مجلس الإدارة التشاور مع الأعضاء الآخرين والمدير التنفيذي عند إعداد جدول محدد بالموضوعات التي ستعرض على المجلس. ويرسل جدول الأعمال – مصحوباً بالمستندات – للأعضاء قبل الاجتماع بوقتٍ كافٍ ؛ حتى يتاح لهم دراسة الموضوعات والاستعداد الجيد للاجتماع. ويقر مجلس الإدارة جدول الأعمال حال انعقاده، وفي حال اعتراض أي عضو على هذا الجدول تُثبت تفاصيل هذا الاعتراض في محضر الاجتماع.

4/ يجب على مجلس الإدارة توثيق اجتماعاته وإعداد محاضر بالمناقشات والمداولات بما فيها عمليات التصويت التي تمت وتبويبها وحفظها بحيث يسهل الرجوع إليها.

5/ يتقيد النقاش الذي يجري في اجتماعات مجلس الإدارة بالمسائل التي تندرج بشكل واضح ضمن صلاحية المجلس وفقاً لسياساته. يتم إجراء مداولات المجلس أثناء الاجتماعات في وقتها المناسب ونزاهة النظام وشمولية. يجب حفظ محاضر الاجتماعات في جميع الأوقات في ملفات بعد انعقاد الاجتماع. يجب تدوين وحفظ قرارات مجلس الإدارة في ملفات عالية التنظيم.

6/ يعيّن رئيس مجلس الإدارة شخصاً يتولى مسؤولية تسجيل محضر الاجتماع ، وذلك قبل عقد كل اجتماع لمجلس الإدارة.

7/ يمكن اعتبار البنود التالية بنوداً سرّية في اجتماعات المجلس بناءً على مذكرة صادرة بذلك عن مجلس الإدارة ، وهي :- 

أ/ المسائل الشخصية المتعلقة بشخص معروف (أي مستفيدي الجمعية أو العاملين بها) .

ب/ تملّك أو بيع الأرض أو الممتلكات.

ج/ علاقات العمل أو المفاوضات مع الموظفين.

د/ مسائل تعارض المصالح بين أعضاء مجلس الإدارة على النحو المحدد في سياسة الحوكمة.

هـ/ المسائل المالية. 

المـادة (١٩) 

اتخاذ القرارات في مجلس الإدارة :-

1/ يتم اتخاذ القرارات عادة من خلال عملية الوصول إلى إجماع حولها يفضي في نهاية المطاف إلى تصويت رسمي على تدوين القرار. تهدف هذه العملية إلى حثّ الأعضاء على إجراء نقاش مستفيض وبلورة أي قرار يحظى بدعم كامل من أعضاء مجلس الإدارة، أو على الأقل من قبل الأغلبية البسيطة فيه، قبل إجراء تصويت عليه.

2/ يتم اتخاذ القرارات في مجلس الإدارة بشكل جماعي أثناء اجتماعات المجلس بحيث يكتمل النصاب القانوني لأعضاء المجلس فيها (حضور ٥١٪ من الأعضاء).

3/ في الحالات التي تبقى فيها الخلافات قائمة، يحق للأعضاء المعارضين طلب تدوين اعتراضاتهم في محضر الاجتماع.

4/ يجب توفر أغلبية تصويت بالإيجاب للأعضاء الحاضرين، بغض النظر عن عدد الأعضاء المتغيبين، للمصادقة على القرار.

5/ يتمتع الأعضاء بحق مناقشة المسائل أمام المجلس واتخاذ قراراتهم في ظل أجواء مريحة.

6/ تحتكم جلسات نقاش مجلس الإدارة إلى نظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية (١٤٣٧هـ)، والنظام الأساسي للجمعية، وسياسات الحوكمة ، ومدونة قواعد السلوك.

7/ على الأعضاء تقبّل واحترام وجهات نظر زملائهم المخالفة لآرائهم والحفاظ على السرّية على النحو الذي تقتضيه قرارات مجلس الإدارة ويدعمها.

8/ يكون لرئيس مجلس الإدارة أو من يفوضه بهذه الصلاحية في ذلك القرار الحاسم في حالة وجود تعادل في التصويت على القرارات.

المـادة  (٢٠)

استقطاب وترشيح الأعضاء الجدد في مجلس الإدارة 

    عند وجود أو توقع وجود شواغر في مجلس الإدارة أو في حالة رغبة المجلس زيادة عدد أعضائه ، على مجلس الإدارة تكوين لجنة الترشيح حسب الحاجة لمراجعة احتياجات المجلس لخبرات أو مهارات معينة تكون ضرورية لإيجاد مزيداً من القوة والتوازن في المجلس. وعلى لجنة الترشيح تحديد المرجعيات والتحقق منها ومقابلة وترشيح أشخاص مؤهلين لديهم الرغبة والاستعداد للترشح لمثل هذه المناصب، ورفع توصية لمجلس الإدارة أو أعضاء الجمعية بتعيينهم على النحو الذي يتوافق مع اللائحة الداخلية للجمعية وسياساتها. تحتفظ لجنة الترشيح بملف بأسماء المرشحين المعنيين الذين تم تقييمهم. يتلقى أعضاء مجلس الإدارة الجدد توجياً شاملاً حول مناصبهم خلال شهر واحد من عضويتهم في مجلس الإدارة. ويتم تخصيص عضو خبير بأعمال الجمعية بصفة «مشرف» لكل عضو جديد أو للمساعدة في اندماج العضو الجديد والإجابة عن أية استفسارات لديه/لديها حول إجراءات مجلس الإدارة. وهذا التوجيه يشمل على سبيل المثال لا الحصر :- 

أ/ تاريخ ورؤية ورسالة وقيّم الجمعية .

ب/ اللائحة الأساسية للجمعية، واللوائح الإدارية والمالية، وسياسة الحوكمة .

ج/ لمحة عامة حول مصادر التمويل .

د/ دور وهيكل ووظائف مجلس الإدارة .

هـ/ تعهد قسم حفظ الأمانة والسرّية، ومدونة قواعد السلوك وسياسات تعارض المصالح .

و/ التوجيهات الإجرائية لعقد اجتماعات مجلس الإدارة . 

ن/ الإجراءات الخاصة بنفقات أعضاء مجلس الإدارة .

المـادة  (٢1) 

عزل مجلس الإدارة :-

    يجوز للوزير بقرارٍ مُسَّببٍ عزل مجلس الإدارة ، وذلك في إحدى الحالتين الآتيتين (وفقا للمادة (19.1) من نظام الجمعيات واﻟﻤؤسسات الأهلية  :-

1/ إذا نقص عدد أعضاء مجلس الإدارة لأي سبب عن الحد الأدنى المحقق للنصاب النظامي اللازم لعقد اجتماعات المجلس المحدد في اللائحة الأساسية، وتعذر تكملة عدد الأعضاء طبقاً لأحكام النظام.

2/ إذا خالف مجلس الإدارةَّ أي حكم من أحكام النظام أو اللائحة أو اللائحة الأساسية، ولم تصحح المخالفة خلال شهر واحد من تاريخ الإنذار الخطي الموجه من الوزارة.

المـادة ( ٢٢ )

مجلس الإدارة المؤقت :-

    على مجلس الإدارة المؤقت أن يدعو الجمعية العمومية للانعقاد خلال ستين يوماً من تاريخ تعيينه، وأن يعرض عليها تقريراً مفصلًا عن حالة الجمعية، وتنتخب الجمعية العمومية في هذه الجلسة مجلس إدارة جديداً، وتنتهي مهمة مجلس الإدارة المؤقت بانتخاب مجلس إدارة جديد. وفقا للمادة (19.2) من نظام الجمعيات واﻟﻤؤسسات الأهلية .

الفصل الثالث : الشؤون المالية

المـادة ( ٢٣)

المبدأ العام :- 

    يجب على الجمعية الأهلية بصفتها منظمة تستقبل تبرعات مالية كمصدر دخل رئيس لعملياتها، أن تتوفر لديها نظام إدارة مالية ومحاسبية سليم والالتزام بالقوانين والأنظمة المعمول بها وذلك لضمان الاستخدام المشروع والمسؤول عن مواردها دون شبهة غسيل أموال أو دعم إرهاب.

المـادة ( ٢٤ )

المحاسبة المالية :-

   على الجمعية أن تتعاقد مع محاسبٍ قانونيٍّ مرخصٍ له لمراجعة حساباتها. وفقا للمادة (21.5) من نظام الجمعيات واﻟﻤؤسسات الأهلية ، وتقوم الوزارة بهذا الدور في الوقت الحاضر . 

المـادة (٢٥ )

التعامل المالي :-

    أ/ تودع الجمعية أموالها النقدية باسمها لدى البنوك في المملكة ، وألَّا تصرف هذه الأموال في غير ما خصصت له، وألَّا يصرف منها إلا بتوقيع اثنين من المسؤولين في الجمعية يفوضهما بذلك مجلس الإدارة  وفقا للمادة (21.6) من نظام الجمعيات واﻟﻤؤسسات لأهلية ، والمادة (58) من اللائحة الاساسية للجمعية وفي حالة تفويض اثنين من مسؤولي الجمعية لإيداع أو صرف الأموال، يجب أن تحدد اللائحة هذين المسؤولين. وفقا للمادة (21.6) من نظام الجمعيات واﻟﻤؤسسات الأهلية. والمادة (59.2) من اللائحة الاساسية للجمعية . 

  ب/ يجب على الجمعية أن تتعامل مع أموال الزكاة في حساب مستقل وأن تنشئ لها سجلا خاصا بها، ويجب عليها التصرف في أموال الزكاة بما يتفق مع أحكام الشريعة الإسلامية. وفقا للمادة (21.10) من اللائحة التنفيذية لنظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية ، والمادة (54.3) من النظام الاساسي للجمعية . وألا تتصرف فيما تتلقاه من زكوات بما يتفق مع أحكام الشريعة الإسلامية. وفقا للمادة (21.10) من نظام الجمعيات واﻟﻤؤسسات الأهلية.

  ج/ يجب على الجمعية عند تلقيها التبرعات أن تنشئ لها سجلا خاصا بها، وأن تقيد فيه قيمة التبرع وشرطه إن وجد، وأن تراعي عند التصرف في أموال التبرعات شرط المتبرع. وفقا للمادة (21.4) من اللائحة التنفيذية لنظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية.

   د/ يجب ألا تتلقى إعانات من خارج المملكةَّ إلا بعد موافقة الوزارة وفقاً للضوابط التي تحددها اللائحة. وفقا للمادة (21.12) من نظام الجمعيات واﻟﻤؤسسات الأهلية.

 المـادة (٢٦ )

الاستثمار :-

     يجب على الجمعية ألا تستثمر أموالها في مضاربات مالية. وفقا للمادة (21.11) من نظام الجمعيات واﻟﻤؤسسات الأهلية.

المـادة (٢٧ (

التقرير المحاسبي :-

   يجب على الجمعية أن تزود الوزارة بحساب الجمعية الختامي للسنة المنتهية بعد اعتماده من الجمعية العمومية خلال أربعة أشهر من نهاية السنة المالية. وفقا للمادة (20) من اللائحة التنفيذية لنظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية. والمادة (38) من اللائحة الاساسية للجمعية .

المـادة (٢٨ (

مكافحة غسل الأموال :-

    الاحترازات والإجراءات والسياسات الخاصة بجرائم غسيل الاموال ، وتمويل الإرهاب وفقاً لنظام مكافحة غسيل الأموال السعودي الصادر بالمرسوم الملكي رقم م/31 ، وتاريخ 11/05/1433هـ.

   تمثل جرائم غسل الاموال ، وتمويل الارهاب أهم الجرائم في العصر الحديث التي تواجه المجتمعات والحكومات نظراً لأثارها السلبية المباشرة على استقرار النظامين المالي والاقتصادي . لذلك تولي العديد من المنظمات الدولية أولوية قصوى لمكافحة هذه الجرائم ، وسبل تعزيز التدابير التي تقوم بها الجهات المكلفة ، نظراً لامتداد خطر تلك الجرائم على كافة بلدان العالم .

   وإدراكاً من الدول للمخاطر المحدقة بالمجتمع الدولي بأسرة جراء تنامي مخاطر عمليات غسل الأموال وتمويل الارهاب ، وما يترتب عليها من تأثيرات سلبية وخطيرة على أمن ومقدرات ومكتسبات الشعوب ، تحرص الدول على تطبيق المعايير والمتطلبات الدولية الصادرة في هذا الشأن 

    وحيث يستقل مرتكبو هذه الجرائم الضعف في القيود والاشتراطات الموجودة فإن الدول تسعى لتعزيز الفهم لدى المختصين لديها في هذا المجال ، وتطوير قدراتهم وكفاءتهم الفنية والمهنية ومواكبتهم للتطورات والمستجدات الدولية في هذا الشأن من خلال المشاركة في الندوات والمؤتمرات ، وورش العمل التي تعقد من الحين والآخر .

    وفي هذا الإطار وسعياً من جمعية البر الخيرية بالجله وتبراك لتعزيز جهودها في مجال مكافحة غسل الاموال ، وتمويل الارهاب قامت باتخاذ العديد من الخطوات الهامه من أجل تحسين البيئة التشريعية بما يدعم تعزيز فاعلية التدابير المتخذه لمكافحة جرائم غسل الأموال وتمويل الإرهاب ، حيث بادرت الجمعية بإدخال العديد من التدابير سواء كانت على مستوى الأنظمة والقوانين أو على مستوى الإجراءات والتدابير التي تقوم بها لكي تتوافق مع متطلبات الحد من مكافحة غسيل الأموال  وتمويل الإرهاب التي وضعتها الدولة من خلال التالي :-

1/ ضمان وجود فهم وتقييم لمخاطر غسل الأموال وتمويل الإرهاب لدى العاملين بالجمعية .

2/ التقليل من الاعتماد على النقد والحد من الصرف النقدي للمستفيدين من الجمعية .

3/ تعزيز معرفة المستفيد الحقيقي من الشيك الصادر وختمة بختم المستفيد الأول ، وتوقيعة على الاستلام وتصوير الهوية الشخصية ، وتدوين ذلك في سجلات الصرف الخاصة بالجمعية .

4/ عدم استقبال تبرعات نقدية خارج نطاق خدمات الجمعية .

5/ معرفة وتسجيل إسم وبيانات المتبرع .

6/ التواصل مباشرة مع الجهات المعنية في حال وجود أي شبهة لغسيل الأموال .

7/ تدوين جميع العمليات المالية الداخلة والخارجة للجمعية طبقاً للنظام المحاسبي لدى وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية .

8/ إستلام التبرعات من خلال التحويل البنكي مباشرة .

9/ تطوير العاملين في الموارد البشرية والمالية لتكون أكثر فاعلية في إكتشاف ومنع ومراقبة العمليات والتبليغ عن الأنشطة المشبوهة .

10/ عدم التعامل النقدي المباشر مع وسطاء أو عملاء أو متبرعين للجمعية . 

المـادة (٢٩ ) 

المشرف المالي :-

   يكون المشرف المالي مسؤولا عن التدقيق والمراجعة والالتزام، مع تزويده بموارد كافية لكشف أي من الجرائم المنصوص عليها في نظام مكافحة غسل الأموال. وفقا للمادة (41) من اللائحة التنفيذية لنظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية. ويجب ألا يرأس المشرف المالي لجنة التدقيق والمراجعة الداخلية. وفقا للائحة التنفيذية لنظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية.

 المـادة (30 )  

الموارد المالية :-

تتكون موارد الجمعية مما يأتي وفقا للمادة (12) من نظام الجمعيات واﻟﻤؤسسات الأهلية ، والمادة (54) من النظام الأساسي للجمعية .

1/ رسوم العضوية .

2/ عوائد نشاطات الجمعية.

3/ الصدقات، والهبات، والأوقاف، والتبرعات.

4/ العوائد الاستثمارية من أموال الجمعية.

5/ ما يقرر لها من إعانات حكومية.

6/ ما قد يخصصه الصندوق من دعم لبرامجها وتطويرها.

7/ الموارد المالية التي تحققها الجمعية من خلال إدارتها لمؤسسة تابعة لإحدى الجهات الحكومية أو الخاصة، أو تنفيذ بعض مشروعاتها أو برامجها وفقا للمادة ( السابعة والعشرين من النظام. (

8/ الزكوات للجمعيات التي يشتمل نشاطها على مصارف للزكاة.

الفصل الرابـع: الشفافية

 المـادة (٣١ )

المبدأ العام:-

   نظرا لأن الجمعية تعمل بدعم مالي من المتبرعين وبدعم لوجستي من المتطوعين ، فيجب أن تكون شفافة في عملياتها وتعاملاتها بما يضمن ثقة الجمهور والمجتمع. ولهذا، يجب على الجمعية أن تحتفظ بكل المستندات مع إمكانية مشاركتها بوضوح وشفافية للجمهور من خلال تقديم المعلومات الخاصة برسالتها وهيكلها الإداري وتقارير البرامج والأداء الدورية والتقارير المالية. علي الجمعية ما يلي   – :

1/ أن تحتفظ في مقرها بالوثائق والمكاتبات والسجلات الخاصة بها، وفق ما تتضمنه اللائحة من أحكام.

2/ أن تقيد في سجل خاص اسم كل عضو من أعضاء الجمعية، وبياناته، وعنوانه، وتاريخ انضمامه إلى الجمعية ، وما يسدده من رسوم العضوية (إن وجدت) وكل تغيير يطرأ على هذه البيانات.

3/ أن تدون في سجلات معدة لهذا الغرض وقائع جلسات الجمعية العمومية ومجلس الإدارة وقراراتهما، وكذلك القرارات التي يصدرها مسؤول الجهاز التنفيذي للجمعية بتفويضٍ من مجلس الإدارة، ولكل عضوٍ حق الاطلاع على هذه السجلات.

4/ أن تدون حساباتها في سجلاتٍ تبين على وجه التفصيل الإيرادات والمصروفات. جميع ما سبق وفقا للمادة (21.1) والمادة   (21.4) من نظام الجمعيات واﻟﻤؤسسات الأهلية  .

5/ أن يقدم للوزارة تقريراً سنويا مفصلًا معتمداً من الجمعية العمومية عن القوائم المالية للسنة المالية المنتهية خلال أربعة أشهر من نهاية السنة المالية؛ مشتملًا على رصد نشاطات الجمعية، وعلى تقرير مالي شامل معتمد من مراجع الحسابات، وصورة من الميزانية التقديرية للعام الجديد. وفقا للمادة (20) من نظام الجمعيات واﻟﻤؤسسات الأهلية.

6/ أن تعرض الجمعية في مقرها أو على موقعها الإلكتروني القوائم المالية المدققة قبل أسبوع على الأقل من موعد انعقاد الجمعية العمومية. وفقا للمادة (21.7) من نظام الجمعيات واﻟﻤؤسسات الأهلية.

الفصل الخامس: الشؤون النظامية :-

المـادة (32 ) :

    يجب على الجمعية الأهلية اتباع الأنظمة والقوانين التي تصدرها الجهة المنظمة للعمل دون أي مخالفة. 

 المـادة (٣3 )

هيكلة الجمعية :-

   يعتمد مجلس الإدارة الهيكل التنظيمي للجمعية وفق أسس التنظيم الإداري الصحيحة، وللمجلس الصلاحية في تعديل واستحداث الوحدات الإدارية التي تحقق أهداف الجمعية وتوجهاتها الاستراتيجية. ويتم نشر نسخة من الهيكل التنظيمي المعتمد في مبنى الجمعية، وموقعها الإلكتروني على شبكة الإنترنت. كما يعتمد مجلس الإدارة الدليل التنظيمي للجمعية الذي يحدد مهام وأعمال جميع الوحدات الإدارية في الجمعية ومن أهمها مهام رئيس مجلس الإدارة والأمين العام والمدير التنفيذي والإدارات الرئيسة في الجمعية. وتتكون الجمعية من الأجهزة الآتية وفقا للمادة (11) من نظام الجمعيات واﻟﻤؤسسات الأهلية. (

1/ الجمعية العمومية .

2/ مجلس الإدارة .

3/ اللجان الدائمة التي تكونها الجمعية العمومية، أو مجلس الإدارة، على أن يحدد اختصاصها القرار الصادر بتكوينها .

4/ الجهاز التنفيذي .

المـادة ( ٣4 )

اللائحة الأساسية :- 

1/ تعمل الجمعية في سبيل تحقيق أهدافها وفقاً للائحة الأساسية للجمعية بموجب نظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية الصادر بقرار مجلس الوزراء رقم (٦١) وتاريخ ١٨ / ٢ / ١٤٣٧ هـ ولائحته التنفيذية الصادرة بالقرار الوزاري رقم (٧٣٧٣٩) وتاريخ ١١/٦/١٤٣٧هـ.

2/ يجب أن لا تتضمن اللائحة الأساسية أحكاماً تتعارض مع أحكام الشريعة الإسلامية، أو تخالف النظام العام، أو تتنافى مع الآداب العامة، أو تخل بالوحدة الوطنية، أو تتعارض مع أحكام النظام أو اللائحة أو غيرهما من الأنظمة واللوائح. وفقا للمادة (8.2) من نظام الجمعيات واﻟﻤؤسسات الأهلية.

3/ لا يجوز للجمعية الخروج عن الأهداف المحددة لها في اللائحة إلا بموافقة الوزير أو من يفوضه. وفقا للمادة (4) من اللائحة التنفيذية للجمعيات واﻟﻤؤسسات الأهلية.

4/ يجب أن لا تنطوي أي من نشاطاتها وأعمالها على ما يؤدي إلى الإخلال بالنظام العام وإثارة النعرات والفرقة بين المواطنين. وفقا للمادة (39.3) من نظام الجمعيات واﻟﻤؤسسات الأهلية.

5/ وتنشر لائحتها الأساسية في وسائل الإعلام التي تحددها اللائحة. وفقا للمادة (8.4) من نظام الجمعيات واﻟﻤؤسسات الأهلية.

الفصل السادس – سياسة تعارض المصالح :-

المـادة (35 (

تمهيد :-

1/ يجب على الجمعية العمومية ومجلس الإدارة والإدارة التنفيذية العمل بما يحقق أفضل المصالح للجمعية. ويجب وضع سياسات وإجراءات واضحة للإعلان عن تعارض المصالح والتحوط لها ومعالجة موضوعات تعارض المصالح التي تمس النزاهة والموضوعية للجمعية الأهلية.

 2/ لا يجوز لعضو الجمعية العمومية الاشتراك في التصويت على أي قرار إذا كانت له فيه مصلحة شخصية وفقا للمادة (13.6) من نظام الجمعيات واﻟﻤؤسسات الأهلية.

المـادة : (٣6 )

1/ تحترمُ الجمعية خصوصيةَ كلّ شخصٍ يعمل لصالحها، وتَعدُ ما يقوم به من تصرفاتٍ خارجَ إطار العمل ليس من اهتمامها، إلا أنَّ الجمعية ترى أن المصالح الشخصية لمن يعمل لصالحها أثناءَ ممارسةِ أيِّ أنشطةٍ اجتماعيةٍ، أو مالي، أو غيرها، قد تتداخلُ، بصورةٍ مباشرةٍ أو غيرِ مباشرةٍ، مع موضوعيتهِ، أو ولائهِ للجمعية مما قدْ ينشأُ معه تعارض في المصالح.

2/ تُؤمن الجمعية بقيمها ومبادئها المتمثلةِ في النزاهةِ والعمل الجماعيِ والعنايةِ والمبادرةِ والإنجازِ، وتأتي سياسة تعارض المصالح الصادرة عن الجمعية ؛ لتعزيز تلك القيم وحمايتها، وذلك لتفادي أن تؤثّر المصلحة الشخصية أو العائلية، أو المهنية لأيّ شخصٍ يعمل لصالح الجمعية على أداء واجباته تجاه الجمعية، أو أن يتَحّصلَ من خلال تلك المصالح على مكاسبٍ على حساب الجمعية.

نطاق وأهداف السياسة- :

المـادة : (٣7 )

 1/ مع عدم الإخلال بما جاء في التشريعات والقوانين المعمول بها في المملكة العربية السعودية التي تحكُم تعارض المصالح، ونظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية ولائحته التنفيذية، واللائحة الأساسية للجمعية، تأتي هذه السياسة استكمالاً لها، دونَ أن تحلَّ محلها.

2/ تُطبق هذه السياسة على كل شخص يعمل لصالح الجمعية، ويشمل ذلك أعضاء الجمعية العمومية وأعضاء مجلس الإدارة، وأعضاء اللجان المنبثقة من مجلس الإدارة، ومديري الجمعية التنفيذيين، وجميع موظفيها ومتطوعيها.

3/ يشمل تعارض المصالح، ما يتعلق بالأشخاص أنفسهم المذكورين في الفقرة السابقة ومصالح أي شخص آخر تكون لهم علاقة شخصية بهم، ويشمل هؤلاء الزوجة، الأبناء، الوالدين، الأشقاء، أو غيرهم من أفراد العائلة.

4/ تُعدُّ هذه السياسة جزءاً لا يتجزأُ من الوثائق التي تربط الجمعية بالأشخاص العاملين لصالحها سواء كانت تلك الوثائق قرارات تعيين أو عقود عمل.

5/ تُضّمن الجمعية العقود التي تبرمها مع استشارييها الخارجيين أو غيرهم، نصوصاً تنظم تعارض المصالح بما يتفق مع أحكام هذه السياسة.

6/ تهدف هذه السياسة إلى حماية الجمعية وسمعتها ومن يعمل لصالحها من أي أشكال تعارض المصالح السلبية التي قد تنشأ بسبب عدم الإفصاح.

مسؤوليات وصلاحيات مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية

الخاصة بسياسة تنظيم تعارض المصالح

المـادة (38)

1/ إدارة تعارض المصالح أحد الاختصاصات الرئيسة لمجلس الإدارة.

2/ يجوز للمجلس تكوين لجان محددة او تكليف احد لجانه المنبثقة من المجلس للنظر في المسائل التي من المحتمل أن تنطوي على تعارض مصالح مع مراعاة متطلبات استقلالية تلك اللجان.

3/ لا يكون الشخص في حالة تعارض مصالح إلا اذا قرر مجلس إدارة الجمعية فيما يخص تعاملات الجمعية مع الغير أو تعاملات أعضاء المجلس وكبار التنفيذيين في الجمعية أن الحالة تنضوي على تعارض مصالح، وتكون صلاحية القرار مع المسؤول التنفيذي بخصوص باقي موظفي الجمعية.

4/ يجوز لمجلس الإدارة وفقاً لسلطته التقديرية أن يقرر – بشأن كل حالة على حدة – الاعفاء من المسؤولية عند تعارض المصالح الذي قد ينشأ عرضاً من حين لآخر في سياق نشاطات الشخص وقراراته المعتادة، أو الذي قد ينشأ في سياق عمله مع الجمعية، سواء ما يتعلق بمصالح مالية أو بمصالح تعيقه عن القيام بواجبه في التصرف على أكمل وجه بما يتوافق مع مصالح الجمعية.

5/ عندما يقرر مجلس الإدارة أن الحالة تعارض مصالح، يلتزم صاحب المصلحة المتعارضة بتصحيح وضعه وبجميع الإجراءات التي يقررها مجلس الإدارة وإتباع الاجراءات المنظمة لذلك.

6/ لمجلس إدارة الجمعية صلاحية إيقاع الجزاءات على مخالفي هذه السياسة، ورفع القضايا الجنائية والحقوقية للمطالبة بالأضرار التي قد تنجم عن عدم التزام جميع ذوي العلاقة بها.

7/ مجلس الإدارة هو المخول في تفسير أحكام هذه السياسة على أن لا يتعارض ذلك مع الانظمة السارية واللائحة الأساسية للجمعية وأنظمة الجهات المشرفة.

8/ يعتمد مجلس الإدارة هذه السياسة، ويبلغ جميع موظفي الجمعية وتكون نافذة من تاريخ الإبلاغ.

9/ يتولى مجلس الإدارة التأكد من تنفيذ هذه السياسة والعمل بموجبها وإجراء التعديلات اللازمة عليها.

 المـادة (39)

حالات تعارض المصالح :

أ/ لا يعني وجود مصلحةٍ لشخص يعمل لصالح الجمعية في أي نشاط يتعلق سواء بشكل مباشر أو غير مباشر بالجمعية، قيام تعارض في المصالح بين الطرفين. ولكن قد ينشأ تعارض المصالح عندما يطلب ممن يعمل لصالح الجمعية أن يبدي رأياً، أو يتخذ قراراً، أو يقوم بتصرف لمصلحة الجمعية، وتكون لديه في نفس الوقت إمَّا مصلحة تتعلق بشكل مباشر أو غير مباشر بالرأي المطلوب منه إبداؤه، أو بالتصرف المطلوب منه اتخاذه، أو أن يكون لديه التزام تجاه طرف آخر غير الجمعية يتعلق بهذا الرأي أو القرار أو التصرف. إذ تنطوي حالات تعارض المصالح على انتهاكٍ للسرية، وإساءةٍ لاستعمال الثقة، وتحقيقٍ لمكاسب شخصية، وزعزعةٍ للولاء للجمعية.

ب/ هذه السياسة تضع امثلة لمعايير سلوكية لعدد من المواقف إلا أنها بالضرورة لا تغطى جميع المواقف الأخرى المحتمل حدوثها، ويتحتم على كل من يعمل لصالح الجمعية التصرف من تلقاء أنفسهم بصورة تتماشى مع هذه السياسة، وتجنب ما قد يبدو أنه سلوك يخالف هذه السياسة ومن الامثلة على حالات التعارض ما يلي :- 

1/ ينشأ تعارض المصالح مثلاً في حالة أن عضو مجلس الإدارة أو عضو أي لجنة من لجانه أو أي من موظفي الجمعية مشاركاً في أو له صلة بأي نشاط، أو له مصلحة شخصية أو مصلحة تنظيمية أو مهنية في أي عمل أو نشاط قد يؤثر بشكل مباشر أو غير مباشر على موضوعية قرارات ذلك العضو أو الموظف أو على قدراته في تأدية واجباته ومسؤولياته تجاه الجمعية.

2/ ينشأ التعارض في المصالح أيضاً في حالة أن عضو مجلس الإدارة أو أحد كبار التنفيذيين يتلقى أو يحصل على مكاسب شخصية من أي طرف آخر سواء كان ذلك بطريقة مباشرة أو غير مباشرة مستفيداً من موقعة ومشاركته في إدارة شؤون الجمعية.

3/ قد ينشأ التعارض في المصالح من خلال الاستفادة المادية من خلال الدخول في معاملات مادية بالبيع أو الشراء أو التأجير للجمعية.

4/ ايضا قد ينشأ التعارض في المصالح من خلال تعيين الأبناء أو الأقرباء في الوظائف أو توقيع عقود معهم .

5/ من إحدى صور تعارض المصالح تكون في حال ارتباط من يعمل لصالح الجمعية في جهة أخرى ويكون بينها تعاملات مع الجمعية.

6/ الهدايا والإكراميات التي يحصل عليها عضو مجلس الإدارة أو موظف الجمعية من أمثلة تعارض المصالح.

7/ الاستثمار أو الملكية في نشاط تجاري أو منشأة تقدم خدمات أو تستقبل خدمات حالية من الجمعية او تبحث عن التعامل مع الجمعية.

8/ إفشاء الأسرار أو إعطاء المعلومات التي تعتبر ملكًا خاصًا للجمعية، والتي يطلع عليها بحكم العضوية أو الوظيفة، ولو بعد تركه الخدمة.

9/ قبول أحد الأقارب لهدايا من أشخاص أو جهات تتعامل مع الجمعية بهدف التأثير على تصرفات العضو أو الموظف بالجمعية قد ينتج عنه تعارض المصالح.

10/ تسلم عضو مجلس الإدارة أو الموظف أو أحد أفراد عائلته من أي جهة لمبالغ أو أشياء ذات قيمة بسبب تعامل تلك الجهة مع الجمعية أو سعيها للتعامل معها.

11/ قيام أي جهة تتعامل أو تسعى للتعامل مع الجمعية بدفع قيمة فواتير مطلوبة من الموظف أو أحد أفراد عائلته.

12/ استخدام أصول وممتلكات الجمعية للمصلحة الشخصية من شأنه أنْ يُظِهرَ تعارضاً في المصالح فعلياً أو محتملاً، كاستغلال أوقات دوام الجمعية، أو موظفيها، أو معداتها، أو منافعها لغير مصالح الجمعية أو أهدافها، أو إساءةِ استخدامِ المعلومات المتحصلةِ من خلال علاقةِ الشخصِ بالجمعيةِ؛ لتحقيق مكاسب شخصية، أو عائلية، أو مهنية، أو أيَّ مصالح أخرى.

المـادة  (٤0)

الالتزامات :- 

    على كل من يعمل لصالح الجمعية أن يلتزم بالتالي :-

1/ الإقرار على سياسة تعارض المصالح المعتمدة من الجمعية عند الارتباط بالجمعية .

2/ الالتزام بقيم العدالة والنزاهة والمسؤولية والأمانة وعدم المحاباة أو الواسطة أو تقديم مصلحة النفس أو الآخرين على مصالح الجمعية.

3/ عدم الاستفادة بشكل غير قانوني ماديا أو معنوياً هو أو أي من أهله وأصدقائه ومعارفه من خلال أداء عمله لصالح الجمعيةً.

4/ تجنب المشاركة في اتخاذ القرارات التي تؤدي لتعارض مصالح أو توحي بذلك

5/ تعبئة نموذج الجمعية الخاص بالإفصاح عن المصالح سنويا.

6/ الإفصاح لرئيسه المباشر عن أي حالة تعارض مصالح أو شبهة تعارض مصالح طارئة سواء كانت مالية أو غير مالية.

7/ الإبلاغ عن أي حالة تعارض مصالح قد تنتج عنه أو هن غيره ممن يعمل لصالح الجمعية.

8/ تقديم ما يثبت إنهاء حالة تعارض المصالح، في حال وجوده، أو في حال طلب الجمعية ذلك.

 المـادة  (٤1)

متطلبات الإفصاح :- 

   يتعين على أعضاء مجلس الإدارة والمسؤولين التنفيذيين وغيرهم من  الموظفين والمتطوعين التقيد التام بالإفصاح للجمعية عن الحالات التالية، حيثما انطبق، والحصول على موافقتها في كل حالة، حيثما اقتضت الحاجة، سواء انطوت على تعارض فعلي أو محتمل للمصالح أم لا :-

أ/ يتعين على أعضاء مجلس الإدارة والمسؤول التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الإفصاح عن أية وظائف يشغلونها، أو ارتباط شخصي لهم مع جمعية أو مؤسسة خارجية، سواء كانت داخل المملكة أم خارجها.

ب/ يتعين على أعضاء مجلس الإدارة والمسؤول التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الإفصاح عن أية حصص ملكية لهم في المؤسسات الربحية.

ج/ يتعين على أعضاء مجلس الإدارة والمسؤول التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الإفصاح عن أية وظيفة أو مصلحة مالية أو حصة ملكية تخص أي من أفراد أسرهم (الوالدان والزوجة/الزوجات/الزوج والأبناء/البنات) في أية جمعيات أو مؤسسات ربحية تتعامل مع الجمعية أو تسعى للتعامل معها.

د/ يتعين على كل أعضاء مجلس الإدارة والمسؤولين التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الإفصاح للجمعية والحصول على موافقتها على أية حالة يمكن أن تنطوي على تعارض محظور في المصالح. وتخضع جميع هذه الحالات للمراجعة والتقييم من قبل مجلس إدارة الجمعية واتخاذ القرار في ذلك. عند انتقال الموظف إلى وظيفة رئاسية في الجمعية أو إلى وظيفة في إدارة أخرى أو غير ذلك من الوظائف التي ربما تنطوي على تعارض في المصالح، ربما يتعين على الموظف إعادة تعبئة نموذج تعارض المصالح وأخلاقيات العمل وبيان الإفصاح في غضون ٣٠ يوما من تغيير الوظيفة. كما تقع على عاتق الرئيس المباشر للموظف مسؤولية التأكد من قيام الموظف بتعبئة استمارة الإفصاح على نحو تام

المـادة ( ٤2) :-

   يعرّض التقصير في الإفصاح عن هذه المصالح والحصول على  موافقة الجمعية عليها المسؤول التنفيذي وغيره من الموظفين والمتطوعين للإجراءات التأديبية طبقا لنظام العمل والتنمية الاجتماعية في المملكة العربية السعودية واللائحة الأساسية في الجمعية.

 المـادة : ( ٤3)

تقارير تعارض المصالح :- 

1/  تودع جميع نماذج إفصاح أعضاء مجلس الإدارة لدى المدير التنفيذي.

2/  تودع جميع نماذج إفصاح موظفي أو متطوعي الجمعية لدى المدير التنفيذي.

3/ يُقدم مراجع حسابات الجمعية الخارجي تقريراً خاصاً بالأعمال والعقود المبرمة لصالح الجمعية والتي تنطوي على مصلحة مباشرة أو غير مباشرة لعضو المجلس، حال طلبِ رئيسِ مجلس الإدارة، ويُضمن ذلك مع تقريره السنوي لأداء الجمعية الذي يقدمه للجمعية العمومية.

4/ تُصدر الإدارة المخولة بالمراجعة الداخلية تقريراً سنوياً يُعرض على مجلس الإدارة يُوضّح تفاصيل الأعمال أو العقود التي انطوت على مصلحة لموظفي الجمعية وفقاً لنماذج الإفصاح المودعة لديها.

   حيث إنِّ هذه السياسة تُعد جزءاً لا يتجزأ من الوثائق التي تربط الجمعية بالأشخاص العاملين لصالحها، فإنه لا يجوز مخالفةَ أحكامها والالتزامات الواردة بها.

الفصل السابع : سياسة الإبلاغ عن المخالفات وحماية مقدمي البلاغات

 المـادة ( ٤4)

تمهيد :-

    توجب سياسة وإجراءات الإبلاغ عن المخالفات ويشار إليها فيما بعد، “السياسة” لجمعية إشراق (ويشار إليها في ما بعد، “الجمعية”) على أعضاء مجلس الإدارة والمسؤول التنفيذي وموظفي ومتطوعي الجمعية الالتزام بمعايير عالية من الأخلاق الشخصية أثناء العمل وممارسة واجباتهم ومسؤولياتهم. وتضمن هذه السياسة أن يتم الإبلاغ في وقت مبكر عن أي مخالفة أو خطر جديا وسوء تصرف محتمل قد تتعرض لها الجمعية أو أصحاب المصلحة أو المستفيدين ومعالجة ذلك بشكل مناسب. كما يجب على كافة من يعمل لصالح الجمعية مراعاة قواعد الصدق والنزاهة أثناء أداء مسؤولياتهم والالتزام بكافة القوانين واللوائح المعمول بها. تهدف هذه السياسة إلى تشجيع كل من يعمل لصالح الجمعية للإبلاغ عن أية مخاطر أو مخالفات وطمأنتهم الى أن القيام بهذا الأمر آمن ومقبول ولا ينطوي على أي مسؤولية.

المـادة ( ٤5)

النطاق :-

    تطبق هذه السياسة على جميع من يعمل لصالح الجمعية سواء كانوا أعضاء مجلس إدارة أو مسؤولين تنفيذيين أو موظفين أو متطوعين أو مستشارين بصرف النظر عن مناصبهم في الجمعية، وبدون أي استثناء. ويمكن أيضا لأي من أصحاب المصلحة من مستفيدين ومانحين ومتبرعين وغيرهم الإبلاغ عن أية مخاطر أو مخالفات.

المـادة ( ٤6 )

المخالفات :- 

     تشمل الممارسات الخاطئة أي مخالفات جنائية أو مالية أو الإخلال بأي التزامات قانونية أو تشريعية أو متطلبات تنظيمية داخلية أو تلك التي تشكل خطراً على الصحة أو السلامة أو البيئة. وتشمل المخالفات التي يتوجب الإبلاغ عنها على سبيل المثال لا الحصر، ما يلي: –

1/ السلوك غير القانوني (بما في ذلك الرشوة والفساد) أو سوء التصرف.

2/ سوء التصرف المالي ( بما في ذلك ادعاء النفقات الكاذبة، إساءة استخدام الأشياء القيمة، عمليات غسيل الأموال أو دعم لجهات مشبوهة(  .

3/ عدم الإفصاح عن حالات تعارض المصالح (مثل استخدام شخص منصبه في الجمعية لتعزيز مصالحه الخاصة أو مصالح الآخرين فوق مصلحة الجمعية ).

4/ إمكانية الاحتيال (بما في ذلك إضاعة، إخفاء أو إتلاف الوثائق الرسمية).

5/ الجرائم الجنائية المرتكبة، أو التي يتم ارتكابها، أو التي يحتمل ارتكابها أيا كان نوعها.

6/ عدم الالتزام بالسياسات وأنظمة وقواعد الرقابة الداخلية أو تطبيقها بصورة غير صحيحة.

7/ الحصول على منافع أو مكافآت غير مستحقة من جهة خارجية لمنح تلك الجهة معاملة تفضيلية غير مبررة.

8/ الإفصاح عن معلومات سرية بطريقة غير قانونية.

9/ التلاعب بالبيانات المحاسبية.

10/ تهديد صحة الموظفين وسلامتهم.

11/ انتهاك قواعد السلوك المهني والسلوك غير الأخلاقي.

12/ سوء استخدام الصلاحيات أو السلطات القانونية.

13/ مؤامرة الصمت والتستر فيما يتعلق بأي من المسائل المذكورة أعلاه.

 المـادة  (47) 

الضمانات :-

    تهدف هذه السياسة إلى إتاحة الفرصة لكل من يعمل لصالح الجمعية للإبلاغ عن المخالفات وضمان عدم تعرضه مل لانتقام أو الإيذاء نتيجة لذلك. وتضمن السياسة عدم تعرض مقدم البلاغ لخطر فقدان وظيفته أو منصبه أو مكانته الاجتماعية في الجمعية ولأي شكل من أشكال العقاب نتيجة قيامه بالإبلاغ عن أية مخالفة. شريطة أن يتم الإبلاغ عن المخالفة بحسن نية وأن تتوفر لدى مقدم البلاغ مع طيات اشتباه صادقة ومعقولة، ولا يهم إذا اتضح بعد ذلك بأنه مخطئ. من أجل حماية المصلحة الشخصية للمبلغ، فإن هذه السياسة تضمن عدم الكشف عن هوية مقدم البلاغ عند عدم رغبته في ذلك، مالم ينص القانون على خلاف ذلك. وسيتم بذلك لجهد ممكن ومناسب للمحافظة على كتمان وسرية هوية مقدم البلاغ عن أي مخالفة ولكن في حالات معينة، يتوجب للتعامل مع أي بلاغ أن يتم الكشف عن هوية مقدم البلاغ، ومنها على سبيل المثال ضرورة كشف الهوية أمام أي محكمة مختصة.

     كذلك يتوجب على مقدم البلاغ المحافظة على سرية البلاغ المقدم من قبله وعدم كشفه لأي موظف أو شخص آخر. ويتوجب عليه أيضا عدم إجراء أية تحقيقات بنفسه حول البلاغ. كما تضمن السياسة عدم إيذاء مقدم البلاغ بسبب الإبلاغ عن المخالفات وفق هذه السياسة.

المـادة : (48)   

إجراءات الإبلاغ عن مخالفة :-

     يفضل الإبلاغ عن المخالفة بصورة مبكرة حتى يسهل اتخاذ الإجراء   المناسب في حينه. على الرغم من أنه لا يطلب من مقدم البلاغ إثبات صحة البلاغ، إلا أنه يجب أن يكون قادراً على إثبات أنه قدم البلاغ بحسن نية. يتم تقديم البلاغ خطيا (وفق النموذج المرفق) عن طريق البريد الإلكتروني  -: 

Aljellah.org@gmail.com

 المـادة ( 49 )

معالجة البلاغ :-

    يعتمد الإجراء المتخذ بخصوص الإبلاغ عن أي مخالفة وفق هذه السياسة على طبيعة المخالفة ذاتها. إذ قد يتطلب ذلك إجراء مراجعة غير رسمية أو تدقيق داخليا وتحقيق رسمي. ويتم اتباع الخطوات التالية في معالجة أي بلاغ :-

1/ يقوم المدير التنفيذي عند استلام البلاغات باطلاع رئيس مجلس الإدارة والمسؤول التنفيذي للجمعية (إذا لم يكن البلاغ موجها ضد الأخير (على مضمون البلاغ خلال أسبوع من استلام البلاغ.

2/ يتم إجراء مراجعة أولية لتحديد ما إذا كان يتوجب إجراء تحقيق والشكل الذي يجب أن يتخذه. ويمكن حل بعض البلاغات بدون الحاجة لإجراء تحقيق.

3/ يتم تزويد مقدم البلاغ خلال١٠ أيام بإشعار استلام البلاغ ورقمها للتواصل.

4/ إذا تبين أن البلاغ غير مبرر، فلن يتم إجراء أي تحقيق إضافي. ويكون هذا القرار نهائيا وغير قابل لإعادة النظر مالم يتم تقديم إثباتات إضافية بخصوص البلاغ.

5/ إذا تبين أن البلاغ يستند الى معطيات معقولة ومبررة، يتم إحالة البلاغ إلى رئيس مجلس الإدارة في خطاب سري للتحقيق في البلاغ وإصدار التوصية المناسبة.

6/ يجب على رئيس لجنة التحقيق الانتهاء من التحقيق في البلاغ وإصدار التوصية خلال عشرة أيام عمل من تاريخ إحالة البلاغ.

7/ يرفع المدير التنفيذي توصياتها الى رئيس المجلس للمصادقة والاعتماد.

8/ متى كان ذلك ممكنا، تزويد مقدم البلاغ بمعطيات عن أي تحقيق يتم إجراؤه. ومع ذلك، لا يجوز إعلام مقدم البلاغ بأي إجراءات تأديبية أو غيرها مما قد يترتب عليها خلال الجمعية بالتزامات السرية تجاه شخص آخر.

9/ تلتزم الجمعية بالتعامل مع الإبلاغ عن أي مخالفة بطريقة عادلة ومناسبة، ولكنها لا تضمن أن تنسجم طريقة معالجة البلاغ مع رغبات مقدم البلاغ.

الفصل الثامن : سياسة الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها

المـادة (50) 

تقدم هذه السياسة الإرشادات التي على الجمعية اتباعها بخصوص ، إدارة وحفظ وإتلاف الوثائق الخاصة بالجمعية.

 المـادة  (٥1)

إدارة الوثائق :-

    يجب على الجمعية الاحتفاظ بجميع الوثائق في مركز إداري بمقر الجمعية ، وتشمل الآتي-: 

1/ اللائحة الأساسية للجمعية وأي لوائح نظامية أخرى .

2/ سجل العضوية والاشتراكات في الجمعية العمومية موضحاً به بيانات كل من الأعضاء المؤسسين أو غيرهم من الأعضاء وتاريخ انضمامه .

3/ سجل العضوية في مجلس الادارة موضحاً به تاريخ بداية العضوية لكل عضو وتاريخ وطريقة اكتسابها (بالانتخاب / التزكية) ويبين فيه بتاريخ الانتهاء والسبب .

4/ سجل اجتماعات الجمعية العمومية .

5/ سجل اجتماعات وقرارات مجلس الإدارة .

6/ السجلات المالية والبنكية والعُهد .

7/ سجل الممتلكات والأصول .

8/ ملفات لحفظ كافة الفواتير والإيصالات .

9/ سجل المكاتبات والرسائل .

10/ سجل الزيارات .

11/ سجل التبرعات .

   تكون هذه السجلات متوافقة قدر الإمكان مع أي نماذج تصدرها وزارة العمل والتنمية الاجتماعية. ويجب ختمها وترقيمها قبل الحفظ ويتولى مجلس الإدارة تحديد المسؤول عن ذلك.

 المـادة ( ٥2 )

الاحتفاظ بالوثائق :-

   يجب على الجمعية تحديد مدة حفظ لجميع الوثائق التي لديها. وقد تقسمها إلى التقسيمات التالية: –

1/ حفظ دائم .

2/ حفظ لمدة ٤ سنوات .

3/ حفظ لمدة ١٠ سنوات .

4/ يجب إعداد لائحة توضح نوع السجلات في كل قسم.

5/ يجب الاحتفاظ بنسخة إلكترونية لكل ملف أو مستند حفاظا على الملفات من التلف عند المصائب الخارجة عن الإرادة مثل النيران أو الأعاصير أو الطوفان وغيرها وكذلك لتوفير المساحات ولسرعة استعادة البيانات .

6/ يجب أن تحفظ النسخ الإلكترونية في مكان آمن مثل السيرفرات الصلبة أو السحابية أو ما شابهها

7/ يجب أن تضع الجمعية لائحة خاصة بإجراءات التعامل مع الوثائق وطلب الموظف لأي ملف من الأرشيف وإعادتها وغير ذلك مما يتعلق بمكان الأرشيف وتهيئته ونظامه.

8/ يجب على الجمعية أن تحفظ الوثائق بطريقة منظمة حتى يسهل الرجوع للوثائق ولضمان عدم الوقوع في مظنة الفقدان أو السرقة أو التلف.

نموذج الاحتفاظ بالوثائق الرسمية للجمعية :-

الإدارة المختصة

عنوان السجل / الوثيقة

مدة الحفظ

الإدارة التنفيذية

اللائحة الأساسية للجمعية

حفظ دائم

سجل اجتماعات الجمعية العمومية

١٠ سنوات

سجل اجتماعات وقرارات مجلس الإدارة

١٠ سنوات

الخطة الاستراتيجية والتشغيلية

١٠ سنوات

خطابات الدعم المالي

٤ سنوات

التعاميم الإدارية 

٤ سنوات

التقارير السنوية

حفظ دائم

العلاقات العامة والإعلام

سجل العضوية والاشتراكات في الجمعية العمومية

١٠ سنوات

سجل العضوية في مجلس الإدارة

٤ سنوات

البحث الاجتماعي

ملفات المستفيدين

١٠ سنوات

الإدارة المالية

السجلات المالية والبنكية والعهد

٥ سنوات

سجل الممتلكات والأصول

حفظ دائم

سجل المخاطبات والرسائل المالية

٦ سنوات

ملف حفظ الفواتير والايصالات

٥ سنوات

تقارير المحاسب القانوني السنوية

١٠ سنوات

 المـادة  (53) 

إتلاف الوثائق :-

1/ يجب على الجمعية تحديد طريقة التخلص من الوثائق التي انتهت المدة المحددة للاحتفاظ بها وتحديد المسؤول عن ذلك.

2/ يجب إصدار مذكرة فيها تفاصيل الوثائق التي تم التخلص منها بعد انتهاء مدة الاحتفاظ بها ويوقع عليها المسؤول التنفيذي ومجلس الإدارة.

3/ بعد المراجعة واعتماد الإتلاف، تشكل لجنة للتخلص من الوثائق بطريقة آمنة وسليمة وغير مضرة بالبيئة وتضمن إتلاف كامل للوثائق.

4/ تكتب اللجنة المشرفة على الإتلاف محضرا رسميا ويتم الاحتفاظ به في الارشيف مع عمل نسخ للمسؤولين المعنيين.

الفصل التاسع:  سياسة خصوصية البيانات :-

المـادة ( ٥4 )

تمهيد :-

    تجب سياسة خصوصية البيانات على كل من يعمل لصالح الجمعية (ويشمل أعضاء مجلس الإدارة والمسؤولين التنفيذيين والموظفين والمستشارين والمتطوعين) المحافظة على خصوصية بيانات المانحين والمتبرعين والمتطوعين والمستفيدين وعدم مشاركتها لأي أحد إلا في نطاق ضيق جدا حسب ما سيوضح في الفقرات التالية. كما توجب السياسة استخدام البيانات الخاصة لأغراض الجمعية فقط بما تقتضيه المصلحة .

المـادة ( ٥5( 

البيانات :-

   البيانات، هنا، تشمل أي بيانات عامة أو خاصة مثل البيانات الشخصية أو البريد الإلكتروني أو المراسلات أو أي بيانات أخرى تُقدَّم للجمعية سواء من المتطوعين، المانحين، المتبرعين أو المستفيدين من خدمات الجمعية.

المـادة ( ٥6(

الضمانات :-

   تهدف هذه السياسة إلى توضيح إجراءات التعامل مع البيانات والمحافظة على خصوصيتها داخل الجمعية أو من خلال موقع الجمعية الإلكتروني. تضمن الجمعية ما يلي   :-

1/ أن تتعامل الجمعية مع جميع بيانات المتعاملين معها بسرية تامة ما لم يوافقوا على النشر.

2/ لن تقوم ببيع أو مشاركة بيانات المتعاملين معها مع أي جهة أخرى دون إذنهم.

3/ لن ترسل الجمعية أي إيميلات أو رسائل نصية للمتعاملين معها سواء بواسطتها أو بواسطة أي جهة اخرى دون إذنهم.

4/ أن تنشر الجمعية سياسة خصوصية البيانات على موقعها الإلكتروني، إن وجد، وأن تكون متوفرة عند الطلب مطبوعة أو إلكترونية.

5/ أن يكون للجمعية سياسة خاصة بخصوصية البيانات للمواقع الإلكترونية

سياسة خصوصية البيانات للمواقع الإلكترونية :-

 المـادة (57)

1/ لا نقوم نهائياً بتبادل البيانات الشخصية مع أي جهة تجارية باستثناء ما يتم الإعلان عنه للمستخدم الكريم وبعد موافقته على ذلك.

2/ لا نقوم نهائياً باستخدام بيانات المستخدمين الكرام بإرسال رسائل ذات محتوى تجاري أو ترويجي.

3/ قد نستخدم البيانات المسجلة في الموقع لعمل الاستبانات وأخذ الآراء بهدف تطوير الموقع وتقديم تجربة استخدام أكثر سهولة وفعالية للزوار والمستخدمين الكرام.كما يمكننا من التواصل معكم عند الحاجة في حالة رغبتكم في التبرُّع للمشاريع والأعمال الخيرية أو رغبتكم في الاطلاع على ما يستجد من المشاريع والأعمال الخيرية التي تقوم بها الجمعية حيث تساعدنا هذه البيانات في التواصل معك، والإجابة عن استفساراتك ، وتنفيذ طلباتك قدر الإمكان.

4/ لا نقوم بمشاركة هذه البيانات مع أطراف خارجية إلا إذا كانت هذه الجهات لازمة في عملية استكمال طلبك، ما لم يكن ذلك في إطار بيانات جماعية تُستخدم للأغراض الإحصائية والأبحاث، دون اشتمالها على أية بيانات من الممكن استخدامها للتعريف بك.

5/ في الحالات الطبيعية يتمُّ التعامل مع البيانات والبيانات بصورة آلية (الكترونية) من خلال التطبيقات والبرامج المحدَّدة لذلك، دون أن يستلزم ذلك مشاركة الموظفين أو إطلاعهم على تلك البيانات.

6/ وفي حالات استثنائية (كالتحقيقات والقضايا) قد يطّلع عليها موظفو الجهات الرقابية أو من يلزم اطلاعه على ذلك؛ خضوعًا لأحكام القانون وأوامر الجهات القضائية.

7/ تنطبق سياسة الخصوصية هذه على كافّة الخدمات والتعاملات التي يتم إجراؤها على الموقع إلا في الحالات التي يتمُّ فيها النصُّ على خدمات أو تعاملات ذات خصوصية؛ فإنه يكون لها سياسةُ خصوصية منفصلة ، وغير مدمجة بسياسة الخصوصية هذه.

8/ هذه البوابة قد تحتوي على روابط إلكترونية لمواقع أو بوابات قد تستخدم طرقاً لحماية البيانات وخصوصياتها تختلف عن الطرق المستخدمة لدينا، ونحن غير مسؤولين عن محتويات وطرق خصوصيات المواقع الأخرى التي لا تقع تحت استضافة موقع الجمعية وتتولى جهاتها مسؤولية حمايتها، وننصحك بالرجوع إلى إشعارات الخصوصية الخاصة بتلك المواقع.

9/ في كل الأحوال لن نقوم بالبيع أو التأجير أو المتاجرة ببياناتك أو بياناتك لمصلحة أي طرف ثالث خارج هذا الموقع. وسنحافظ في كافَّة الأوقات على خصوصية كافة بياناتك الشخصية التي نتحصل عليها وسريتها.

10/ نظرًا للتطوُّر الهائل في مجال التقنية، والتغيُّر في نطاق القوانين المتعلقة بالمجال الإلكتروني؛ فالموقع يحتفظ بالحقِّ في تعديل بنود سياسة الخصوصية هذه وشروطها في أي وقتٍ يراه ملائماً، ويتم تنفيذ التعديلات على هذه الصفحة، ويتم إخطاركم في حالة إجراء أية تعديلات ذات تأثير.

11/ للحفاظ على بياناتك الشخصية، يتم تأمين التخزين الإلكتروني والبيانات الشخصية المرسلة باستخدام التقنيات الأمنية المناسبة.

اللائحة المالية

 الفصل الأول

أحكام عامة وتعاريف :-

مادة(1) : تسري أحكام هذه اللائحة على جميع الأعمال المالية للجمعية .

مادة(2) : يقصد بالعبارات والألفاظ التالية أنما وردت في هذه اللائحة المعاني الموضحة أمام كل منها على النحو التالي:

  1. الوزارة :- وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية  .

ب) النظام :- نظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية الصادرة بقرار مجلس الوزراء رقم (61) وتاريخ18/02/1437هـ المصادق عليه بالمرسوم الملكي رقم (م/8) وتاريخ 19/02/1437هـ

ج) اللائحة التنفيذية للنظام: اللائحة التنفيذية لنظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية الصادرة بقرار وزير العمل والتنمية الاجتماعية رقم (73739) ، وتاريخ 11/6/1437هـ

د) الجمعية : جمعية البر الخيرية بالجله وتبراك . 

هـ) المجلس : مجلس إدارة جمعية البر الخيرية بالجله وتبراك .

و) الرئيس: رئيس مجلس الإدارة لجمعية البر الخيرية بالجله وتبراك

ز) المدير التنفيذي : المدير التنفيذي لجمعية البر الخيرية بالجله وتبراك

ح) الإدارة المالية : إدارة الشؤون المالية بالجمعية البر الخيرية بالجله وتبراك

مادة (3) : تطبق أنظمة وزارة المواد البشرية و التنمية الاجتماعية ولوائحها ذات العلاقة والقرارات الوزارية الصادرة تنفيذاً لها كل في بابه وكذلك اللائحة الأساسية للجمعية وقرارات مجلس إدارة الجمعية فيما لم يرد بشأنه نص فيما سبق أو لم يرد بشأنه نص في هذه اللائحة .

الفصل الثاني

السياسات المالية والمحاسبية :-

مادة (4) : تحدد السنة المالية للجمعية بأثني عشر شهراً تبدأ من يناير من كل عام وتنتهي في آخر يوم من شهر ديسمبر من ذلك العام.

مادة (5) : تتقيد الجمعية بالمعايير المحاسبية الصادرة من الهيئة السعودية للمحاسبين القانونيين وبالنماذج والتقارير المحاسبية التي تصدرها الوزارة كما جاء في المادة (36) من اللائحة التنفيذية للنظام.

مادة(6) : مع عدم الإخلال ببنود اللوائح المالية وأي لوائح وأدلة أخرى منظمة للعمل بالجمعية ، يلزم موافقة مجلس الإدارة أو من يفوضه فيما يلي:

  1. إبرام قروض مع البنوك أو مع الأفراد وفق الضوابط الشرعية.
  2. إبرام العقود التي ترتب التزامات على الجمعية لأكثر من سنة مالية (عقود توريد-الرهن-الإجار-…إلخ).

ج- التصالح أو التنازل أو فسخ العقود.

د- إنشاء أو تشغيل أي مشروع استثماري جديد.

هـ- بيع أي أصل من الأصول الثابتة للجمعية.

و- تعديل نظم الرواتب أو الحوافز لمنسوبي الجمعية.

ز- تعديل الصلاحيات المالية.

مادة (7) : يصدر الرئيس تعاميم تتضمن على الأقل ما يلي:

  1. نماذج من التوقيعات المعتمدة.
  2. التعديلات بالإضافة أو الحذف في اعتماد التوقيعات النقدية الداخلية مع بيان تاريخ سريانها.

ج- حدود المبالغ النقدية للتوقيعات والتي يحددها دليل تفويض الصلاحيات وما يتبعه من قرارات.

مادة (8) : مع عدم الإخلال بنظم الرقابة الداخلية وما تشتمل عليه المادة (11) من هذه اللائحة ، يلزم أن تتم مراجعة جميع  العمليات المالية قبل الصرف سواء كان الصرف بموجب شيكات أو نقداً أو من خلال السُلف أو العهد المستديمة أو المؤقتة .

مهام مدير المالية بالجمعية :-

مادة(9) : مع عدم الإخلال بصلاحيات و مسؤوليات مجلس الإدارة والمدير التنفيذي يكون مدير المالية مسؤولاً عن جميع شؤون الجمعية المالية، ولا سيما:

  1. تنفيذ ومراقبة أحكام اللائحة المالية والقرارات التنفيذية لها.
  2. اتخاذ إجراءات الجرد السنوي للخزائن الرئيسية والفرعية في موعده وكذلك الجرد المفاجئ بين وقت وآخر وله سلطة تفويض من يباشر إجراء الجرد نيابة عنه دون أن يخل ذلك بمسؤوليته.

ج- إجراء الجرد نصف السنوي لكافة الأصول الثابتة للجمعية ومطابقتها على سجلات الأصول الثابتة للجمعية.

مادة (10) : يتولى مدير المالية بالتعاون مع الإدارات ذات العلاقة إعداد أدلة للإجراءات المالية والعمل على تطويرها بشكل مستمر وفق الأنظمة واللوائح السارية وبما يحقق كفاءة وفاعلية في الأداء المالي واعتمادها من الرئيس .

مادة (11) : يتولى مدير المالية وضع نظام مالي محاسبي ملائم للجمعية والعمل على تطبيقه وفق ما نصت عليه الأنظمة التشريعية واللوائح المنظمة لأعمال الجمعيات  بما فيها هذه اللائحة ووفق العرف المحاسبي.

مادة(12) : لمدير المالية أن يستعين بأصحاب الخبرة من المؤسسات الفنية والمكاتب الاستشارية المتخصصة وغيرها في تنظيم أعمال إدارته ومن ذلك:

  1. إعداد الموازنة التقديرية للجمعية.
  2. إعداد دراسات الجدوى للمشاريع الاستثمارية للجمعية.

ج- إعداد وتطوير إجراءات الإدارة المالية ونظمها الآلية.

مادة(13) :- لمدير المالية ترشيح من يراه مناسباً لمساعدته في أداء أعماله ولكن لا يباشر ذلك إلا بعد موافقة المجلس.

مادة (14) :  يقوم مجلس الإدارة أو من يفوضه بتعيين محاسب أو أكثر للجمعية تحت إشراف مدير المالية يتولى القيام بالأعمال المالية المحاسبية من تسجيل في الدفاتر المالية وترصيدها ، وإعداد التقارير الدورية والسنوية وغير ذلك مما تتطلبه طبيعة أعمال المحاسبة.

مادة (15) : تحفظ جميع الدفاتر والسجلات والمستندات المحاسبية للجمعية في مقرها وتحت مسؤولية مدير المالية وموظفيه.

مادة (16) : يتولى مدير المالية مع موظفيه إعداد مشروع الميزانية التقديرية للجمعية بالتعاون مع كافة الوحدات الإدارية الأخرى في الجمعية، وذلك وفق تعليمات مجلس الإدارة.

مادة (17) : على مدير المالية وموظفيه تسهيل مهام المحاسب القانوني المعتمد من وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية وتقديم كافة البيانات والمعلومات التي تتطلبها مهام عمله في مراجعة القوائم المالية للجمعية.

     التسجيل المحاسبي:-

مادة(18) : 

  1. يتم تسجيل أصول وخصوم الجمعية على أساس التكلفة التاريخية ، وقيد الإيرادات والنفقات وفقاً لمبدأ الاستحقاق.
  2. تسجيل حسابات الجمعية وفقاً لطريقة القيد المزدوج في ضوء القواعد والأعراف المحاسبية المتعارف عليها.

ج- تفتح حسابات الجمعية وفقاً لما يرد في دليل الحسابات.

د- يتم تسجيل القيود المحاسبية من واقع مستندات معتمدة من الأشخاص ذوي صلاحية الاعتماد. 

هـ- تتم الإجراءات المحاسبية لعمليات الجمعية باستخدام الحاسب الآلي في مقر الجمعية.

الأصول الثابتة :-

مادة (19) :

  1. تسجيل الأصل الثابتة بتكلفتها التاريخية متضمنه كافة التكاليف اللازمة المتكبدة لجعل الأصل صالحاً للتشغيل.
  2. تظهر الأصول الثابتة بالقوائم المالية بتكلفتها التاريخية مخصوماً منها مجمع الإهلاك المتراكم.

ج- تُستهلك الأصول الثابتة بإتباع طريقة القسط الثابت وفقاً للنسب المئوية التي يعدها مدير المالية وسيرشد في إعدادها بالنسب المئوية لإهلاك الأصول الثابتة الصادرة عن مصلحة الزكاة أو أي جهة عامة أخرى تصدر مثل هذه النسب ويقرها مجلس الإدارة أو الرئيس.

د- إتباع سياسة للتميز بين المصاريف الرأسمالية والإرادية باعتبار الأولى هي التي تكون غير متكررة وتطيل العمر الإنتاجي والاقتصادي للأصل.

    المخزون :-

مادة (20) : يقيم المخزون السلعي وفقاً لسعر التكلفة أو السوق أيهما أقل ويحدد سعر التكلفة على أساس الوارد أولاً صادر أولاً.

مادة (21) يقيم المخزون من التبرعات العينية وفقاً لسعر السوق ويعد أحد موارد الجمعية.

القوائم المالية :-

مادة(22) : يتم إعداد القوائم المالية للجمعية وفقاً للمعايير الصادرة من الهيئة السعودية للمحاسبين القانونيين.

الفصل الثالث:

الحسابات والقوائم الختامية والتقارير الدورية

الحسابات الختامية :-

مادة(23) :يتولى الرئيس إصدار التعليمات الواجب اتباعها لإقفال الحسابات في موعد أقصاه خمس عشر يوماً قبل نهاية العام المالي.

مادة (24) : يتولى مدير المالية مهمة الإشراف على إعداد القوائم المالية ومرفقاتها وتقديمها للمدير التنفيذي لعرضها على المجلس.

التقارير الدورية :-

مادة (25):

  1. يتولى مدير المالية مراجعة وإعتماد التقارير المالية الشهرية والربع سنوية والتأكد من صحة البيانات المدرجة فيها ومطابقتها للموازنة المعتمدة من مجلس الإدارة وعرضها على الجهات الإدارية المعدة من أجلها في المواعيد المحددة لذلك.
  2. يتولى مدير المالية إعداد القوائم المالية الربع سنوية وتقديمها مع كافة المعلومات والبيانات التي يطلبها مراقب الحسابات (المحاسب القانوني) والذي يقوم بدوره بالفحص المحدود وفقاً لمعايير المحاسبية.

ج- يتولى مدير المالية تحليل البيانات الواردة في القوائم المالية باستخدام أساليب التحليل المالي المتعارف عليها ورفع تقرير بنتائج هذا التحليل ومدلولاته للرئيس أو من ينيبه.

د- في حال غياب مدير المالية يصدر الرئيس قرارً بتفويض مهام وواجبات مدير المالية المذكورة في هذا الفصل لمن يكون أهلاً لذلك.

مادة(26) : تنظيم حسابات الجمعية وفقاً لما تقضي به قواعد ونظم وأحكام المعايير المحاسبية وتمسك الجمعية مجموعة الدفاتر والسجلات والمطبوعات اللازمة لتطبيق النظام وذلك دون الإخلال بإمساك الدفاتر القانونية التي تطلبها القوانين بالمملكة العربية السعودية.

مادة (27) : يتم القيد بالدفاتر أو بالحاسب الآلي أولاً بأول من واقع المستندات المعتمدة من المختصين مع ضرورة حفظ المستندات المؤيدة للقيود تمكن من الرجوع إليها ويجب تقسيم العمل بالإدارة المالية بما يتفق نظم الرقابة الداخلية ويكون ذلك تحت مسؤولية وإشراف مدير المالية أو من ينيبه.

مادة (28) : تعد الإدارة المالية كل شهر تقريراً توضح فيه الموارد والاستخدامات الفعلية مقارناً باعتمادات الموازنة التقديرية المعتمدة وأي تقارير أخرى يطلبها مجلس الإدارة.

مادة (29) : تعد الإدارة المالية نهاية كل ثلاثة أشهر وقبل اليوم الخامس من الشهر التالي ما يلي:-

  1. القوائم المالية عن الفترة السابقة (المركز المالي ، قائمة التدفق النقدي….)
  2. كشوف تفصيلية بحركة وأرصدة الحسابات والدفاتر التحليلية أو دفاتر الأستاذ المساعدة.

مادة (30) : تعد الإدارة المالية القوائم المالية السنوية طبقاً للقواعد والمعايير المحاسبية المتعارف عليها وفي المواعد المحددة في المواد (25 و29) من هذه اللائحة وما لا يتعارض مع القوانين السارية على أن يراعي ما يلي:

  1. إجراء كافة التسويات الجردية قبل إعداد القوائم المالية بحيث تحمل السنة المالية بكافة ما يخصها من نفقات وإيرادات طبقاً للمبادئ المحاسبية المتعارف عليها وبحيث تظهر القوائم المالية الختامية نتيجة أعمال الجمعية في نهاية هذه الفترة.
  2. تتضمن حسابات الجمعية كل ما تنص القوانين على وجوبه وإثباته فيها.

ج- تكوين المخصصات الكافية لمقابلة جميع الالتزامات والمسؤوليات.

الفصل الرابع:

الموازنة التقديرية

مادة(31) : الموازنة التقديرية هي البرنامج المالي السنوي للجمعية لتحقيق الأهداف التي يقررها مجلس الإدارة وهي تتضمن جميع الاستخدامات والموارد لأوجه أنشطة الجمعية بما يتوافق مع استراتيجيات الجمعية .

مادة (32) : تهدف الموازنة التقديرية إلى ما يلي:

  1. وضع خطة عمل منظمة ومعدة على أساس علمي مستند إلى دراسات واقعية .
  2. توضيح الأغراض المحددة لنشاط الجمعية المستقبلية.

ج- مساعدة إدارة الجمعية على تنفيذ سياساتها والتعريف بتلك السياسات.

د- أن تكون أداة لقياس الأداء الكلي في الجمعية.

هـ- أن تكون أداة من أدوات الرقابة والضبط الداخلي وذلك عن طريق المقارنات المستمرة بين الأرقام المقدرة والأرقام الفعلية.

و- المساعدة على تقدير احتياجات الجمعية من رأس المال العامل وكمية النقد اللازم توفره لسداد الالتزامات الدورية أولاً بأول.

مادة (33) : يصدر مجلس الإدارة سنوياً قرار بتشكيل لجنة لإعداد الموازنة برئاسة المدير التنفيذي وكذلك إصدار التعليمات الواجب إتباعها عند إعداد الموازنة التقديرية وفقاً للأسس التي تحقق أهداف الجمعية.

مادة (34) : تعد الموازنة على أساس التصنيف النوعي لأوجه نشاط الجمعية ويجوز أن تدرج في الموازنة بعض الاعتمادات بصورة إجمالية دون التقيد بالتقسيم المذكور على أن يشرح سبب ذلك ويتم تقدير الموازنة من إرادات ومصروفات بالريال السعودي.

مادة (35) : تعد كل إدارة من إدارات الجمعية قبل بدء السنة المالية بثلاثة أشهر على الأقل مشروعاً للموازنة التقديرية عن السنة المالية القادمة متضمناً برنامج العمل بها على أن يتم الانتهاء من الإعداد قبل نهاية شهر أكتوبر من كل عام.

مادة (36) : تقوم الإدارة المالية بتجميع البيانات الخاصة بالموازنة التقديرية من الايرادات المختلفة على أن يتم مراجعتها ووضعها في صورة مجملة وعرضها على لجنة إعداد الموازنة التقديرية قبل نهاية شهر ذي القعدة من كل عام.

مادة (37) : تتولى لجنة إعداد الموازنة تنسيق وتعديل التقديرات المقدمة من الإدارات المختلفة وكذلك الدعم الفني لتلك الإدارات إذا لزم الأمر ثم تعد مشروعاً متكاملاً للموازنة التقديرية وذلك قبل نهاية النصف الأول من ذي القعدة من كل عام.

مادة (38) : يرفع مشروع الموازنة التقديرية من لجنة الموازنة إلى الرئيس في موعد غايته الأول من ذي الحجة من العام نفسة لعرضه على مجلس الإدارة لاعتماده زمن ثم مصادقته من المحاسب القانوني.

مادة (39) : بعد اعتماد الموازنة التقديرية يقوم المدير التنفيذي بإبلاغ الإدارات المختلفة بالاعتمادات المقررة لها وتلتزم تلك الإدارات بالتنفيذ في حدودها أو طلب الحصول على تجاوز الاعتمادات من أصحاب الصلاحية في ذلك.

مادة (40) : في حالة تأخر صدور أو تصديق الموازنة فإن الإنفاق في السنة المالية الجديدة يكون على غرار اعتمادات الصرف في السنة المالية السابقة .

مادة (41) : تعد الموازنة التقديرية وسلة رقابة مباشرة على نشاط وأعمال الجمعية وتعد الإدارات المالية تقريراً دورياً شهرياً في اليوم الخامس من الشهر التالي موضحاً به الموارد والاستخدامات الفعلية مقارناً بتقديرات الموازنة التقديرية والانحرافات ومبرراتها وطرق علاجها أو التغلب عليها ومدى مطابقتها التنفيذ الفعلي مع البرامج التي بنيت على أساسها تقديرات الموازنة ومشروع التنبؤ لباقي العام.

مادة (42): تكون صلاحية الموافقة على تجاوز الاعتمادات لكل المستويات الإدارية للجمعية كما يلي:

  1. التجاوز بمقدار (5%) في أحد بنود الصرف من وفرات بند أو بنود أخرى ويكون من صلاحية مدير المالية ويرجع للرئيس فما هو أكثر من ذلك حتى (25%) وما زاد على ذلك يرجع إلى مجلس الإدارة.
  2. التجاوز بمقدار (15%) في جملة المصروفات المقدرة للسنة المالية بأكملها مقابل زيادة في الإرادات تكون صلاحية مزدوجة لمدير المالية مع الرئيس مجتمعين.

الفصل الخامس:

الإيرادات

مادة (43) : تتكون إيرادات الجمعية مما يلي :

  1. التبرعات و الهبات النقدية والعينية .
  2. الوصايا والأوقاف والزكاة و الصدقات.
  1. عائدات بيع أو إعادة استخدام التبرعات العينية .
  1. برامج رعاية مناسبات الجمعية.

هـ) إرادات الأنشطة ذات العائد المالية.

و) عائدات استثمار ممتلكات الجمعية الثابتة والمنقولة.

ز) ما يقرر لها من إعانات حكومية.

ح) ما قد يخصصه صندوق دعم الجمعيات من دعم لبرامجها وأنشطتها .

ط) الموارد المالية التي تحققها الجمعية من خلال إدارتها لمؤسسة تابعة لإحدى الجهات الحكومية أو الخاصة أو تنفيذ مشروعاً أو برامجها وفقاً للمادة (27) من النظام.

مادة  (44) : تمتنع الجمعية عن تلقي إعانات من خارج المملكة إلا بعد موافقة الوزارة حسب المادة (21) من النظام.

مادة (45) : يجب على الجمعية مراعاة الأحكام التي تقضي بها الأنظمة السارية في المملكة ذات الشق المالي ومنها نظام مكافحة غسيل الأموال وتمويل الإرهاب وفقاً للمادة (40) من اللائحة التنفيذية للنظام.

مادة (46) : تراعي الجمعية عن إعداد البرامج اللازمة للقيام بأنشطة الاستثمارية وعلي الإدارة المالية أن تقوم بمتابعة حسابات الجمعية وعمل مذكرات التسوية اللازمة.

مادة (47) : يفتح حساب بنكي أو أكثر لدى بنك أو أكثر يحددها مجلس الإدارة  يحددها مجلس الإدارة تورد إليه كافة المتحصلات وعلى الإدارة المالية أن تقوم بمتابعة حسابات الجمعية وعمل مذكرات التسوية اللازمة.

مادة (48) : يجب توريد المتحصلات النقدية أو التوريد بشيكات أو بحوالات أو بغيرها إلى  البنك في ذات اليوم أو في موعد غايته الساعة الثالثة ظهراً من يوم العمل التالي للتحصيل هذا إن كان المبلغ أكثر من ثلاثة ألاف ريال وإن كان أقل من ذلك ففي نهاية الأسبوع.

ويجوز في الحالات الاستثنائية أو حسب ظروف العمل تأخير توريد المتحصلات حتى نهاية اليوم الثاني للمتحصلات .

مادة (49) : على الإدارة المالية متابعة تحصيل حقوق الجمعية في أوقات استحقاقها وإعداد تقارير ترفع للرئيس أو من ينوب عنه عن أي حقوق استحقت وتعذر تحصيلها لاتخاذ الإجراءات المناسبة بشأنها.

مادة (50) : لا يجوز التنازل عن أي حقوق للجمعية يتعذر تحصيلها إلا بعد استنفاذ كافة الوسائل النظامية والقانونية اللازمة لتحصيلها.

مادة (51) : يكون التنازل عن حقوق الجمعية المالي والعينية و إعدام الديون من صلاحية مجلس الإدارة أو من يفوضه.

مادة (52) : يتم تحصيل الأموال المستحقة للجمعية لدى الغير إما نقداً أو بشيكات أو بتحويل على الحسابات البنكية المعتمدة للجمعية أو بأي محرر ذي قيمة نقدية وتقبض حقوق الجمعية بواسطة أمين الصندوق أو من يكلف بالتحصيل ويحرر بها سند قبض نظامي مع مراعاة أن تحرر كافة الشيكات الواردة باسم الجمعية فقط وليس بأسماء الأشخاص.

مادة (53) : يتعين على مدير المالية متابعة إيرادات الجمعية المحصلة بشيكات والتأكد من تحصيلها في مواعيدها والقيام بالإجراءات اللازمة لحفظ حقوق الجمعية في حالة  رفض هذه الشيكات من قبل البنوك.

مادة (54) : يجوز للجمعية أن يؤمن ما يحتاج إليه من موارد إضافية بكل أو بعض الطرق الآتية:

  1. التسهيلات الائتمانية الشرعية.
  2. القروض الحسنة .

ج- استثمارات تجارية أو صناعية أو غيرها على أن يختار مجلس الإدارة بين هذه الطرق لكل حالة ما يجمع بين أنسب الشروط وأقل المخاطر وبين تحقيق أكبر عائد ممكن مع عدم الإخلال بما يقره مجلس الإدارة من ضوابط تحكم هذه الأمور.

الفصل السادس:

المصروفات

مادة (55) : تتألف مصروفات الجمعية من :

  1. مصاريف برامج الجمعية ومشاريعها وأنشطتها.
  2. مصاريف أعمال الخدمات التي تقدمها الجمعية.
  3. مصاريف الصيانة والنظافة.
  4. المصاريف الإدارية والعمومية .
  5. مصاريف المكاتب .
  6. مصروفات الخدمات المهنية والاستشارية المقدمة من الغير .
  7. مصاريف اقتناء الأصول الثابتة .
  8. مصاريف رسوم حكومية وأهلية .
  9. المصاريف الأخرى .

مادة (56) : يشترط لصحة المدفوعات توفر الشروط التالية : 

  1. أن تتم بموافقة صاحب الصلاحية .
  2. توقيع إذن الصرف أو الشيك من قبل رئيس المجلس أو نائبه مع مدير المالية .
  3. أن تكون المشتريات أو الأشغال أو الخدمات المنفذة كليًا أو جزئيًا لصالح نشاط الجمعية .
  4. توفر مستند يثبت مطالبة الغير بقيمة توريد الخدمة أو الأصل إلا ما يشمله أحكام المادة (49) من هذه اللائحة. 
  5. توفر مستند أصلى يثبت استلام الجمعية فعليًا للبنود المشتراة أو الخدمات المقدمة .

مادة (57) : تعتبر المدفوعات التالية معقودة حكمًا ولا تحتاج لموافقة مسبقة من الرئيس أو من ينوب عنه :- 

  1. المدفوعات الناشئة عن العقود المبرمة بمجرد توقعيها من الرئيس ، مثل : عقود العمل . والإيجارات ، والتأمينات الاجتماعية وما شابه ذلك .
  2. المدفوعات العائدة للخدمات المقدمة من الجهات الحكومية أو الأهلية ذات الأسعار المحدد مثل : مصروفات البريد ، والهاتف ، والكهرباء ، وغيرها .

مادة (58) : يتم سداد النفقات بموجب سند صرف أو أمر دفع بإحدى الطرق التالية : 

  1. نقدًا من العهدة النثرية ، على أن  لا يتجاوز  السقف المحدد للصرف النقدي ألف ريال . 
  2. بشيكات على إحدى البنوك المتعامل معها . 
  3. تحويل على البنك (حوالة بنكية ) . 

ويتم ذلك بعد التأكد من استكمال المعاملة لجميع مسوغات الصرف وإرفاق المستندات الدالة على ذلك ، وكذلك اكتمال التوقيعات عليها من الموظفين المختصين ، واعتماد الصرف من صاحب الصلاحية وطبقًا للإجراءات الموضحة في هذه اللائحة .

مادة (59) : يتم ختم المستندات متى ما تم صرفها بخاتم مدفوع ليشير إلى سداد قيمتها .

مادة (60) : لا يجوز الصرف إلا في حدود الموازنة التقديرية المعتمدة ، وعلى مدير المالية التأكد من قيام الطرف الآخر بتنفيذ الارتباط أو التعاقد أو حلول وقت الاستحقاق ، ويجوز للرئيس أو من ينيبه صرف مبلغ مقدمًا تحت الحساب إذا استدعيت الظروف ذلك ، بشرط الحصول على الضمانات الكافية قبل الصرف . 

مادة (61) : يحكم إصدار الشيكات الضوابط التالية : 

  1. لا يجوز إصدار أي شيك على حسابات الجمعية بدون غطاء مالي .
  2. لا يجوز تحرير شيكات لحاملها أو على بياض .
  3. لا يصرف الشيك إلا للمستفيد الأول فقط .
  4. يجب التوقيع على صورة الشيك من قبل المخول بالاستلام مع أخذ صورة من التوكيل إذا كان وكيلاً .
  5. يتم الاحتفاظ بكعوب الشيك في أرشيف الإدارة المالية .

مادة (62) : لا يجوز سحب شيكات بدل فاقد إلا بعد مرور ستة أشهر من تاريخ فقد الشيك الأصلي ، أول بعد اتخاذ الإجراءات اللازمة للتأكد من فقد الشيك الأصلي من ناحية وضمان عدم صرفه في المستقبل من ناحية ثانية . 

مادة (63) : يكون تسلسل المستويات الإدارية بالجمعية التي لها صلاحية اعتماد الصرف على النحو المبين في دليل تفويض الصلاحيات ، وفي جميع الحالات لا يجوز لأحد العاملين أو المديرين اعتماد صرف مبالغ خاصة به إلا باعتماد المسؤول الأعلى منه .

مادة (64) : يجب أن تكون جميع الشيكات الصادرة من الجمعية موقعة من قبل رئيس مجلس الإدارة أو نائبه مع توقيع مدير المالية للجمعية .

مادة (65) : ينبغي موافاة كافة البنوك التي يتعامل معها الجمعية بنماذج التواقيع المعتمدة . 

مادة (66) : ينبغي اتخاذ الإجراءات الرقابية عند طبع سندات القبض والصرف للنقد وسندات الاستلام والدفع للشيكات ، مع ضرورة الاحتفاظ بهذه السندات في مكان أمين تحت رقابة المدير المالي ، وكذلك الشيكات غير المستعملة ، ويجب أن تكون هذه المستندات بشكل خاص وكافة المستندات المالية مرقمة بالتسلسل عند استخدامها مع الاحتفاظ بالنسخ الملغاة .

مادة (67) : يجوز الإذن بالصرف نقدًا بموجب أمر دفع على خزينة الجمعية في حدود ألف ريال في المرة الواحدة وباعتماد الرئيس أو نائبه . 

مادة (68) : لا يجوز  الاحتفاظ لدى أمين صندوق الجمعية بمبلغ يزيد عن اللازم لاحتياجات الجمعية ، والذي يصدر بتحديده قرار من الرئيس أو من ينيبه بناءً على اقتراح المدير المالي . 

أمر الصرف

مادة (69) : يعتبر الرئيس أو من ينوب عنه هو معتمد الصرف أو آمر الدفع ، ويعتبر توقيعه على مستندات الصرف المختلفة توقيعًا نهائيًا يجيز للمسؤولين عن حفظ الأموال كلاً حسب اختصاصه دفع النقود أو تحرير الشيكات أو اعتماد الإشعارات البنكية أو شراء الاحتياجات . 

  • إن اعتماد الرئيس أو من ينوب عنه لأي تصرف ينشأ عنه نفقة مالية يستلزم بالضرورة تنفيذها بشكل سليم بواسطة المستندات النظامية المستعملة لدى الجمعية وطبقًا للإجراءات المحاسبية الموضحة بالنظام المالي ، ويعتبر مدير المالية مسؤولاً عن صحة تنفيذ هذه الإجراءات . 
  • يعتبر (سند الصرف ) المستند النظامي الذي يجيز لأمناء الصناديق دفع النقود وهو المستند النظامي الذي يجيز سحب النقود من البنك .

المصروفات الاستثمارية

مادة (70) : يكون شراء العقارات والأصول الثابتة وكافة المصروفات الاستثمارية طبقًا للمعتمد في خطة المشروع التجاري ، وبحسب الصلاحيات المفوضة في دليل تفويض الصلاحيات وبما يتوافق مع النصوص النظامية الوارد في هذه اللائحة ، ويرجع لمجلس الإدارة في كل إجراء شراء غير مذكور في هذه اللوائح والأدلة .

الفصل السابع  :
المشتريات

مادة (71) : يكون تأمين مشتريات الجمعية عن طريق السوق المحلي ، ويتم ذلك بأحد الطرق التالية :-

  1. التأمين المباشر .
  2. حسب ما يوصى به الرئيس أول من ينيبه .
  3. المشتريات التي تزيد قيمتها عن ألفي ريال لا يتم تأمينها إلا بعد التأكد من مناسبة الأسعار عن طريق طلب عروض أسعار ، أو ما يراه مجلس الإدارة .  

مادة (72) : يتم شراء احتياجات الجمعية بموجب أوامر شراء بعد اعتمادها من الجهة صاحبة الصلاحية طبقًا لدليل تفويض الصلاحيات .

مادة (73) : يتم إصدار طلبات الشراء كتابة ولا يعتمد التوجيه الشفوي . 

مادة (74) : للرئيس أن يقوم بتفويض من يراه مناسباً من الموظفين المسؤولين بالجمعية بصلاحية اعتماد الشراء ، على أن يراعى في ذلك الالتزام التام بالصلاحيات الممنوحة له في دليل تفويض الصلاحيات .

مادة (75) : إن اعتماد الشراء يستلزم بالضرورة تنفيذه بشكل سليم بواسطة المستندات النظامية المستعملة لدى جمعية وطبقًا للإجراءات المنصوص عليها في اللوائح ، ويعتبر مدير المالية مسؤولاً عن صحة تنفيذ هذه الإجراءات . 

الفصل الثامن :

العهد المستديمة والمؤقتة والسلف

مادة (76) : يجوز صرف عهدة مستديمة لمواجهة المصروفات التي تتطلبها طبيعة العمل ويحدد الرئيس أو من يفوضه ؛ الموظفين الذين تصرف لهم العهدة والمخولين بالصرف منها . 

  1. تصرف العهدة بموجب قرار من الرئيس أو من يفوضه ، يحدد فيه بدقة الأمور التالية :
  1. اسم المستفيد من العهدة .
  2. مبلغ العهدة . 
  3. الغاية من العهدة .
  4. تاريخ انتهاء العهدة .
  5. أسلوب استردادها .
  1. تسترد العهدة من الموظف وفقًا لما جاء بالقرار الصادر من آمر الصرف ، وتعالج ماليًا ومحاسبيًا وفق نوع العهدة .
  2. تسجل العهدة عند صرفها فورًا بالدفاتر كما تسجل تسويتها أيضًا بالدفاتر .
  3. تصفى العهدة ويسترد الرصيد النقدي منها وإيداعه في بنك أو خزينة الجمعية عند انتهاء الغرض منها أو نهاية العام بحسب طبيعة السلفة . 

مادة (77) : يجب أن تؤيد المدفوعات النقدية التي تتم من العهدة المستديمة بمقتضى مستندات تمت مراجعتها واعتمادها من صاحب الصلاحية ، ويستثنى من ذلك الحالات التي يصعب فيها الحصول على مستند بشرط اعتماد مدير المالية في حدود خمسمائة ريال . 

مادة (78) : يتم استعاضة ما يصرف من العهدة المستديمة بشيك أو نقداً في نهاية كل شهر ، أو عندما يصل الصرف منها إلى (50%) من قيمتها ، ويتم تسويتها بالكامل في نهاية الشهر . 

مادة (79) : يتم جرد العهدة المستديمة جردًا مفاجئًا مرة على الأقل كل شهر بمعرفة المسؤول المالي . وفي نهاية ذي الحجة من كل عام بواسطة مدير المالية .

مادة (80) : يجوز صرف عهدة مؤقتة لأعراض خاصة بناء على طلب الإدارات المختلفة وفي  حدود الاختصاصات المخولة بهذه اللائحة للمسؤولين عن هذه الإدارات . على أن يحدد في قرار الصرف المدة المحددة لتسوية هذه العهدة . ويحظر صرف العهدة المؤقتة في غير الأغراض المخصصة لها . 

مادة (81) : يجب تسويه العهدة المؤقتة بمجرد انتهاء الغرض الذي صرفت من أجله ، وفي حدود المدة المقررة لهذه العهدة ، مع وجوب رد العهدة المؤقتة في نهاية الشهر إذا لم تصرف في الأغراض المخصصة لها . 

مادة (82) : لا يجوز  استعاضة العهدة المؤقتة ولا يجوز صرف أكثر من عهدة مؤقتة لشخص واحد في نفس الوقت ؛ إلا بموافقة الرئيس ومدير المالية مجتمعين ، كما لا يجوز  صرف سلفة مؤقتة لغير الموظفين والمتطوعين بالجمعية.

مادة (83) : يجوز لأسباب ضرورية صرف سلفة شخصية لموظفي الجمعية حسب الشروط التالية : 

  1. يحدد الرئيس أو من ينوب عنه قيمتها ومدة سدادها على ألا تزيد القيمة راتب الموظف لثلاثة أشهر وألا تتجاوز مدة السداد سنة ، ولا يجوز الجمع بين أكثر من سلفة للموظف الواحد كما يجب أن يحضر كفيلاً من أحد موظفي الجمعية . 
  2. أن يكون إجمالي المستحق على الموظف من عُهَد وسُلَف لا يتجاوز  مستحقات نهاية خدمة الموظف ونهاية خدمة كفيله وأن يكون قد أمضى بالخدمة أكثر من سنة .
  3. ويجوز الاستثناء من الشروط السابقة بقرار من رئيس مجلس الإدارة أو من يفوضه .

من الممكن أن يمنح للموظف مقدم من راتب الشهر يخصم  بنهاية نفس الشهر على أن لا يتم  منح  ذلك المقدم قبل اليوم الخامس من الشهر نفسه أو بعد اليوم العشرين من نفس الشهر ، وعلى أن لا يتجاوز  المقدم (50%) من راتب الموظف الأساسي ، ولا تمنح هذه الميزة إلا مرة واحدة بالشهر ولا تتعدى ثلاثة مرات بالسنة الواحدة .

مادة (84) : لا يجوز لمن تتطلب وظيفته أن يكون بعهدته أموال نقدية أن يعطي عهدة لأي سبب كان ؛ إلا بقرار  من الرئيس أو من يفوضه بذلك ، على أن يتم إعداد سندات صرف رسمية بذلك تقيد على حساب الموظف ، وأية عهدة معطاة بأوراق عادية دون تحرير سندات بها يعتبر مانح العهدة مسؤولاً عنها ويحاسب إداريًا على ذلك .

مادة (85) : على مدير المالية متابعة تسديد العهد والسلف واستردادها في مواعيدها ، وعليه أن يُعلم الرئيس أو من ينوب عنه خطيًا عن كل تأخير في تسديها أو ردها ، وتسترد العهد والسلف من الموظفين في حالات تأخر هم عن السداد دفعة واحدة من مستحقاتهم طرف الجمعية . 

الفصل التاسع :
التأمينات

مادة (86) : تنقسم التأمينات إلى قسمين :-

أولاً : تأمينات للغير :

  • وتشمل المبالغ النقدية وما في حكمها والكفالات والاستقطاعات المقدمة من الغير  كتأمين عن عقود أو ارتباطات يلتزم بتنفيذها تجاه الجمعية .

ثانيًا : تأمينات لدى الغير : 

  • وتشمل المبالغ النقدية وما في حكمها أو الكفالات أو الاستقطاعات المقدمة من الجمعية للغير  كتأمين عقود أو ارتباطات تلتزم بتنفيذها تجاه الغير .

مادة (87) : تسوى التأمينات المقدمة أو المودعة من الغير  وفق الأحكام التعاقدية الخاصة بها ، كما تُرد إلى أصحابها إذا زال السبب الذي قدمت من أجله ، وبعد موافقة الرئيس أو من ينيبه .

مادة (88) : تُسجل التأمينات لدى الغير على الجهات المستفيدة منها على أن تسترد كليًا أو جزيئًا وفق أحكام العقود المبرمة لهذا الغرض أو زوال الأسباب التي قدمت من أجلها .

مادة (89) : تُحفظ صكوك ووثائق التأمينات المقدمة للجمعية أو المعطاة من قبله في ملف خاص ، ويراعى العودة إليها ، وفحصها دوريًا بغية التأكد من استمرار صلاحيتها أو انتهاء أجلها ، ويكون مدير المالية مسؤولاً عن صحة القيود المحاسبية الخاصة بها ومتابعة استردادها بحلول أجلها .

الفصل العاشر  :
الصندوق

مادة (90) : ينشأ بالجمعية خزينة لحفظ أصول المستندات الرئيسية للجمعية . وأصول العقود المبرمة بين الجمعية والغير ، والأوراق التجارية طويلة الأجل ونحو ذلك ، وبصفة عامة جميع المستندات المهمة بالجمعية ، ولا يتم فتحها إلا بمفتاحين أحدهما بيد الرئيس والآخر  بيد مدير المالية .

مادة (91) : يتم إنشاء صندوق رئيسي بالجمعية ، ويتم تعيين أمين الصندوق بقرار  من مجلس الإدارة . 

مادة (92) : يكون أمين للصندوق ، مسؤولاً عن الآتي : 

  1. استلام المبالغ الواردة للجمعية بموجب سندات قبض رسمية ، وموقعة منه ومن الأشخاص المخولين بذلك من قبل المجلس .
  2. إيداع تلك الأموال فور تسلمها لدى البنك الذي يتعامل معه الجمعية .
  3. الاحتفاظ لديه بمقر الجمعية بسندات القبض ، وسندات الصرف ، والكشوفات ، ودفاتر الشيكات ، ودفاتر الصندوق ، وكافة الأوراق ذات العلاقة بعمله .
  4. صرف جميع المبالغ التي تقرر صرفها مع الاحتفاظ بالمستندات الدالة على ذلك .
  5. المشاركة في وضع مشروع الميزانية التقديرية للسنة المالية القادمة .
  6. تنفيذ قرارات المجلس والرئيس فيما يتعلق بالمعاملات المالية وفقاً لما هو معتمد في الميزانية بحسب اختصاصه.

مادة (93) : يُحظر على أمين الصندوق الرئيسي الصرف من الإيرادات أو المتحصلات ، إلا في الظروف الاستثنائية وبقرار كتابي مسبق من الرئيس أو من ينوب عنه مع المدير  المالية مجتمعين أو منفردين كلاً في حدود صلاحياته . وأن يكون الصرف بناء على أوامر  دفع أو أذونات صرف معتمدة . 

مادة (94) : على أمين الصندوق إعداد ما يلى : 

  1. كشوف بالحركة اليومية للصندوق ، موضحًا بها الرصيد النقدي والعهد النقدية ، وتُراجع يوميًا من الإدارة المالية مع أوراق الاستلام والصرف والتوريد ، ويتم عمل مطابقة يومية بين الرصيد الدفتري والرصيد الفعلي.
  2. كشوف بجميع الشيكات والكميات والأوراق التجارية الأخرى المحفوظة بالصندوق مرتبة  حسب تواريخ الاستحقاق ؛ لمتابعة تحصيلها أو توريدها للبنك في مواعيدها أو تظهيرها للغير . 

مادة (95) : يُحظر على أمين الصندوق إيداع أي مبالغ أو مستندات ذات قيمة تخص الغير بخزينة الجمعية ، وكل ما يوجد في الخزينة يعتبر من أموال الجمعية وإلا تعرض للمسائلة القانونية . 

مادة (96) : أمين الصندوق مسؤول مسؤولية كاملة عما في عهدته من نقود أو شيكات أو حوالات بريدية أو  أي محرر ذي قيمة ، وجميع محتويات الصندوق تكون في عهدته شخصيًا ، كما يكون مسؤولاً بالتضامن عن كل عهدة فرعية تسلم من عهدته إلى مساعده ، وعليه تنفيذ التعليمات الخاصة بالصندوق والتي تصدر في هذا الشأن وفي حالة تغير أمين الصندوق – أو وفاته – يتم نقل عهدة الصندوق إلى من يحل محله بعد إجراء جرد فعلي بمعرفة الإدارة المالية .

مادة (97) : يتعين إجراء جرد مفاجئ للصناديق التابعة للجمعية على فترات دورية خلال العام ، وعمل محاضر  الجرد اللازمة ، ويكون الموظف المسؤول عن استلام النقد ( أمين الصندوق أو المكلف بالقبض أو المكلف بالتحصيل ) مدينًا بالعجز  الذي قد يظهر نتيجة الجرد ، أما الزيادة فتقيد في حساب مستقل حتى يبرر  أمين الصندوق سبب وجودها ، وإلا حولت للإيرادات المتنوعة ، على أن هذا لا يعفيه من التحقيق عملاً بمبدأ الزيادة في الصناديق كالنقص بها . 

مادة (98) : يخضع صندوق الجمعية للجرد في نهاية السنة المالية للجمعية ، ويكون الجرد شاملاً لجميع محتوياته ، ويصدر الرئيس قراراً  بتشكيل لجنة الجرد وبحضور أمين الصندوق ، وفي حالة ظهور  فرق بالعجز  أو الزيادة يرفع الأمر  فورًا من قبل رئيس اللجنة إلى الرئيس لاتخاذ الإجراءات اللازمة لتحديد المسؤولية .

الفصل الحادي عشر :
المخازن

مادة (99) : يتم استلام وتخزين وصرف الأصناف والأشياء والرقابة عليها وفقًا للإجراءات المنصوص عليها في الأدلة الداخلية التي يصدرها الجمعية .

مادة (100) : تسلم جميع الأصناف التي ترد الجمعية إلى الموظف المختص بالمخازن وتكون بعهدته ، وذلك بعد اتخاذ كافة الإجراءات الخاصة بالفحص والاستلام .

مادة (101) : تتم الرقابة على المخازن عن طريق الجرد والتفتيش الدوري والفجائي ، بالإضافة إلى الرقابة بواسطة القيد المنتظم في السجلات ، ويكون مدير المالية مسؤولاً عن ذلك .

مادة (102) : بالإضافة إلى الجرد الدوري والمفاجئ يجرى جرد كافة موجودات المخازن مرة كل عام على الأقل ، ويتم ذلك قبل نهاية السنة المالية بواسطة لجنة يحدد أعضاؤها من قبل الرئيس .

مادة (103) : في حالة وجود عجز في المخزون لأسباب خارجة عن إرادة الموظف المسؤول حسب تقدير مدير المالية وموافقة الرئيس ؛ يتم اتخاذ قرار بتسوية العجز  على حساب الجمعية ، وفيما عدا ذلك فالموظف المسؤول عن المخزن مسؤولاً عن العجز .

الفصل الثاني عشر :

الرقابة المالية

المراجعة الداخلية :-

مادة ( 104) : يقوم المراجع الداخلي بالتحقق  من صحة تطبيق سياسات وإجراءات العمل والرقابة المعتمدة من قبل مجلس الإدارة ، والتأكد من فاعليتها ، وإطلاع الرئيس بنتائج أعمال المرجعة الداخلية أولاً بأول .

مادة (105) : يقوم المراجع الداخلي بوضع برنامج المراجعة الداخلية لجميع نشاطات الجمعية وموجوداته وعمل جدول زمني بذلك .

مادة (106) : يقوم المراجع الداخلي بأعمال المراجعة الداخلية وفق ما هو متعارف عليه مهنياً ، وبالأخص بما يلي: 

  1. تقييم نظم الرقابة الداخلية للجمعية وتقديم التوصيات بشأنها .
  2. تقييم النظام المحاسبي للجمعية وتقديم التوصيات بشأنه .
  3. مراجعة القوائم المالية للجمعية .
  4. تقييم مدى تحقيق الجمعية لأهدافه المرسومة .
  5. تقييم مدى استغلال الجمعية لموارده المادية والبشرية .
  6. سلامة تطبيق وتنفيذ السياسات و الأنظمة والإجراءات والأساليب المعتمدة في كافة المجالات الإدارية والمالية.
  7. فحص ومتابعة أرصدة وحركة الحسابات وإبداء الرأي حولها .
  8. مراجعة طلبات الشراء والعقود والاتفاقيات التي تمت ، وجميع أنواع المستندات التي أنشأت التزماً على الجمعية تجاه الغير .
  9. التحقق من سلامة الإجراءات المطبقة للحفاظ على ممتلكات الجمعية عن طريق القيام بأعمال الجرد المفاجئ على المخازن والموجودات الثابتة وخزائن الجمعية .
  10. التحقق من استخدام الأساليب والأدوات المناسبة التي تكفل تحصيل أموال الجمعية ومستحقاته لدى الغير ، وإثباتها بالدفاتر والسجلات والمحاسبية .

مادة (107) : على المراجع الداخلي القيام بأي أعمال أو مهام يكلف بها من قبل الرئيس وتتعلق بطبيعة عمله ، على ألا يشارك بأي أعمال تنفيذية قد تقع تحت مراجعته. 

مراقب الحسابات

مادة (108) : دون الإخلال بإجراءات المراجعة الحسابية والمالية الداخلية ، يتم تعيين محاسب قانوني مرخص له بالعمل في المملكة العربية السعودية حسب القوانين المعمول بها ؛ لفحص حسابات الجمعية الربع سنوية ، ومراجعة الحسابات الختامية في نهاية السنة المالية و إبداء الرأي عليها .

مادة (109) : على المحاسب القانوني مراجعة حسابات الجمعية وفقًا للمعايير المعمول بها في المملكة العربية السعودية مراجعةً مستمرةً لتقديم التقارير اللازمة عن سير العمل ، وذلك في نهاية السنة إلا في الحالات التي تستدعي تقارير خاصة . 

مادة (110) : للمحاسب القانوني أو من ينتدبه الاطلاع ، خلال أوقات العمل الرسمية ، على جميع الدفاتر والسجلات والمستندات وطلب البيانات والإيضاحات التي يرى ضرورة الحصول عليها لأداء مهمته ، وعلى إدارات الجمعية المختلفة تيسير مهمة المراقب في ذلك .

مادة (111) : في حالة عدم تمكين المحاسب القانوني أو  مندوبه من أداء مهمته ؛ يثبت ذلك في تقرير يقدمه إلى الرئيس  لاتخاذ الإجراء اللازم في هذا الشأن .

مادة (112) : عند اكتشاف أية مخالفة خطيرة ، أو اختلاس ، أو تصرف يعرض أموال الجمعية للخطر ؛ يرفع المحاسب القانوني بذلك فورًا تقريرًا إلى مجلس الإدارة أو من يفوضه لاتخاذ الإجراءات الكفيلة بمعالجة الأمر على وجه السرعة .

مادة (113) : على المحاسب القانوني التحقق من أصول الجمعية والتزاماته ومراجعة القوائم المالية ، وتقديم تقريره عن القوائم المالية خلال مدة لا تتجاوز  شهرين من نهاية السنة المالية للجمعية . 

الفصل الثالث عشر :
أحكام ختامية :-

مادة (114) : تعتمد هذه اللائحة من قبل مجلس إدارة الجمعية ، ومن ثم يُصدر الرئيس التعليمات اللازمة لتنفيذها .

مادة (115) : يجري العمل بهذه اللائحة في حق الجمعية  من تاريخ اعتمادها .

مادة (116) : لا يجوز  إجراء أي تعديل على هذه اللائحة إلا بموافقة مجلس الإدارة .

      إعتماد مجلس الإدارة:-

        هذا وقد اعتمد مجلس الإدارة اللائحة المالية للجمعية في اجتماعه رقم (2) وتاريخ 05/03/2020م . وتم تأييدها من الجمعية العمومية في إجتماعها العادي بتاريخ 07/09/2020م . 

سياسة آليات الرقابة والإشراف على 
جمعية البر الخيرية بالجله وتبراك وتقييمها

مقدمة :-

    إن سياسة آليات الرقابة والاشراف تعد مطلباً أساسياً من متطلبات ضوابط الرقابة الداخلية في الجمعية حيث أنها تعمل على تحديد المسئوليات والصلاحيات الإدارية والتي من شأنها تعزز من ضبط مسارات تدفق المعاملات والاجراءات لتمنع مخاطر الفساد والاحتيال، وتعمل على تطوير العملية الادارية.

النطاق :-

    تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة على كافة العاملين ومن لهم علاقات تعاقدية وتطوعية في الجمعية، ويستثنى من ذلك من تصدر لهم سياسات خاصة وفقاً للأنظمة.

البيان :-

أولاً :- الرقابة بالتقارير الإدارية :-

    ان التقارير الإدارية يعتمد عليها اعتماد كلي في تقييم الأداء للجمعية، وتوجه هذه التقارير بالدرجة الأولى إلى مجلس الإدارة لأنه الجهة المسؤولة عن اتخاذ القرار في تصحيح الانحراف واتخاذ الإجراءات اللازمة، وأن تعد هذه بصفة دورية وبانتظام، ويجب اعداداها بطريقة جيدة وواضحة ومنها:

  • التقارير الدورية: وتكون هذه من العاملين لمدراءهم بصفة: يومية، أسبوعية، أو شهرية أو فصلية أو بعد انتهاء مرحلة معينة من مشروع، أو بعد انتهاء مشروع.
  • تقارير سير الأعمال الإدارية: وتكون هذه التقارير من المدراء إلى الإدارة العليا وتتضمن أنشطة الإدارات والإنجازات المتعددة.
  • تقارير الفحص: وتكون لتحليل ظروف مشروع سابقة ولاحقة لتساعد الإدارة العليا على التصرف السليم في توجيه القرارات.
  • تقارير قياس كفاءة العاملين: وتعد بصفة دورية عادية من قبل الرؤساء المباشرون لمرؤوسيهم، وتشمل على قياس القدرات والتوصية لتطوير تلك القدرات، ومدى تعاونهم مع فريق العمل …وغيره من معايير واضحة مناسبة للجمعية.
  • المذكرات والرسائل المتبادلة: وتكون بين الإدارات والأقسام وتستخدم هذه لحفظ الملفات والمعلومات والبيانات لسهولة الرجوع لها للمتابعة والتقييم.

التقارير الخاصة:-

  • تقارير الملاحظة الشخصية.
  • تقارير الاحصائيات والرسوم البيانية.
  • مراجعة الموازنات التقديرية.
  • متابعة ملف الشكاوى والتنظيمات.
  • مراقبة السجلات والمراقبة الداخلية.
  • مراقبة السير وفق معايير نظام الجودة.
  • تقييم ومراجعة المشاريع.

ثانياً: المبادئ:-

  1. مبدأ التكاملية:

تكامل الرقابة وأساليبها من الأنظمة واللوائح التنظيمية والخطط الاستراتيجية والتنفيذية في الجمعية.

  1. مبدأ الوضوح والبساطة:

سهولة نظام الرقابة وبساطته ليكون سهل الفهم للعاملين والمنفذين ليسهم في التطبيق الناجح والحصول على النتائج المناسبة.

  1. مبدأ سرعة كشف الانحرافات والابلاغ عن الأخطاء:

أن نظام الرقابة وفاعليته في الجمعية لكشف الانحرافات والتبليغ عنها بسرعة وتحديد أسبابها لمعالجة وتصحيح تلك الانحرافات والأخطاء. 

  1. مبدأ الدقة:

إن دقة المعلومة ومصدرها هام بالنسبة للإدارة العليا لأنها هي التي تساعد على صنع القرار والتوجيه السليم واتخاذ الإجراءات المناسبة، وعدم الدقة في ذلك يعرض الجمعية لمشاكل وكوارث لا قدر الله.

المسؤوليات :-

    تطبق هذه السياسة ضمن أنشطة الجمعية وعلى جميع العاملين والمنتسبين الذين يعملون تحت إدارة واشراف الجمعية الاطلاع على الأنظمة المتعلقة بعملهم وعلى هذه السياسة والإلمام بها والتوقيع عليها، والالتزام بما ورد فيها من أحكام عند أداء واجباتهم ومسؤولياتهم الوظيفية. وعلى الإدارة التنفيذية تزويد جميع الإدارات والأقسام بنسخة منها.

اعتماد مجلس الإدارة :- 

      وقد اعتمد مجلس الإدارة سياسة آليات الرقابة والإشراف على الجمعية في اجتماعه رقم (2) وتاريخ 05/03/2020م . وتم تأييدها من الجمعية العمومية في إجتماعها العادي بتاريخ 07/09/2020م . 

سياسة إدارة المخاطر

 

مقدمة :-

من خلال التغيرات المتلاحقة في المجالات الاقتصادية والسياسية والاجتماعية التي ساهمت في بروز بيئة مفعمة بالخطر، توجب على مؤسسات القطاع الثالث العمل على ضرورة تجنب المخاطر التي قد تواجهها أو الحد منها أو السيطرة عليها ، ومن هنا نشأت حاجة الجمعية إلى اعتماد سياسة واضحة لإدارة المخاطر التي قد تتعرض لها سواء في الجانب الإداري أو المالي او النشاط.

اولا : الغرض من إعداد سياسة إدارة المخاطر :-

  • توضح السياسة تعريف الخطر وإدارة المخاطر والغرض من إدارة المخاطر.
  • تفسر السياسة طريقة الجمعية الخاصة في إدارة المخاطر وتوثيق أدوار ومسئوليات الأطراف ذات العلاقة.
  • تعتبر سياسة إدارة المخاطر جزءً من مهام الرقابة الداخلية للجمعية وترتيبات حوكمتها.
  • تصف السياسة دور إجراء إدارة المخاطر في كامل نظام الرقابة الداخلية وتحديد إجراءات التقارير الرئيسية، وتشرح الإجراء الذي سيتم اتخاذه من أجل تقييم فعالية إجراءات الرقابة الداخلية للجمعية.

ثانيا : تعريف الخطر وإدارة المخاطر :- 

  يعرف الخطر بأنه أي شيء يمكن أن يعوق من مقدرة المؤسسة على تحقيق أهدافها، أو هو عبارة عن ربط بين احتمال وقوع حدث والآثار المترتبة على حدوثه.

  يمكن تعريف إدارة المخاطر بأنه الإجراء أو الهيكل أو الثقافة المستخدمة لتحديد وتقييم والسيطرة على جوانب المخاطر التي قد تؤثر في مقدرة الجمعية على تحقيق أهدافها.

  تعتبر إدارة المخاطر أمرا ضروريا لاستمرار ونمو الجمعية بما يتوافق مع أهدافها الاستراتيجية، وليس إجراء الغرض منه تجنب المخاطر، وفي حال استخدامه بصورة سليمة فإنه يمكن للجمعية مواصلة أنشطتها بأعلى المعايير حيث أن المخاطر التي تم تحديدها وفهمها والسيطرة عليها بصورة جيدة فإن ما تبقى من المخاطر يصبح أقل حدة .

ثالثا : إدارة المخاطر وعلاقتها بالرقابة الداخلية :-

تعد إدارة المخاطر جزءً من نظام الرقابة الداخلية الذي يحتوي على عدد من العناصر التي تعمل مع بعضها على إيجاد طريقة تشغيل فعالة تساعد الجمعية على تحسين الأداء في كافة الجوانب المالية والإدارية ، كما تعتبر إدارة المخاطر جزءً هاما وضروريا بالنسبة لعمل الجمعية وليس فقط مجرد مسألة التزام، تتطلب دورا نشطا أكثر منه مجرد ردة فعل .

تراعي إدارة المخاطر كافة عناصر الرقابة الداخلية مثل :-

  • الاستراتيجيات والسياسات والإجراءات.
  • خطط الجمعية وميزانياتها.
  • سجلات المخاطر العالية.

رابعا : لجنة إدارة المخاطر ومهامها :-

    تشكل لجنة لمراجعة إدارة المخاطر من كل من ( رئيس الجمعية – نائب الرئيس – أمين صندوق الجمعية – محاسب الجمعية )،  وتتولى اللجنة المهام التالية :

  • إعداد خطة إدارة المخاطر بعد إجراء البحوث والدراسات المتعلقة بشأنها واعتمادها من مجلس إدارة الجمعية.
  • تنفيذ الخطة الخاصة بإدارة المخاطر والرقابة الداخلية المعتمدة من قبل المجلس وضمان وضع الترتيبات المناسبة من أجل التأكد من أن المخاطر قد تم تحديدها وتقييمها وإدارتها بطريقة فاعلة.
  • مراقبة المخاطر الكبيرة التي قد تهدد تحقيق الجمعية لأهدافها الاستراتيجية. وضمان توفر خطط لمراجعة كفاءة وفعالية إدارة المخاطر وقدرتها على تقديم تقييم سنوي لترتيبات إدارة المخاطر بالجمعية.
  • رفع التقارير الدورية الخاصة بإدارة المخاطر لمجلس الإدارة والقيام سنويا بمراجعة طريقة الجمعية في إدارة المخاطر وإطار عمل إدارة المخاطر.
  • الاستعانة بخدمات الاستشاريين الخارجيين في الجوانب التخصصية لعمليات الجمعية, واستخدام الاختصاصيين من الأطراف الخارجية من أجل تقديم الاستشارات النوعية وعمل التقارير لزيادة موثوقية نظام الرقابة الداخلية.
  • تقوم لجنة المراجعة بإعداد تقرير حول مراجعتها لفعالية إدارة المخاطر بالجمعية وترتيبات الرقابة والحكومة بصورة سنوية وإجازتها من مجلس الإدارة .

 خامساً : دور مجلس الإدارة :-

  • اعتماد سياسة إدارة المخاطر الخاصة بالجمعية.
  • ضبط الإيقاع والتأثير على ثقافة إدارة المخاطر في الجمعية.
  • تحديد الطريقة المثلى للتعاطي مع المخاطر أو مستوى التعرض في الجمعية.
  • الموافقة على القرارات الهامة التي قد تؤثر على أداء الجمعية في مجال إدارة المخاطر.
  • اعتماد تقرير لجنة المراجعة لفعالية إدارة المخاطر بالجمعية وذلك بناء على المعلومات المقدمة بواسطة لجنة المراجعة.

*مجموعة المخاطر التي تواجه جمعية البر الخيرية بالجله وتبراك :-

 الخطر في الجمعية يكمن في تحديد مجموعة البرامج التي تهدف لدعم المستفيدين مع عدم أمكانية تنفيذها لعدم توفير المقدرة المالية لهذه المشاريع وبالتالي لا يمكن بناء خطة تمكن لتحقيق مؤشرات اهداف الجمعية .وتتلخص مجموعة المخاطر في النقاط ادناه :

  • عدم وجود مصدر دخل ثابت لبناء المشاريع و إعداد ميزانية وارتباطات لها .
  • عدم استقرار الموظفين .
  • الحاجة الماسة لدعم المستفيدين وعدم توافق الحاجة مع الدخل السنوي للجمعية .
  • المستوى الفكري للمستفيدين .

آلية عمل إدارة المخاطر بالجمعية :-

  • رصد مجموعة المخاطر التي تواجهها الجمعية .
  • تصنيف مجموعة المخاطر التي تواجهها الجمعية .
  • التعامل المستمر مع هذه المخاطر ومحاولة الحد منها .
  • عقد اجتماعات دورية بين مدير الجمعية والمساعدين لبحث الحالات و محاولة حلها والحد منها 
  • رفع تقارير دورية لمجلس الادارة للمشاركة في الحد من هذه المخاطر .

اعتماد مجلس الإدارة :-

     هذا وقد اعتمد مجلس الإدارة سياسة إدارة المخاطر للجمعية في اجتماعه رقم (2) وتاريخ 05/03/2020م . وتم تأييدها من الجمعية العمومية في إجتماعها العادي بتاريخ 07/09/2020م . 

سياسة التعامل مع الشركاء المنفذين والأطراف الثلاثة

مقدمة

تتمثل هذه السياسة التعريف بالمبادئ والآداب والأخلاق الإسلامية المنبع الأساس لسلوك الفرد، ونشر القيم، مع تعزيز القيم المهنية والأخلاقية في علاقة الموظف مع زملائه ورؤسائه، والتي تندرج تحت إطار تنمية روح المسئولية، والالتزام بها مع تعزيز ثقة العملاء بالخدمات التي تقدمها الجمعية، والعمل على مكافحة الفساد بشتى صورة.

النطاق

تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة على كافة العاملين ومن لهم علاقات تعاقدية وتطوعية في الجمعية، ويستثنى من ذلك من تصدر لهم سياسات خاصة وفقاً للأنظمة.

البيان

  1. اختيار المورد والمراقبة: 
  • يجب أن تطبق الجمعية المبادئ المنصوص عليها في هذه السياسة عند اختيار شركائهم ومورديهم. 
  • يجب أن يكون لدى الشركاء نظم لمراقبة مدى امتثال الموردين والمقاولين.
  1. نزاهة الأعمال:
  • يحظر على الشركاء المنفذين تقديم أو دفع أو طلب أو قبول أي شيء -أو صنع الانطباع بذلك -للتأثير بشكل غير لائق على القرارات أو الإجراءات المتعلقة بأي من أعمال وأنشطة الجمعية. 
  • يجب أن يداوم الشركاء على العمليات والإجراءات لمنع الأنشطة الفاسدة واكتشافها.
  1. المنافسة الشريفة: 
  • يجب أن تجري الجمعية والشركاء المنفذين أعمالهم بما يتوافق مع قواعد المنافسة الشريفة والقوية وبما يتوافق مع نظام المنافسة السعودي، سعيا لمكافحة الاحتكار. 
  • يجب أن تستخدم والجمعية الشركاء المنفذين ممارسات الأعمال العادلة بما في ذلك الاعلانات الدقيقة والحقيقية.
  1. دقة سجلات الأعمال:
  • يجب أن تتقيد وتتطابق الدفاتر والسجلات المالية وفق معايير ومبادئ المحاسبة العام.
  • يجب أن تكون السجلات كاملة ودقيقة من جميع الجوانب المادية.
  • يجب أن تكون السجلات مقروءة وواضحة وتعكس المعاملات والمدفوعات الفعلية. 
  • يجب ألا تستخدم الجمعية والشركاء المنفذين أي أموال غير مسجلة ومقيدة في الدفاتر.
  1. حماية المعلومات: 
  • يجب أن تحمي الجمعية والشركاء المنفذين حقوق الملكية الفكرية والمعلومات السرية، والتي تشمل أي معلومات شخصية يتم جمعها أو تخزينها أو معالجتها.
  • يجب أن يعملوا على منع فقدان أو إساءة استخدام أو سرقة أو الوصول غير المناسب للملكية الفكرية والمعلومات السرية أو كشفها أو تغييرها. 
  • يجب توفير سبل الحماية من الاتصال غير المرخص به و/أو نشر المعلومات التي تم الحصول عليها.
  1. جودة المنتج:
  • يجب أن يضمن الشركاء المنفذين المشاركين في عملية الإمداد بالمواد/المنتجات واختبارها وتغليفها والامتثال للمتطلبات الخاصة بلوائح ضمان الجودة وممارسة التصنيع والمختبرية المناسبة المسجل بها المنتجات. 
  • يجب أن تكون الوثائق أو البيانات ذات الصلة بالمواد/المنتجات التي يتم القيام بها، أصلية ودقيقة ومقروءة ومراقبة وقابلة للاستعادة وآمنة بحيث لا يمكن التلاعب بها بشكل مقصود أو غير مقصود ولا يمكن فقدها. 
  • يجب امتثال الشركاء المنفذين لكل متطلبات الاحتفاظ بالسجلات التي تضعها الجهات ذات العلاقة وكذلك تلك المنصوص عليها في أي اتفاقية موقعة مع الجمعية.
  1. الامتثال للضوابط التجارية:
  • يجب أن يمتثل الشركاء المنفذين لجميع ضوابط الاستيراد والتصدير والعقوبات المعمول بها وغيرها من الأنظمة ذات العلاقة الامتثال الأمثل.
  1. إبداء المخاوف:
  • يجب على الشركاء المنفذين إن تبين لهم بأن موظفاً لدى الجمعية أو أي شخص يعمل نيابة عنها قد اشترك في سلوك غير نظامي أو غير لائق، إبلاغ إدارة الجمعية فوراً.
  • أي فرد أو جهة تعرف أو تشك أن أحد شركاء الجمعية أو من يعمل نيابة عنها قد اشترك في أعمال أو أنشطة تنتهك قواعد السلوك المهنية، يجب أن يفصح عما لديه عبر رابط تقديم الشكاوى في الموقع الجمعية  www.aljellah.org  أو ارسال بريد الكتروني الى aljellah.org@gmail.com  ومن ثم الإبلاغ عن المخاوف لإدارة الجمعية.
  • استقبال الشكاوى والإفصاح عن المخاوف يديرها فريق متخصص، حيث يمكن الحفاظ على سرية هويتك (بقدر ما يسمح به النظام).

  المسؤوليات :-

   تطبق هذه السياسة ضمن أنشطة الجمعية وعلى جميع العاملين الذين يعملون تحت إدارة واشراف الجمعية الاطلاع على الأنظمة المتعلقة بعملهم وعلى هذه السياسة والإلمام بها والتوقيع عليها، والالتزام بما ورد فيها من أحكام عند أداء واجباتهم ومسؤولياتهم الوظيفية. وعلى إدارة الموارد التنفيذية نشر الوعي بثقافة ومبادئ السلوك الوظيفي واخلاقيات الوظيفة وتزويد جميع الإدارات والأقسام بنسخة منها.

 اعتماد مجلس الإدارة :-

      وقد اعتمد مجلس الإدارة سياسة التعامل مع الشركاء المنفذين والأطراف الثلاثة للجمعية في اجتماعه رقم (2) وتاريخ 05/03/2020م . وتم تأييدها من الجمعية العمومية في إجتماعها العادي بتاريخ 07/09/2020م . 

سياسة تنظيم العلاقة مع المستفيدين

تمهيد :-

    تضع جمعية البر الخيرية بالجله وتبراك السياسات والإجراءات التي تنظم علاقتها بجميع الأطراف من مستفيدين وداعمين ومتطوعين وخلافه , بما يكفل حقوق الجمعية وكافة هذه الأطراف . وتشكل أنظمة العمل والعقود المصدر الأساسي في تحديد حقوق وواجبات المتعاقدين وطريقة أدائها وتبعات التقصير في الاداء , وحدود المسؤولية وطريقة تسوية الخلافات التي قد  تنشأ من جراء تنفيذ هذه العقود والخدمات بشكل يكفل حماية الأطراف ذات العلاقة مع الجمعية. 

    وتركز الجمعية على صيغة العلاقات مع المستفيدين، وتضع لها أولوية من خلال وضع آلية لتنظيم هذه العلاقة. مع مراجعتها باستمرار والتعديل عليها وتعميمها بما يكفل حقوق المستفيد.

  الهدف العام :-

    تقديم خدمة متميزة للمستفيدين من كافة الشرائح بإتقان وسرعة وجودة عالية لإنجاز معاملاتهم ومتابعة متطلباتهم ومقترحاتهم والعمل على مواصلة التطوير والتحسين التي تتم بالتعاون مع كافة الجهات للوصول إلى تحقيق الأهداف , والوصول إليهم بأسهل الطرق دون الحاجة إلى طلب المستفيد .

  الأهداف التفصيلية :-

  • تقدير حاجة المستفيد وكافة الفئات المستفيدة في الجمعية من خلال تسهيل الإجراءات وحصولهم على كافة الخدمات المطلوبة دون عناء ومشقة
  • تقديم الخدمات المتكاملة بأحدث الأساليب الالكترونية في خدمة المستفيد 2.
  • تقديم المعلومات والإجابات بشكل ملائم بما يتناسب مع تساؤلات المستفيدين واستفساراتهم من خلال عدة قنوا ت
  • تقديم خدمة للمستفيد من موقعه حفاظا  لوقته وتقديرا لظروفه وسرعة انجاز خدمته 4.
  • التركيز على عملية قياس رضا المستفيد كوسيلة لرفع جودة الخدمة المقدمة والتحسين المستمر لإجراء تقديم خدمة وأداء مقدم الخدمة
  • زيادة ثقة وانتماء المستفيدين بالجمعية من خلال تبني أفضل المعايير 6.والممارسات في تقديم الخدمة للمستفيد وذلك عن طريق ما يلي : 
  • تصحيح المفاهيم السائدة لدى المستفيد عن الخدمات المقدمة في الجمعية. 1.
  • تكوين انطباعات وقناعات ايجابية جديدة نحو الجمعية وما تقدم من خدمات 2.
  • نشر ثقافة تقييم الخدمة لدى المستفيد والتشجيع على ذلك والتأكد على أن تقييم جودة  الخدمة حق من حقوق المستفيد حيث أنها أداة للتقويم والتطوير لا للعقاب والتشهير
  • نشر ثقافة جودة الخدمة بين جميع الأقسام التي تقدم خدماتها للمستفيدين الداخلي أو  الخارجي
  • ابتكار مفاهيم وتقنيا ت إدارية للارتقاء بمستوى ونوعية الخدمات المقدمة للمستفيد  ومحاولة القضاء على معوقات تقديم خدمات ذات جودة عالية وذلك من خلال التطوير والتحسين المستمر للخدمات المقدمة للمستفيد من خلال تلمس أراء المستفيدين

  القنوات المستخدمة للتواصل مع المستفيدين:-

 1 –  المقابلة.  1.

 2  الاتصالات الهاتفية.

 3-  وسائل التواصل الاجتماعي. 2.

 4-  الخطابات. 3.

 5- خدمات طلب المساعدة.

 6- خدمة التطوع. 4.

 7- الموقع الالكتروني للجمعية. 5.

     الأدوات المتاحة لموظف علاقات المستفيدين للتواصل مع المستفيدين :-

  • اللائحة الأساسية للجمعية . . 1.
  • دليل خدمات البحث الاجتماعي . 2.
  • دليل سياسة الدعم للمستفيدين . 3.
  • طلب دعم مستفيد . 4.

     ويتم التعامل مع المستفيد على مختلف المستويات لإنهاء معاملاته بالشكل التالي :-

  • استقبال المستفيد بلباقة واحترام والإجابة على جميع الاستفسارات وإعطاء المراجع الوقت الكافي. 
  • التأكد من تقديم المراجع كافة المعلومات المطلوبة , وعلى الموظف مطابقة البيانات  والتأكد من صلاحيتها وقت التقديم. 
  • في حالة عدم وضوح الإجراءات للمستفيد فعلى الموظف إحالته لمسئول البحث  الاجتماعي للإجابة على تساؤلاته وإيضاح الجوانب التنظيمية.
  • التأكد على صحة البيانات المقدمة من طالب الدعم والتوقيع عليها وأنه  مسؤول مسئولية  مباشرة عن صحة المعلومات. 
  • التوضيح للمستفيد بأن طلبه سيرفع للجنة البحث لدراسة طلبه والرد عليه بشأن قبوله أو   رفضه خلال مدة لا تقل عن أسبوعين.
  • استكمال اجراءات التسجيل مع اكتمال الطلبات. 6.
  • تقديم الخدمة اللازمة .  7.

     اعتماد مجلس الإدارة :-

       وقد اعتمد مجلس الإدارة سياسة تنظيم العلاقة مع المستفيدين للجمعية في اجتماعه رقم (2) وتاريخ 05/03/2020م . وتم تأييدها من الجمعية العمومية في إجتماعها العادي بتاريخ 07/09/2020م . 

سياسة جمع التبرعات

مقدمة :-

   الغرض من هذه السياسة التعريف بالمبادئ والإرشادات الخاصة لجمع الموارد المالية من مختلف المصادر للجمعية. 

 النطاق :-

   تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة في جمع التبرعات والمسؤوليات المحددة لجامعي التبرعات ومانحيها، وفيما يتعلق باستخدام الأموال والمسؤولية عنها.  

البيان :- 

      تضمن الجمعية وكل ما يتبعها على أن :- 

  1. تعمل على الدوام بطريقة تتسم بالعدالة وبالأمانة والاستقامة والشفافية. 
  2. تلتزم الجمعية في جميع أنشطتها، بقوانينها السارية ولوائحها وبمبادئها وممارساتها.
  3. يعتبر مجلس إدارة الجمعية أنفسهم مسؤولين أمام من قدموا إليهم الأموال، وعليهم الامتناع عن استخدام الرسائل أو الرسوم و الصور التي تستغل بؤس الإنسان،  أو تمس، بأي شكل من الأشكال، بكرامته .
  4. لا يستغل منسوبو الجمعية موقعهم لتحقيق منفعة شخصية. وعليهم ألا يقبلوا كتعويض سوى أجرهم أو الأتعاب المحددة لهم .
  5. تلتزم الجمعية بأي لائحة تصدر من الجهات المشرفة عليها، بشأن حقوق المتبرعين. ويحق للمتبرعين، أولا وقبل كل شيء ، الحصول في حينه على  المعلومات الكاملة عن كيفية استخدام أموالهم .
  6. تُستخدم جميع الأموال التي تم جمعها في الأغراض الذي جُمعت من أجلها، وذلك خلال الفترة الزمنية التي اتفق عليها.
  7. تبقى تكلفة جمع التبرعات في جميع الحالات محصورة في نسبة مئوية من الدخل مقبولة عامة داخل أوساط مهنة جمع التبرعات ومن الجمهور. ويكون هناك توازن مناسب بين التكاليف والدخل والجودة.
  8. يطبق نظام محاسبي معترف به لتتبع حركة التبرعات ومراقبتها. وإعداد تقارير دقيقة في حينه ونشرها    علنا، متضمنة المبالغ التي تم جمعها وكيفية إنفاقها والنسبة الصافية المخصصة للهدف أو للنشاط.

المسؤوليات :-

      تطبق هذه السياسة ضمن أنشطة الجمعية وعلى جميع الأفراد الذين يتولون جمع التبرعات من القطاع العام أو الخاص أو غير الربحي أو من المصادر الأخرى.

ويشجع أولئك الذين يُستخدمون لجمع التبرعات على توقيع مدونة القواعد الأخلاقية والسلوك المهني.

اعتماد مجلس الإدارة :-

    وقد اعتمد مجلس الإدارة سياسة جمع التبرعات للجمعية في اجتماعه رقم (2) وتاريخ 05/03/2020م . وتم تأييدها من الجمعية العمومية في إجتماعها العادي بتاريخ 07/09/2020م . 

لائحة صرف المساعدات

تعريف المصطلحات : 

الجمعية : يقصد بها جمعية البر الخيرية بالجله وتبراك .

المستفيدون : هو كل مستفيد من خدمات جمعية البر الخيرية بالجله وتبراك وفق أنظمتها ولوائحها . 

الأيتام : هم من فقدوا ابائهم من السعوديين .

  1. الذكور من سن الولادة حتى الثامنة عشر (ويمكن استثناء من تجاوز هذا العمر للطلاب المنتظمين بأحد الجهات التعليمية أو المهنية حتى سن الثانية والعشرون) . 
  2. الاناث من سن الولادة حتى سن الرابعة والعشرون ويستثنى من ذلك الفتاة الي لم يسبق لها الزواج وتكون غير موظفة شريطة يكون لديها اخوة قصر ترعاهم الجمعية (حيث تشملهم الرعاية حتى سن الزواج أو بلوغها سن خمس وثلاثون سنة )

الأرملة :- هي المرأة التي توفي زوجها ولم تتزوج بعد وفاتها وتعول ابنائها وغير موظفة. 

المطلقة :- هي التي حصلت على طلاق بائن من المحكمة وفق صك طلاق له أكثر من ثلاثة أشهر. 

الاسرة : يقصد بها كل مستفيد مسجل بجمعية البر الخيرية بالجله وتبراك وابناءه . 

الحقوق : الخدمات التي تلتزم الجمعية بتقديمها وفق ما لديها من إمكانيات وضوابط وأنظمة . 

الواجبات : التزام المستفيد بأنظمة و لوائح جمعية البر الخيرية بالجله وتبراك

الخدمات : هي مجموعة الأعمال التي تؤديها الجمعية للمستفيدين . 

المخالفات : هي الاخلال بالواجبات أو مخالفة انظمة الجمعية المنصوص عليها في القوانين أو لوائح الجمعية . 

لجنة الحقوق و الواجبات : اللجنة المكلفة للبت في بعض المخالفات والتظلمات من الأسر . 

أسر السجناء والمفرج عنهم : يتم استقبال الملف وفق الشروط التالية : 

  1. انعدام مصدر الدخل لدى الأسرة من أي جهة كانت. 
  2. اذا كان لدى الأسرة دخل ثابت فانه يشترط لقبول الملف ان لا يقل مدة محكومية عائلهم عن أربعة أشهر. 
  1. يتم تسجيل الاسرة وفق ضوابط الجمعية الخاصة بتسجيل المستفيدين . 

المهجورة :-  وهي المرأة التي هجرها زوجها وتثبت ذلك وفق صك شرعي من المحكمة . 

شروط وإجراءات تسجيل المستفيدين

شروط و إجراءات التسجيل في الجمعية :-

يتم تسجيل المستفيدين من خدمات الجمعية وفق الشروط التالية :- 

  1. أن يكون سعودي الجنسية. 
  2. أن يكون السكن الحالي ضمن نطاق عمل الجمعية. 
  3. أن يعول المتقدم أسرة ويستثنى من ذلك الأرملة التي تجاوز عمرها 50 عاماً وليس لديها من يعولها . 
  4. دراسة الحالة من قبل لجنة البحث الاجتماعي بالجمعية .
  5. لا يتم تسجيل الأسرة اذا كان رب الأسرة على رأس العمل الا بقرار صادر من لجنة البحث و بعد تطبيق المعايير والضوابط  في  الشرط السادس 
  6. اذا كان رب الأسرة عمره من 35 الى 45 عام يسجل وفق معايير الجمعية لمدة عام وضمن فئة الشباب ويخضع لبرنامج ماهر ويحال بعدها الى لجنة البحث لدراسة الحالة من جديد . 
  7. يتم تصنيف الأسرة وفق المعايير التالية  :- 

الفئة

الايضاح

فئة أ

 الأسر أشد حاجة والتي لا يزيد صافي الدخل الشهري للفرد عن (300 ريا ل) ولا يقل عمره عن 45 سنة .

فئة ب

وهي الأسر التي يكون صافي الدخل الشهري للفرد من (301 الى 400 ريا ل)

فئة ج

وهي الأسر التي يكون صافي الدخل الشهري للفرد من (401 الى 600 ريا ل)

فئة د

وهي الأسر  التي يكون عدد افرادها شخص واحد و وتجاوز عمره 50عام ولا يتجاوز دخله   الضمان الاجتماعي وليس لديه من يعوله  . 

الحالة

البيان

الدرجة

دخل الفرد

من 0 الى 300

15

من 301 الى 400

10

من 401 الى 600

5

حالة المسكن

سيء

10

متوسط

5

جيد

0

تملك السكن

مستأجر

10

ملك 

0

الحالة الصحية لرب الاسرة

نسبة العجز 80 الى 100

15

نسبة العجز 50 الى 80

10

نسبة العجز أقل من 50

5

صحيح

0

الحالة الصحية للأبناء

لديه ابن مريض

5

لديه اثنان من الابناء

7

لديه ثلاثة

10

العمر

60 فما فوق

15

من 50 الى 59

10

من 40 الى 49

5

من 30 الى 39

0

 

  المجموع

75

1/ فـئة أ من 51 الى 75 نقطة  

2/ فئة ب من 26 الى 50 نقطة   

3/ فئة ج من 5 الى 25 نقطة

4/ فئة د من 0 الى 4 نقاط

أولا :- المستندات المطلوبة للتقديم على الجمعية ( المستندات الأولية عند تقديم الطلب ) : 

  1. صورة السجل المدني للعائلة. 
  2. صورة الهوية الوطنية. 
  3. أصل اخر فاتورة كهرباء. 
  4. صورة من عقد الايجار. 
  5. كروركي واضح للمنزل مع اسم الحي والشارع وأرقام الهواتف . 
  6. صورة شهادة بمصادر الدخل للأسرة ( التقاعد و التأمينات و الضمان وغيرها …) بتواريخ حديثة لا تتجاوز 6 أشهر   .
  7. رقم الحساب البنكي مصدق من البنك . 

للأرملة (اضافة الى المستندات الأولية ): 

  1. صورة شهادة الوفاة للزوج. 
  2. صورة من شهادات الابناء الدراسية. 
  3. صورة صك الاعالة مع الأصل للمطابقة إذا كان لديها أبناء . 
  4. إثبات عدم الزواج أو العمل 

للمطلقة (اضافة الى المستندات الأولية ):

  1. صورة صك الطلاق ( مع الأصل للمطابقة )
  2. صورة صك الاعالة . 
  3. إثبات عدم الزواج أو العمل 
  4. اثبات استقلالية السكن 

حقوق المستفيدين

للمستفيد الحق في :- 

  1. الحصول على الرعاية المناسبة للحالة والمتوفرة في الجمعية بعد اجراء البحث المكتبي والميداني من قبل الفريق المتخصص. 
  2. طلب تحويل الملف والمتابعة الى باحث اجتماعي /باحثة اجتماعية اخرين في الجمعية في حالة عدم رغبته المستفيد في متابعة الخدمة مع الباحث / الباحثة الحالي بعد إقناع  إدارة الجمعية بمبرراته . 
  3. الحصول على الخدمات والرعاية كسائر المستفيدين من خدمات الجمعية بدون تمييز وان تقدم الرعاية والخدمات بكل احترام وتقدير. 
  4. معرفة أساب رفض تقديم أي خدمة او رعاية للمستفيد حال تم رفض تقديم الخدمة من الجمعية. 
  5. لك الحق في طلب مشاركة احد افراد عائلتك في اتخاذ القرارات فيما يخص الرعاية والخدمات المقدمة لك و في حل أي مشكلة تتعلق بها. 

السرية والخصوصية :- 

كمستفيد لك الحق في: 

  1. ان يتم التعامل مع الملف (الورقي / الالكتروني) وجميع المراسلات الخاصة بالحالة بسرية تامة. 
  2. أن تجري جميع المناقشات والاستشارات ودراسة حالتك بسرية تامة. 

الاحترام والكرامة :- 

كمستفيد لك الحق في :- 

  1. الحصول على الرعاية وخدمات الجمعية بكل احترام ومراعاة .
  2. لك الحق في طلب مشاركة احد افراد عائلتك في اتخاذ القرارات فيما يخص الرعاية والخدمات المقدمة لك و في حل أي مشكلة تتعلق بها. 

التعريف بمقدمي الخدمة :- 

كمستفيد لك الحق في : –

  1. معرفة اسماء ووظائف مقدمي الخدمة والرعاية الاجتماعية والذين يقدمون الخدمة لك . 
  2. معرفة هوية الباحث الاجتماعي / الباحثة الاجتماعية المسئولين عن رعايتك  وتقديم الخدمة لك ووسائل الاتصال بهم . 

واجباتك كمستفيد :- 

يتوجب عليكم كمستفيد ما يلي :- 

  1. تقديم كافة المستندات المطلوبة لتقديم الخدمة أو الرعاية لكم . 
  2. الافصاح عن كافة المعلومات والبيانات التي تم طلبها منكم وذلك لمقدمي الخدمة أو الباحث الاجتماعي في منزلكم في الوقت المناسب لكم لاستكمال اجراءات تقديم الخدمة وتلمس احتياجاتكم وتعريفكم بخدمات الجمعية . 
  3. المشاركة في برامج وأنشطة الجمعية التي يتم قبولها منكم والالتزام بحضورها أو الاعتذار مقدما في حال وجود ظرف طاريء . 
  4. ابلاغ الجمعية بأي تغييرات اجتماعية او اقتصادية او في مقر السكن أو وسيلة اتصال وذلك فور حدوث ذلك  التغيير . 
  5. الالتزام بتحديث بيانات الأسرة سنوياً حين يتم الاعلان عن موعد التحديث. 
  6. الالتزام بحضور البرامج التدريبية التي تقدمها الجمعية . 
  7. المحافظة على بطاقات الصراف الالكتروني وعلى الاجهزة الكهربائية وأجهزة الحاسب الالي وأي اجهزة يتم تسليمها لكم من قبل الجمعية . 
  8. الالتزام بالزي المحتشم عند مرافقة الجمعية أو المشاركة في البرامج والأنشطة التي تقيمها الجمعية في مقرها أو في أي مواقع اخرى . 
  9. الاحترام المتبادل لموظفي وموظفات الجمعية وعدم التطاول عليهم  . 
  10. عدم الانقطاع عن أي برنامج تدريبي أو منحة تعليمية يتم منحها عن طريق الجمعية إلا بعد الرجوع للجمعية وتوضيح الأسباب ليتم معالجتها . 
  11. عدم التسجيل في أي جمعية أخرى أو جهة خيرية بعد قبولكم بالجمعية إلا بعد موافقة الجمعية . 
  12. في حالة رفض المشاركة في أي برنامج  أو تدريب أو توظيف يتم ترشيحكم له من قبل الجمعية فيجب ان يكون ذلك خطياً لأنه يؤثر على استمرار تقديم خدمات الجمعية للمستفيد لأن اهداف الجمعية تنموية حيث نساند المستفيد في الاعتماد على النفس  وتحسين مستواكم الاجتماعي والاقتصادي . 
  13. في حالة عدم رضا المستفيد عن خدمات الجمعية وبرامجها ومقدمي الخدمة فإنه يجب عليكم الافصاح عن ذلك من خلال ابالغ مقدمي الخدمة مباشرة أو التواصل الهاتفي أو موقع الجمعية الالكتروني لإيصال وجهه نظركم او اقتراحكم أو الشكوى ليتم اتخاذ اللازم بشأنها. 
  14. يمكنكم الاستفسار بسؤال مقدمي الخدمة أو الباحث/الباحثة الاجتماعية بالجمعية في حالة عدم فهمكم لأي معلومة من المعلومات المذكورة في الحقوق أو الواجبات او في حال وجود اسئلة لدى المستفيد عن الجمعية. 

حالات الاستبعاد من الجمعية :-

  1. اذا لم يحصل على درجة تقييم في استمارة البحث تؤهله ضمن المستحقين من خدمات الجمعية . 
  2. زواج الأرملة أو المطلقة . 
  3. انتقال الأسرة الى خارج نطاق الجمعية . 
  4. الأسر التي تقوم بالتلاعب  في الأوراق أو التزوير أو اعطاء معلومات غير صحيحة . 
  5. اذا تم اكتشاف دخل إضافي للمتقدم غير الذي تم اثباته من قبل المتقدم . 
  6. اذا لم ينطبق سكن المتقدم مع ما تم ذكره خلال البحث . 
  7. في حال تأخر المستفيد عن تجديد الاوراق المطلوبة لمدة شهر عند تحديث بيانات المستفيدين السنوي . 
  8. في حالة اتخاذ قرار من لجنة البحث الاجتماعي بعدم الاستفادة للاكتفاء الذاتي . 
  9. لا يقبل أي عقد إيجار بين المتقدم و أقاربه (أولاده ، أخوته ، أبيه ) 
  10. اذا كان ممن زاد دخله عن الحد المانع . 
  11. في حالة ان للأسرة منزلين في نطاقين مختلفين فيخير بيم تسجيله في أحد النطاقين . 
  12. في حالة التعدي على موظفي الجمعية أو أملاكها بالكلام أو الفعل يتم إيقاف ملف المستفيد وإحالته للجهات المختصة .  
  13. في حال رفض أي مستفيد أو أحد أفراد أسرته لمشاريع  التدريب والتأهيل في الجمعية بدون سبب مقنع للإدارة يتم استبعاد ملفه مباشرة
  14. في حال رفض التعاون مع الباحث الاجتماعي / الباحثة الاجتماعية وعدم تسهيل مهمته في البحث وجمع المعلومات 

الحقوق والتظلم وتقديم الشكوى :- 

أولاً :- للمستفيد الحق في تقديم التظلم أو الشكوى لإدارة الجمعية من أي أمر يراه منتقصاً لحقوقه او تقصير في تقديم الخدمة أو اسلوب تعامل مقدمي الخدمة أو الجهات التي تتعامل معها الجمعية وتقدم خدماتها من خلالها . 

ثانياً :– على المستفيد تقديم التظلم او الشكوى خلال مدة لا تتجاوز (30) يوماً من تاريخ حدوث الحق المطالب به ولا يقبل أي تظلم أو شكوى بعد مضي هذه المدة الا بعذر مشروع تقبله ادارة الجمعية . 

ثالثاً :– على المستفيد تقديم طلب التظلم او الشكوى مشتملاً على الاتي : 

  1. المعلومات الشخصية (الاسم /رقم السجل المدني /رقم ملف الاسرة) ووسائل الاتصال (الهاتف / البريد الالكتروني) .
  2. تحديد موضوع التظلم او الشكوى وبيان الوقائع بشكل متسلسل . 
  3. تحديد الشخص أو الجهة المتظلم منها. 
  4. تحديد الضرر. 
  5. أسباب التظلم. 
  6. الخطوات السابقة التي قام بها المستفيد لمحاولة حل الموضوع. 
  7. تحديد الطلب المراد. 
  8. ايضاح او اضافة أي معلومات يراها المستفيد مؤثرة ولها علاقة بالشكوى أو التظلم.
  9. إرفاق أي وثائق تثبت صحة التظلم او الشكوى إن وجدت. 

رابعاً :-  اجراءات  التظلم او الشكوى :- 

  1. يقدم المستفيد التظلم او الشكوى الى المدير التنفيذي للجمعية أو الجهة التي يحددها المدير لاستقبال طلبات التظلم (اللجنة ). 
  2. لا ينظر في الطلبات الغير مكتملة البيانات او الاسم غير الصريح و بدون وسيلة تواصل. 
  3. على المدير التنفيذي للجمعية اتخاذ الاجراءات التي تكفل النظر في موضوع التظلم وفق ما ينص عليه لائحة حقوق المستفيدين . 
  4. يتم البت في موضوع التظلم أو الشكوى في مدة لا تتجاوز 15 يوم عمل من تاريخ تقديم الطلب او الشكوى . 
  5. تحاط طلبات التظلم او الشكوى بالسرية الكاملة و لا يطلع عليها الا الاشخاص ذوي العلاقة 
  6. يبلغ المستفيد بنتيجة التظلم أو الشكوى بأي طريقة من طرق الابلاغ ( الهاتف /البريد الالكتروني / الجوال / التواصل الشخصي / الموقع الالكتروني / … إلخ )
  7. للمدير التنفيذي للجمعية الحق في إحالة المستفيد الى لجنة الحقوق والواجبات لاتخاذ الاجراءات التأديبية في حقه ان ظهر ان تظلم المستفيد كيدية . 
  8. يمكن للمستفيد تقديم التظلم أو الشكوى لمدير عام الجمعية من خلال موقع الجمعية www.aljellah.org أو تسليمها يدوياً لمكتب رئيس الجمعية خلال ساعات العمل
  9. الرسمي من 8 صباحاً الى 12 ظهر ومن 4 عصرا الى 8 مساء من السبت الى الخميس  ضوابط تقديم خدمات المستفيدين :  

صرف الاعانة النقدية  :- 

  1. استحقاق الحالة من خلال تقرير الباحث الاجتماعي . 
  2. عدم قدرة رب الأسرة على العمل وإثبات ذلك من خلال التقارير الطبية .
  3. لا يزيد مبلغ صرف الاعانة النقدية الشهرية عن (1.000) ريال ولمدة لا تزيد عن (6) أشهر يتم بعدها رفع تقرير عن الحالة .
  4. الاولوية تكون حسب الضوابط التالية : 

1/ فئة المستفيد تكون (أ).

2/ عدد افراد الاسرة (6) أشخاص .

3/ توفر ميزانية للمشروع حسب الإمكانيات.

 صرف الاجهزة الكهربائية :- 

  1. استحقاق الحالة من خلال تقرير الباحث الاجتماعي . 
  2. عمر الاجهزة الكهربائية 4 سنوات لا يتم الصرف خلالها للمستفيد نفس الجهاز إلا بتقرير معتمد من مركز صيانة بتلف الجهاز نتيجة خلل خارج عن الارادة .  
  3. الاولوية تكون حسب الضوابط التالية : 

 1/ فئة المستفيد .

2/ عدد افراد الاسرة .

3 / تكرار الصرف (يصرف اولاً لمن لم يسبق له الصرف  أو بعد تجاوز العمر الافتراضي للجهاز ) 4/ توفر ميزانية للمشروع .

ضوابط صرف السلة الغذائية :- 

  1. الاولوية تكون حسب الضوابط التالية :- 

أ/ فئة المستفيد ( أ ، ب ، ج ، الأرامل ) .

ب/ عدد افراد الاسرة.

ج/ توفر ميزانية للمشروع .

ضوابط صرف الاثاث : 

  1. استحقاق الحالة من خلال تقرير الباحث الاجتماعي . 
  2. الاولوية تكون حسب الضوابط التالية : 
        1. فئة المستفيد (أ) و (ب)  .
        2. عدد أفراد الاسرة (6) فاعلى .
        3. تكرار الصرف (يصرف اولاً لمن لم يسبق له الصرف ) .
        4. توفر ميزانية للمشروع .

ضوابط تقديم المساعدات الطارئة : 

1/ أن يكون من المستفيدين من الجمعية فئة (أ) و(ب) وغير مسجل في الضمان الاجتماعي .

2/ أن لا تكون متأخرة لأكثر من شهر.

3/ أن يكون السداد مرة واحدة في السنة.

4/ أن لا يزيد المبلغ عن (5.000)  ريال . 

5/ توفر ميزانية للمشروع .

6/ الحريق والسيول:-

أ/ تقديم المعونة العاجلة التي تتطلبها الحالة 

ب/ أن يكون من المستفيدين من الجمعية.

ج/ قرار لجنة البحث باستحقاق الدعم ، وتقرير الدفاع المدني .

د/ أن لا يتجاوز مبلغ الإعانة (3.000) ريال.

هـ / توفر ميزانية للمشروع .

ضوابط دعم الزواج الأول  :- 

1/ أن يكون من أبناء المنطقة أو تكون الزوجة من أبناء المستفيدين بالجمعية .

2/ ان يكون مقيم ضمن نطاق الجمعية . 

3/ أن يكون الزواج الأول .

4/ ثبوت عدم الاستطاعة المادية الزواج . 

5/ ان يكون على رأس العمل  . 

6/ لم يسبق له الحصول على الدعم من أي جهة أخرى  .

7/ توفر ميزانية للمشروع .

ضوابط دعم العلاج : 

1/ أن يكون من المستفيدين من الجمعية .  

2/ مخاطبة المستشفى وإحضار تقرير طبي بالحالة أن تكون حالة المريض من الحالات التي لا يمكن علاجها من قبل المراكز الصحية أو المستشفيات الحكومية  .

  1. يلزم ان يكون التقرير الطبي موضح به خطورة تأخر الحالة وما يترتب على ذلك من ضرر على صحة المستفيد . 
  2. أن لا يتجاوز قيمة العلاج (5.000)  ريال .
  3. توفر ميزانية للمشروع .

ضوابط بناء المساكن  : 

  1. أن يكون من المستفيدين من الجمعية فئة (أ) و (ب) .
  2. الاسرة وجميع افرادها المسجلين يقيمون في الموقع منذ أكثر من خمس سنوات.
  3. لا يكون أحد افراد الاسرة موظف  يزيد دخله عن 4000 ريال
  4. لم يسبق للأسرة أو أحد افرادها الحصول على قرض من صندوق التنمية العقارية أو بنك التسليف.
  5. لا يوجد على كفالة احد افراد العائلة عمالة اجنبية بقصد التجارة.
  6. تتكون الاسرة من أربعة أفراد على الاقل.
  7. لا يوجد قريب ممن تلزمه النفقة شرعا يستطيع تأمين السكن.
  8. عدم وجود مسكن للأسرة.
  9. اثبات ملكية الارض و عدم ممانعة الجيران. 
  10. قرار لجنة البحث.
  11. توفر ميزانية للمشروع.
  12. الاولوية تكون حسب الضوابط التالية : 
  1. فئة المستفيد .
  2. عدد افراد الاسرة.

ضوابط ترميم  المساكن  : 

  1. أن يكون من المستفيدين من الجمعية. فئة أ و ب و الأرامل .
  2. الاسرة وجميع افرادها المسجلين يقيمون في الموقع منذ أكثر من خمس سنوات.
  3. لم يسبق للأسرة أو احد افرادها الحصول على قرض من صندوق التنمية العقارية أو بنك التسليف . 
  4. لا يوجد على كفالة احد افراد الأسرة عمالة اجنبية بقصد التجارة.
  5. تتكون الاسرة من أربعة أفراد على الاقل .
  6. لا يوجد قريب ممن تلزمه النفقة شرعا يستطيع تأمين السكن.
  7. عدم وجود مسكن لائق 
  8. قرار لجنة البحث . 
  9. توفر ميزانية للمشروع .
  10. لم يسبق ان قدمت له هذه الخدمة أو مضى عشر سنوات على تقديم الخدمة له . 
  1. الاولوية تكون حسب الضوابط التالية : 
  1. فئة المستفيد .
  2. عدد افراد الاسرة.

ضوابط دعم حج الفريضة  : 

  1. أن يكون سعودي الجنسية
  2. مقيما بنطاق خدمات الجمعية  لأكثر من ثلاث سنوات
  3. من المستفيدين من خدمات الجمعية
  4. من أهل السنة والجماعة
  5. السن 45 سنة فما فوق 
  6. لم يسبق له الحج
  7. وجود ميزانية للمشروع 
  8. الاولوية تكون حسب الضوابط التالية : 
        1. فئة المستفيد .
        2. عمر المستفيد.

ضوابط عامة : 

  1. استلام الطلب على أي خدمه لا يعني قبوله . 
  2. لا يتم استقبال الطلب إلا بعد اكتمال جميع المستندات .
  3. لا يتم استقبال الطلب إلا من صاحبه ، عدا الايتام والمرضى والعجزة ويتطلب وجود وكالة شرعية  . 
  4. الجمعية غير ملزمة بإعادة أوراق المتقدم في حالة عدم قبوله . 

اعتماد مجلس الإدارة :-. 

    وقد اعتمد مجلس الإدارة سياسة صرف المساعدات للجمعية في اجتماعه رقم (2) وتاريخ 05/03/2020م . وتم تأييدها من الجمعية العمومية في إجتماعها العادي بتاريخ 07/09/2020م . 

سياسة قواعد السلوك

مقدمة :-

    تتمثل هذه السياسة التعريف بالمبادئ والآداب والأخلاق الإسلامية المنبع الأساس لسلوك الفرد، ونشر القيم، مع تعزيز القيم المهنية والأخلاقية في علاقة الموظف مع زملائه ورؤسائه، والتي تندرج تحت إطار تنمية روح المسئولية، والالتزام بها مع تعزيز ثقة العملاء بالخدمات التي تقدمها الجمعية، والعمل على مكافحة الفساد بشتى صورة.

النطاق :-

    تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة على كافة العاملين ومن لهم علاقات تعاقدية وتطوعية في الجمعية، ويستثنى من ذلك من تصدر لهم سياسات سلوك وظيفية خاصة وفقاً للأنظمة.

البيان :- 

     تضمن الجمعية والعاملين بها وكل ما يتبعها على حدة الالتزام بـ:

   أولاً : النزاهة :-

  1. الترفع عن كل ما يخل بشرف الوظيفة.
  2. تخصيص وقت العمل لأداء الواجبات الوظيفية.
  3. العمل خارج وقت العمل متى ما طلب ذلك وفقاً لمصلحة الجمعية.
  4. خدمة أهداف الجمعية التي يعمل بها وغايتها.
  5. الإلمام بالأنظمة واللوائح وتطبيقها دون تجاوز أو اهمال.
  6. التحلي بالنزاهة في أي تحقيق رسمي يشارك فيه أو دعوى قضائية.
  7. اتخاذ الإجراءات الرسمية لضمان سرية المعلومات الشخصية للآخرين.
  8. توخي الموضوعية في تصرفاته من خلال العمل بحيادية ودون تمييز.

    ثانياً : الواجبات تجاه المستفيدين والعملاء :-

  1. احترام حقوقهم ومراعاة مصالحهم دون استثناء والتعامل معهم بحسن ولباقة.
  2. السعي لكسب ثقته عبر النزاهة.
  3. التجاوب معهم وفق السلوك السليم في كل الأعمال بما يتفق مع الأنظمة والتعليمات.
  4. التعامل مع الوثائق والمعلومات الشخصية بسرية تامة وفقاً للأنظمة والتعليمات.
  5. الامتناع عن أي عمل يؤثر سلباً على الثقة الوظيفية.

ثالثا : المحظورات العامة :-

  1. يحظر على العاملين إساءة استعمال السلطة الوظيفية واستغلال النفوذ، بقبول أو طلب الرشوة أو ارتكاب أي صورة من الصور المنصوص عليها في نظام مكافحة الرشوة.
  2. يحظر على العاملين التزوير أو أي صورة من صورة.
  3. يحظر على العاملين الجمع بين وظيفتين وممارسة أخرى دون الحصول على موافقة مسبقة بذلك.
  4. يحظر على العاملين الاشتراك في الشكاوى الجماعية أو رفع شكاوى كيدية ضد أشخاص أو جهات.
  5. يحظر على العاملين جمع الوثائق أو العينات أو المعلومات الشخصية عن أي شخص إلا أن تكون في إطار نظامي وضمن متطلبات العمل الضرورية.
  6. يحظر على العاملين افشاء المعلومات السرية أو الوثائق أو المستندات التي تحمل طابع الأهمية والسرية والتي حصل عليها بسبب وظيفته حتى بعد انتهاء العلاقة التعاقدية معهم مالم يكن الكشف عنها مسموحاً به صراحة بموجب الأنظمة.
  7. يحظر على العاملين الإفصاح لوسائل الإعلام بأي مداخلة أو تعليق أو تصريح في موضوعات لازالت تحت الدراسة أو التحقيق، أو عبر أي من وسائل التواصل الاجتماعي.
  8. يحظر على العاملين توجيه أي من النقد أو اللوم إلى المملكة أو أي حكومة خارجية، عبر أي وسيلة من وسائل الإعلام الداخلية أو الخارجية.
  9. يحظر على العاملين اصدار أو نشر أو التوقيع على أي خطابات أو بيان يناهض سياسة المملكة أو يتعارض مع أنظمتها السياسية ومصالحها.

  رابعاً: الهدايا والامتيازات :- 

  1. يحظر على العاملين قبول الهبات أو الامتيازات أو الخدمات التي تعرض عليهم بشكل مباشر أو غير مباشر أو أي ميزة يكون لها تأثيراً على نزاهته.
  2. يحظر على العاملين قبول أي تكريم أو هدية أو جائزة من أي جهات خارجية دون الحصول على موافقة رسمية من الجهة المشرفة.
  3. يحظر على العاملين قبول أي تسهيلات أو خصومات على المشتريات الخاصة من الموردين الذين لديهم معاملات مع الجمعية.
  4. يحظر على العاملين استخدام أي معلومة حصلوا عليها بحكم عملهم للحصول على خدمة أو معاملة خاصة من أي جهة.

   خامساً : استخدام التقنية: –

  1. على العاملين اتخاذ جميع الاجراءات اللازمة للمحافظة على الأجهزة التقنية التي بحوزته وعهدة عليه.
  2. يلتزم العاملين بعدم تحميل برامج أو تطبيقات على الاجهزة إلا بعد التنسيق مع القسم المعني بذلك.
  3. يلتزم العاملين بعدم استخدام الأجهزة إلا لأغراض العمل، وعدم تخزين معلومات ليست من ضمن العمل.
  4.   يلتزم العاملين بالمحافظة على معلومات الدخول الخاصة بهم والمعلومات السرية الموجودة في الأجهزة الخاص بهم.

   سادساً : التعامل مع الانترنت :-

  1. على العاملين الذين تتوافر لديهم إمكانية الوصول إلى شبكة الانترنت الالتزام باستخدام الشبكة لأغراض العمل.
  2. يلتزم العاملين بشروط ومتطلبات حقوق الملكية الفكرية للبرامج والملفات.
  3. يلتزم العاملين بعدم تحميل أي مواد مخلة بالآداب والأعراف أو أي نشاط غير نظامي يعاقب بموجبها مرتكبه.
  4. يلتزم العاملين الذين خصص لهم بريد الكتروني عدم استخدامه لإنشاء رسائل لا تتعلق بالأعمال المنوطة بهم، وعدم فتح أي رسالة من مصدر غير معروف إلا بعد التنسيق مع القسم المعني بذلك

سابعاً : مكافحة الفساد :-

  1. يلتزم العاملين أن يفصحوا خطيا للجمعية عن أي حالة تعارض مصالح حالة أو محتملة، وأن لا يشارك في أي قرار يؤثر بشكل مباشر أو غير مباشر على ترسيه أي عقد يكون أحد اقربائه طرف فيه.
  2. يتوجب على العاملين الإبلاغ خطيا للقسم المعني عن أي تجاوز للأنظمة والتعليمات النافذة التي يطلع عليها خلال عمله، وابلاغ الجهات المختصة عن أي فساد علم به أثناء وظيفته وذلك في سبيل جهود مكافحة الفساد

    ثامناً : التزام الجهة للموظف :-

  1. على الإدارة التنفيذية في الجمعية نشر هذه السياسة في موقعها الالكتروني، وتعريف العاملين بها وإبلاغهم بأنه يجب عليهم الالتزام بأحكامها.
  2. على الإدارة التنفيذية في الجمعية تهيئة بيئة عمل آمنة وصحية للعاملين تلبي المتطلبات الأساسية لأداء عملهم، وتطبيق الأنظمة واللوائح والقرارات بعدالة وإنصاف دون تمييز

  المسؤوليات :-

    تطبق هذه السياسة ضمن أنشطة الجمعية وعلى جميع العاملين الذين يعملون تحت إدارة واشراف الجمعية الاطلاع على الأنظمة المتعلقة بعملهم وعلى هذه السياسة والإلمام بها والتوقيع عليها، والالتزام بما ورد فيها من أحكام عند أداء واجباتهم ومسؤولياتهم الوظيفية. وعلى إدارة الموارد البشرية نشر الوعي بثقافة ومبادئ السلوك الوظيفي واخلاقيات الوظيفة وتزويد جميع الإدارات والأقسام بنسخة منه. 

اعتماد مجلس الإدارة :-  

      وقد اعتمد مجلس الإدارة سياسة قواعد السلوك للجمعية في اجتماعه رقم (2) وتاريخ 05/03/2020م . وتم تأييدها من الجمعية العمومية في إجتماعها العادي بتاريخ 07/09/2020م . 

سياسة مصفوفة الصلاحيات بين مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية

مقدمة :-

    إن سياسة مصفوفة الصلاحيات بين مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية تعد مطلباً أساسياً من متطلبات ضوابط الرقابة الداخلية في الجمعية حيث أنها تعمل على تحديد المسئوليات والصلاحيات لشاغلي الوظائف الإدارية التنفيذية العليا لاعتماد القرارات والمعاملات في الجمعية، والتي من شأنها أن تعزز من ضبط وحوكمة مسارات تدفق المعاملات والاجراءات، لتمنع مخاطر الفساد والاحتيال..

النطاق :-

   تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة على كافة العاملين ومن لهم علاقات تعاقدية وتطوعية في الجمعية، ويستثنى من ذلك من تصدر لهم سياسات وظيفية خاصة وفقاً للأنظمة.

البيان :-

أولاً: مصفوفة صلاحيات مجلس الإدارة :-

  1. إعتماد التوجيهات الأساسية والأهداف الرئيسية للجمعية والإشراف على تنفيذها.
  2. إعتماد الأنظمة واللوائح والضوابط للرقابة الداخلية والإشراف عليها، وما يتبع ذلك من تحديد للمهام والاختصاصات والواجبات والمسؤوليات بين المستويات الوظيفية المختلفة.
  3. وضع نظام للحوكمه خاص بالجمعية والإشراف العام عليه ومراقبة مدى فاعليته وتعديله إن دعت الحاجة، بما لا يتعارض مع ما تقرره جهة الاشراف على الجمعية.
  4. وضع واعتماد سياسة مكتوبة تنظم العلاقة مع أصحاب المصالح من أجل حمايتهم وحفظ حقوقهم.
  5. وضع واعتماد سياسة لتفويض وتنفيذ الأعمال المنوطة بالإدارة التنفيذية.
  6. وضع واعتماد السياسات والإجراءات التي تضمن التزام الجمعية للأنظمة واللوائح والتزامها بالإفصاح عن المعلومات الجوهرية لأصحاب المصالح مع الجمعية.
  7. اعتماد السياسات الداخلية المتعلقة بعمل الجمعية وتطويرها.
  8. تحديد الصلاحيات والاختصاصات والمسؤوليات التي يتم تفويضها للإدارة التنفيذية، وإجراءات اتخاذ القرار ومدة التفويض. كما يحدد المجلس الموضوعات التي يحتفظ بصلاحية البت فيها.
  9. وضع موجهات ومعايير عامة للاستثمارات.
  10. 10.إدارة الاستثمارات والأنشطة العقارية للجمعية.
  11. تحديد التصور العام للمخاطر التي تواجه الجمعية.
  12. 12.مراجعة وتقييم أداء الرئيس/المدير التنفيذي وتوفير الدعم له.
  13. 13.الاعتمادات المالية والتوقيعات على أوامر الصرف والشيكات.
  14. 14.البت في التعيين والفصل لشاغلي الوظائف الإدارية العليا
  15. 15.  إقرار واعتماد الهيكل التنظيمي والتعديلات الطارئة عليه

 ثانياً: مصفوفة صلاحيات الإدارة التنفيذية:

  1. القيادة المثلى لفريق العمل من خلال معايير مرحلية متطورة.
  2. ربط الأهداف بالاستراتيجيات والخطط والتقييم الدوري.
  3. رفع تقارير دورية لمجلس الإدارة بشأن ممارساتها للصلاحيات المفوضة بها.
  4. رفع التقارير المالية ومشروع الموازنة التقديرية لاعتماده.
  5. رفع التقويم الوظيفي للعاملين لاعتماده.
  6. إصدار التعاميم والتعليمات الخاصة بسير العمل.
  7. التوصية في التعيين للوظائف الشاغرة لاعتمادها.
  8. رفع تقرير بإنهاء العقود الوظيفية للمجلس. 

ثالثاً: الواجبات تجاه الرؤساء التواصل بين أعضاء المجلس والإدارة التنفيذية:

  1. يتم توجيه الدعوة لعقد اجتماع من قبل رئيس المجلس أو أحد اللجان الفرعية عن المجلس.
  2. عدم إلغاء أو تأجيل الاجتماعات المجدولة إلا بعد التنسيق والتشاور مع رئيس المجلس أو رئيس اللجنة.
  3. لرئيس المجلس أن يدعو لاجتماع طارئ غير مجدول متى رأى ضرورة ذلك، أو بناءً على طلب من أعضاء المجلس.
  4. أن يتم التنسيق بين رئيس المجلس وأمين السر والأعضاء والرئيس التنفيذي عند وضع جدول أعمال الاجتماع.
  5. يتوجب على الإدارة التنفيذية تزويد مجلس الإدارة بتقرير شهري يتضمن أدائها.
  6. أمين مجلس الإدارة هو جهة التواصل مع أعضاء مجلس الإدارة في الأمور المتعلقة بشؤون مجلس الإدارة، وفي حال غيابه يقوم مقامه مفوض من الإدارة التنفيذية ممن لهم علاقة وخبرة بأعمال المجلس بموجب توجيه من المدير التنفيذي بالقيام بالمهمة إلى حين عودة أمين المجلس.
  7. لأعضاء مجلس الإدارة واللجان التواصل مع المدير التنفيذي والمدير المالي أو أي من أعضاء الإدارة التنفيذية عند الحاجة لذلك

المسؤوليات :-

    تطبق هذه السياسة ضمن أنشطة الجمعية وعلى جميع العاملين والمنتسبين الذين يعملون تحت إدارة واشراف الجمعية الإطلاع على الأنظمة المتعلقة بعملهم وعلى هذه السياسة والإلمام بها والتوقيع عليها، والالتزام بما ورد فيها من أحكام عند أداء واجباتهم ومسؤولياتهم الوظيفية. وعلى الإدارة التنفيذية تزويد جميع الإدارات والأقسام بنسخة منها.

اعتماد مجلس الإدارة :-

     وقد اعتمد مجلس الإدارة سياسة مصفوفة الصلاحيات بين مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية للجمعية في اجتماعه رقم (2) ، وتاريخ 05/03/2020م . وتم تأييدها من الجمعية العمومية في إجتماعها العادي بتاريخ 07/09/2020م . 

سياسة إدارة المتطوعين

مقدمة :- 

    الغرض من هذه السياسة تحديد وتوضيح سياسات التطوع التي من شأنها تنظيم علاقة الجمعية بالمتطوعين بها، وذلك عن طريق تحديد وتوضيح واجبات وحقوق كلا الطرفين. 

النطاق :-

      تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة لعملية التطوع والمسؤوليات المحددة للأطراف في ذلك.

أنواع التطوع :-

  • تطوع دائم: أن يكون المتطوع عاملاً بشكل مستمر.
  • تطوع مؤقت: وهو أن يكون التطوع إما: 
  • لفترة زمنية محددة أو لفترات زمنية متقطعة حسب الحاجة.
  • لنشاط محدد ومعين فقط أو لجملة فعاليات محددة.

أساليب التطوع :-

  • التطوع المستمر: كامل الوقت اليومي.
  • التطوع الجزئي: جزء من الوقت حسب الاتفاق بين الجمعية والمتطوع.
  • التطوع المشروط: حسب الشروط المتفق عليها بين الجمعية والمتطوع.

حقوق المتطوع :-

  • التعامل معه باحترام وثقة وشفافية، وأن جهوده تساهم فعلياً في تحقيق أهداف الجمعية.
  • اطّلاعه بطريقة مهنية وواضحة على مناخ الجمعية وتنظيماتها والمعلومات الضرورية للقيام بمهامه.
  • مساعدته على إبراز قدراته ومواهبه.
  • إدماجه في العمل، والعمل على توظيف طاقاته وقدراته للاستفادة منها بأكبر قدر.
  • تقديم التوجيه والتدريب للمتطوع ليتمكن من القيام بالمهام المنوطة به بكفاءة وفاعلية.
  • عدم الالتزام بأي حقوق مالية سوى ما يترتب من مصروفات لازمة لتسيير الأعمال؛ على سبيل المثال لا الحصرتذاكر سفر أو مصروفات نثرية“. 

واجبات المتطوع :- 

  • الالتزام بالقوانين واللوائح التي تحددها الجمعية.
  • المحافظة على سرية المعلومات في الجمعية، والأدوات العمل التي بحوزته، وموارد الجمعية.
  • التعاون والمبادرة والاستعداد للعمل التطوعي، والعمل ضمن فريق واحد.
  • الالتزام بالعمل التطوعي كالالتزام بأخلاقيات المهنة والتعامل معها بمثابة العمل الرسمي له.
  • المشاركة في الأنشطة والفعاليات التطوعية.
  • حسن التعامل مع الآخرين.
  • عدم المطالبة بأي مستحقات مالية نتيجة الأعمال التطوعية.
  • القيام بالعمل المنوط به على أكمل وجه، وتقبل توجيهات المسؤولين في الجمعية.
  • لا يستغل موقعه لتحقيق منفعة شخصية أو أهداف أخرى.

المسؤوليات :-

   تطبق هذه السياسة ضمن أنشطة الجمعية وعلى جميع الأفراد الذين يتولون عملية التطوع التقييد بما ورد فيها. ويشجع أولئك الذين يُستخدمون في عملية التطوع على توقيع مدونة القواعد الأخلاقية والسلوك المهني.

اعتماد مجلس الإدارة :-

     وقد اعتمد مجلس الإدارة سياسة إدارة المتطوعين للجمعية في اجتماعه رقم (2) وتاريخ 05/03/2020م . وتم تأييدها من الجمعية العمومية في إجتماعها العادي بتاريخ 07/09/2020م . 

لائحة الموارد البشرية

  الفصل الأول : أحكام عامة

  1. وضعت أحكام هذا النظام بما يتوافق مع نظام وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية .  
  2. يهدف هذا النظام إلى تنظيم العلاقة بين الجمعية وموظفيه بما يحقق المصلحة العامة ومصلحة الطرفين وليكون الجميع على بينة من أمره عالماً بما له وما عليه.
  3. تسري أحكام هذا النظام علي جميع العاملين بالجمعية سواءً كانوا موظفين متعاقدين (الدوام الكلي والجزئي ) أو من يأخذ حكمهم ، وأيضاً المتطوعين فيما يشملهم من بنود هذا النظام.
  4. يعتبر هذا النظام متمماً لعقد العمل فيما لا يتعارض مع الأحكام والشروط الأفضل للموظف الواردة في العقد.
  5. لإدارة الجمعية الحق في إدخال تعديلات على أحكام هذا النظام كلما دعت الحاجة لذلك ، ولا تكون هذه التعديلات نافذة إلا بعد اعتمادها من مجلس إدارة الجمعية.
  6. تطلع الجمعية الموظف عند التعاقد على أحكام هذا النظام وينص على ذلك في عقد العمل ، ولا تتحمل الجمعية أي مسؤولية أو نتيجة لإهمال الموظف أو تقصيره في قراءة ومعرفة هذا النظام.
  7. تحسب المدد والمواعيد المنصوص عليها في هذا النظام أو عقود العمل بالتقويم الميلادي .
  8. يصدِّر مدير الجمعية القرارات التنفيذية لهذا النظام بما لا يتعارض مع أحكامه.
  9. يتم الرجوع إلى نظام العمل في المملكة العربية السعودية فيما لم يرد فيه نص في هذا النظام .
  10. يقصد بالعبارات والألفاظ التالية أينما وردت في هذا النظام المعاني الموضحة أمام كل منها على النحو التالي :

الجمعية

جمعية البر الخيرية بالجله وتبراك .

إدارة الجمعية

  رئيس  الجمعية : مسفر بن مسفر القويفل .

لجنة الوظائف

هي اللجنة المختارة من مجلس إدارة الجمعية للقيام بمهام الوظائف والتوظيف.

الموظف

هو كل من يعمل لمصلحة الجمعية وتحت إدارتها أو إشرافهاسواءً داخل مبنى الجمعية أو خارجهمقابل أجر مادي أياً كانت التسمية التي تطلق عليه.

المتطوع

هو كل شخص طبيعي يعمل لمصلحة المنشأة وتحت إدارتها أو إشرافها تطوعاُ وبدون مقابل مالي أو عيني .

الراتب

هو كل ما يعطى للموظف كنقد مقابل عمله شاملاً البدلات بموجب عقد عمل مكتوب مهما كان نوع هذا الأجر.

الراتب الأساسي أو أصل الراتب

هو ما يعطى للموظف كنقد مقابل عمله بدون بدلات ، ويحدد له مرتبة ودرجة في سلَّم الرواتب.

سلم الرواتب

هو جدول بالرواتب الأساسية المعتمدة في الجمعية شاملاً لجميع المسميات الوظيفية المعتمدة بالجمعية ، وموزَّعة حسب المراتب والدرجات.

المربوط الأول

هو الراتب الأساسي في أول درجة وأول مرتبة مستحقه للمسمى الوظيفي في درجات ومراتب سلَّم الرواتب.

العلاوة  

هي زيادة سنوية على الراتب الذي يحصل عليه الموظف بشكل سنوي وفق سلم الرواتب

عقد العمل

هو كل اتفاق محدد المدة أو غير محدد المدة أو لعمل معين يبرم بين الجمعية والعامل يتعهد فيه الأخير بأن يعمل في خدمة الجمعية وفقاً لأحكام وشروط العقد ولائحة تنظيم العمل تحت إدارتها وإشرافها مقابل الأجر المتفق عليه.

  1. اللغة العربية هي اللغة المعتمدة والرسمية والواجب استعمالها بالنسبة لجميع العقود والسجلات والملفات والبيانات المتداولة وغيرها مما هو منصوص عليه في أحكام هذا النظام ، أو في أي قرار إداري يصدر تنظيماً لأحكام هذا النظام ، وفي حالة استعمال الجمعية للغة أجنبية إلى جانب اللغة العربية يعتبر النص العربي هو النص المعتمد دوماً.

الفصل الثاني : الوظائف

  1. المسميات الوظيفية المعتمدة بالجمعية هي : 

التصنيف

المسمى الوظيفي

التوضيح

وظائف إدارية

مدير  

 مدير الجمعية / مدير إدارة

نائب المدير

نائب مدير الجمعية / نائب مدير إدارة

 رئيس قسم

رئيس قسم إداري بالجمعية

 نائب رئيس قسم 

نائب رئيس قسم إداري بالجمعية

وظائف إشرافية

رئيس قسم الموارد المالية

 

مسؤول تسويق

مسوق مشاريع الجمعية /مندوب مبيعات / موظف مبيعات

 مسؤول استثمار

 

 مسؤول استقطاعات

 

مسؤول علاقات

 

وظائف

تخصصية

محاسب

 

 اعلام

    (المصمم /  المنتج / المحرر)

    (فني تسجيل وتوثيق صوتي ومرئي).

 باحث اجتماعي

  

وظائف عامة

سكرتير / مدخل بيانات

سكرتير / مدخل بيانات

موظف إداري

 مدخل بيانات  

  أمين مستودع

 

 موظف ميداني

جميع الموظفين الميدانيين

تسويق

 

وظائف خدمة

مأمور خدمات (1)

موظف الاستقبال / مراسل / سائق /مراقب

مأمور خدمات (2)

حارس / عامل / فرَّاش

  1.  
      • الرقم الوظيفي : وهو الرقم الخاص بالوظيفة ، وتكون متسلسلة حسب تواريخ اعتمادها  مكونه من ثمانية أرقام تبدأ برقم ……………      

 

مسمى الوظيفة

الرقم الوظيفي

 

المدير التنفيذي 

  

السكرتير

  

مدير الخدمة الاجتماعية 

  

الباحث الاجتماعي 

  

الباحث المكتبي 

  

مدير الإدارة المالية 

  

المحاسب 

  

امين الصندوق  

  

أمين المستودع 

  

مدير الشؤون الإدارية 

  

مدخل بيانات 

  

مراسل 

  

معقب 

  

الأرشيف 

  

مدير الدارئرة الإعلامية 

  

منتج 

  

مصمم 

  

محرر

  

باحث اجتماعي 1

  

باحث اجتماعي 2

  

مدير المشاريع 

  

السكرتير1

  

الفصل الثالث : التوظيف والعقود

  1. عند حاجة أي قسم من أقسام الجمعية لفتح وظيفة جديدة ، يقوم رئيس القسم بتعبئة النموذج المعد لذلك (نموذج رقم 1) ـ راجع جزء النماذج في آخر هذا النظاملمدير الموارد البشرية  لعرضها على لجنة الوظائف وإنهاء باقي الإجراءات الإدارية.
  2. للجنة التوظيف الحق في قبول أو رفض أي وظيفة جديدة يطلبها أي قسم من أقسام الجمعية بعد دراسة الحاجة الفعلية لهذه الوظيفة ومدى تأثيرها في إنجاح العمل.
  3. يتم الإعلان عن الوظائف الشاغرة بالجمعية في (نموذج رقم 3) ويحدد فيها مؤهلات ومميزات الوظيفة وشروط القبول.
  4. تقوم إدارة الموارد البشرية بدراسة أوراق المتقدمين على الوظائف الشاغرة وإكمال الترتيبات لاختيار الموظف المناسب وتعميد شؤون الموظفين بإكمال الترتيبات للمقابلة الشخصية فيما بعد.
  5. يشـترط لقبول التوظيف والعمل بالجمعية أن يكون المتقدِّم للعمل مستوفياً للشروط العامة التالية :
  • أن يكون طالب العمل سعودي الجنسية.
  • الأمانة وحسن الخلق. 
  • القدرة على العمل في فريق واحد وحسن التصرف والتعامل مع الآخرين.
  • المؤهلات العلمية أو الخبرات العملية المطلوبة للوظيفة.
  • أن يكون لائقاً طبياً للوظيفة المرشح للتعيين عليها.
  • اجتياز الاختبارات أو المقابلات الشخصية بنجاح.

ويجوز للمنشأة إعفاء طالبي العمل السعوديين من شرط أو أكثر من هذه الشروط عدا شرط اللياقة الطبية

  1. يجوز استثناءًا توظيف غير السعودي وفقاً للشروط والأحكام الواردة في المواد (26) ، (32) ، ( 33 )  من نظام العمل وأن يكون مصرحاً له بالعمل بالنسبة للعامل غير السعودي ، ولديه إقامة سارية المفعول . 
  2. يجب على الموظف المتقدم للتوظيف بالجمعية أن يقدم إلى شؤون الموظفين المسوغات الآتية :
  • تعبئة استمارة البيانات الشخصية للموظف (نموذج رقم 4).
  • السيرة الذاتية .
  • صورة الهوية (البطاقة للسعوديين والإقامة لغير السعوديين) .
  • صورة الشهادات العلمية والإدارية الحاصل عليها .
  • صورة مصدقة من المؤهلات العلمية والخبرات العملية ، أو إحضار الأصل للمطابقة.
  • عدد 2 صورة شمسية ملونة مقاس 3 × 4 سم.

تحفظ هذه المستندات في ملف خدمة الموظف.

  1. تقوم بالمقابلة الشخصية للموظفين الجدد لجنة تشكل من ثلاثة أعضاء أو أكثر حسب الاحتياج : (المدير التنفيذي ، مدير المدير الموارد البشرية، رئيس القسم أو من ينوب عنه) أو ما تراه إدارة الجمعية.
  2. لجنة المقابلة الشخصية هي الجهة المخولة بالتوصية بقبول أو رفض الموظف المتقدم على وظيفة شاغرة بعد إجراء المقابلة الشخصية والرفع بذلك لاعتماده من رئيس الجمعية ، وتتم هذه الخطوات بمتابعة مدير الموارد البشرية وفق (نموذج رقم 2) و(نموذج رقم 6).
  3. 10.يحرر عقد عمل لكل موظف يتم ترسيمه حسب الإجراءات المتبعة في ذلك.
  4. يتم استخدام الموظف بموجب عقد عمل (نموذج رقم 7) يحرر من نسختين ويكون النص المكتوب باللغة العربية هو المعتمد دوماً ، وتسلم نسخة من العقد للموظف وتودع النسخة الأخرى في ملف خدمته بعد توقيع الموظف بالموافقة على الشروط الواردة فيه ، ويجب أن يتضمن العقد بيانات بطبيعة العمل والشروط المتفق عليها وما إذا كان العقد محدد المدة أو لمدة غير محددة وساعات العمل وأية بيانات ضرورية أخرى.
  5. 12.لا يجوز للجمعية تكليف الموظف بعمل يختلف اختلافاً جوهرياً عن العمل المتفق عليه بغير موافقته إلا في حالات الضرورة وما تقتضيه مصلحة العمل ، على أن يكون ذلك بصفة مؤقتة.
  6. 13.يعتبر الوصف الوظيفي للوظيفة وعقد العمل ومرفقاته المرجع الأساسي للمهمات المطلوبة من الموظف عند الخلاف حول ذلك.
  7. 14.يعد قسم الموارد  البشرية ملف خاص بكل موظف ويقوم بمتابعته ، وتحفظ فيه جميع البيانات والمعاملات الرسمية الخاصة بالموظف : (البيانات الشخصية ، صور فوتوغرافية ، صورة الهوية ، صور الشهادات الحاصل عليها ، السيرة الذاتية ، تاريخ بدء العمل ، المسمى الوظيفي ، القسم ، الإجازات ، الاستئذانات ، الكشوفات الطبية ، الخطابات ، تقويم الأداء ، التقارير السنوية ، التنبيهات والإنذارات ، والإجراءات الجزائيةإلخ).
  8. 15.الفترة التجريبية للموظف الجديد ثلاثة أشهر عمل -(يُستثنى منها إجازات الأعياد  )- يبدأ احتسابها من تاريخ التوظيف المعتمد في نموذج التوظيف (نموذج رقم 2) ، ولا يحق للموظف خلال هذه الفترة التمتع بمميزات الموظفين المرسَّمين إلى أن يتم الترسيم (بعد الفترة التجريبية).
  9. 16.يتم ترسيم الموظف الجديد بشكل رسمي أو الاستغناء عن خدماته أو تمديد الفترة التجريبية لفترة لا تزيد عن ثلاثة أشهر إضافية بعد الفترة التجريبية الأولى بناءً على توصية رئيس القسم مرفقة بتقويم للموظف عن الفترة التجريبية في (النموذج رقم 14) و موافقة الموظف الخطية.
  10. 17.للرئيس المباشر الحق في تقديم توصية لشؤون الموظفين بقبول ترسيم الموظف قبل انتهاء الفترة التجريبية إذا ما رأى أهلية وكفاءة الموظف لشغل هذه الوظيفة، على أن لا تقل فترة التجربة عن شهر ، وله عكس ذلك إذا رأى عدم أهليته ويُرفق تقويم لأداء الموظف عن الفترة التجريبية وفق (نموذج رقم 14).
  11. 18.إذا ثبت للجمعية في أي وقت أن التوظيف تم نتيجة لانتحال الموظف شخصية غير صحيحة أو نتيجة تقديمه بيانات أو مستندات غير صحيحة أو مزورة ، فإن للجمعية فسخ العقد دون حاجة لأي إشعار سابق ودون مكافأة أو تعويض، وذلك في نطاق حكم المادة 83 من نظام مكتب العمل وللجمعية الحق في اتخاذ الإجراء القانوني المناسب حيال هذا الموظف.
  12. 19.يحق للجمعية إلغاء عقد العامل الذي لا يباشر مهام عمله دون عذر مشروع خلال (15) يوماً من تاريخ العقد بين الطرفين إذا كان متعاقداً معه من داخل المملكة وإذا لم يضع نفسه تحت تصرف الجمعية فور وصوله للمملكة إذا كان متعاقداً معه من الخارج .
  13. 20.لجنة الوظائف هي الجهة المخولة بتحديد مقدار الراتب [الدرجة والمرتبة في سلم الرواتب] الذي يُصرف للموظف الجديد حسب المؤهلات والخبرات الحاصل عليها.
  14. 21.مكافأة الفترة التجريبية للموظف الجديد هي نسبة 70% من أصل الراتب المتوقع حصوله عليه بعد تحديد المرتبة والدرجة وفق المؤهلات والخبرات الملائمة للمسمى الوظيفي الذي تقدم إليه الموظف.
  15. 22.ترتبط أشهر صرف المكافأة بالفترة التجريبية والتي متوسطها ثلاثة أشهر وأقلها شهر وأكثرها ستة أشهر.
  16. 23.في حالة حصول الموظف على تقييم ممتاز أو جيدجداً بعد الفترة التجريبية فإنه يحصل على فرق المكافأة مع أصل الراتب وهي نسبة 30% مضروبةً في عدد أشهر الفترة التجريبية تعطى للموظف مع أول راتب بعد الترسيم.
  17. 24.عند حصول الموظف الجديد على تقييم جيد أو أقل في تقييم أدائه للفترة التجريبية التي لا تتجاوز ثلاثة أشهر على مسمى وظيفي ما ، وثبت من خلال التقييم قدرته على القيام بمهام وظيفة شاغرة أخرى فإنه يسوغ انتقاله من هذا المسمى إلى المسمى الوظيفي الآخر ويبقى في فترة تجريبية أخرى لا تزيد عن ثلاثة أشهر ، بحيث يكون إجمالي الفترتين ستة أشهر ، أما إذا قضى ستة أشهر في الفترة التجريبية للوظيفة الأولى فلا يسوغ له التقدم على الوظيفة الأخرى ، إلا بصورة ابتدائية للوظيفة الأخرى.
  18. 25.يجوز للجمعية أن تتعاقد مع أي مؤسسة لتوفير مختصين أو فنيين او عمال للعمل لديها في أعمال محددة، ويوقع عقد مع صاحب المؤسسة وفق الإجراءات النظامية الخاصة بهذا، ويتم صرف رواتب هؤلاء من قبل الجمعية بموجب العقد ولا تتحمل الجمعية أي مصاريف أخرى، ويمكن نقل كفالة أي عامل إذا كان مناسباً للعمل في الجمعية وفق الإجراءات النظامية.

الفصل الرابع : الـــدوام

  1. أيام العمل الأسبوعية ستة أيام  ، ويكون يوم الجمعة راحة أسبوعية رسمية براتب كامل لجميع الموظفين ، وللجمعية أن تستبدل يوم الجمعة بيوم آخر لبعض موظفيه متى دعت الحاجة لذلك، وذلك بعد الحصول على موافقة مدير الجمعية  باستخدام (نموذج رقم 8) لتعديل الدوام، مع تمكينهم من أداء واجباتهم الدينية.
  2. يجوز عمل فترات مناوبة بين الموظفين ليوم السبت ويوضع جدول مناوبات يتضمن بيان موعد دوام كل موظف وتاريخ الدوام. 
  3. يكون حضور الموظفين إلى أماكن العمل وانصرافهم منها في المواعيد المحددة في هذا النظام ، ولا يحق للموظف تغيير أوقات ساعات العمل ولو بشكل مؤقت دون اعتماد من رئيس القسم وموافقة إدارة الجمعية على ذلك وفق (نموذج رقم 8) ، ويُستثنى من ذلك الوظائف المناطة بالإنجاز أو المهمات والغير مرتبطة بوقت للحضور أو للانصراف.
  4. يراعى في أوقات العمل بالجمعية ألا يعمل الموظف أكثر من خمس ساعات متوالية دونما فترة راحة .
  5. أنواع الدوام بالجمعية (صباحية فقط، مسائية فقط، أو فترتين صباحية ومسائية) ويُحدد دوام كل وظيفة ضمن التصنيفات السابقة عند اعتمادها وذلك حسب الاحتياج على ألا تزيد لا تزيد ساعات العمل في الجمعية عن 8 ساعات يومية ماعدا يوم السبت يكون العمل لأربع ساعات فقط . 
  6. تحدد ساعات العمل في شهر رمضان المبارك حسب حاجة العمل ويصدر بذلك تعميم . 
  7. يتم اعتماد حضور وانصراف الموظف باستخدام نظام الحضور والانصراف المستخدم بالجمعية ، علماً بأن شهر العمل (يبدأ بتاريخ 20 من الشهر السابق وينتهي بتاريخ 19 من ذلك الشهر).
  8. لا يلزم استخدام البصمة أو التوقيع في أيام العمل الخارجي (خارج مبنى الجمعية) إذا تعذَّر معه الحضور للجمعية، وفي حالة وجود حالات دوام خاصة فلابد من اعتماد رئيس القسم وإشعار مدير الموارد البشرية بذلك.
  9. ساعات العمل الميدانية يُقدِّر فيها رئيس القسم وقت العمل الخارجيالميدانيللموظف وتكون بإشرافٍ منه، ولا يُشترط لها استخدام البصمة أو التوقيع للحضور أو الانصراف إذا تعارضت أوقاتها مع أوقات الدخول أو الانصراف، ويُشترط توقيع رئيس القسم في نموذج الدوام أمام هذه الأيام لاعتمادها كساعات عمل لدى إدارة الموارد البشرية، قبل إقفال دوام ذلك الشهر.
  10. يتغاضى عن الموظف الجديد نسيانه لاستخدام نظام الحضور والانصراف خلال الفترة التجريبية على أن لا تزيد عن أربع مرات خلال الشهر، حتى يعتاد على نظام الجمعية في دخول وانصراف الموظفين.
  11. يتغاضى عن نسيان الموظف لاستخدام نظام  الدوام في الدخول أو الخروج لمرَّة واحدة في الشهر ويبدأ الحسم إذا تكرر النسيان لأكثر من ذلك.
  12. استئذان الموظف يكون وفق نموذج الاستئذان (نموذج رقم 13) وباعتماد من رئيسه المباشر، ضمن إحدى الحالات التالية : 
  • التأخر في الحضور عن وقت الدوام.
  • الانصراف قبل نهاية وقت الدوام.
  • الخروج أثناء الدوام الرسمي.
  1. يحق للموظف تعويض ساعات الاستئذان قبل إقفال دوام الشهر، وفي حال عدم التعويض يتم خصم ساعات الاستئذان بعد جمعها من رصيد الاجازة الاعتيادية للموظف. الفصل الخامس : الـــرواتــــب
  1. يتشكل سلَّم الرواتب من ستة مراتب تشتمل كل مرتبة على خمسة عشر  درجة، 
  2. يتم تعيين الموظفين على وظائف ذات مسميات ومواصفات معينة، ويكون التعيين وفقاً للمرتبة المحددة للوظيفة ، ويمنح الموظف عند التعيين أول مربوط في المرتبة المعين عليها طبقاً لسلم الرواتب المعتمد ما لم يتفق في عقد العمل على أجر أكبر ، أو ترى لجنة التوظيف أهليته لأن يكون على درجات متقدمة في المرتبة التي يستحقها (انظر سلم الرواتب في نهاية هذا النظام).
  3. تدفع أجور العاملين بالريال السعودي ويتم دفعها خلال ساعات العمل وفي مكانه في اليوم السابع والعشرين من كل شهر ميلادي على أن لا تتأخر عن اليوم الثلاثين إلا لظروفٍ خارجةٍ عن إرادة الجمعية وتودع في حسابات الموظفين البنكية وفقاً للأحكام التالية :
  • العامل ذو الأجر الشهري يصرف أجره في نهاية الشهر  .
  • العامل باليومية أو بالقطعة يصرف أجره في نهاية الأسبوع .
  • العامل الذي تنهي المنشأة خدمته، يدفع أجره وكافة مستحقاته فوراً . 
  • العامل الذي يترك العمل من تلقاء نفسه يدفع أجره وكافة مستحقاته خلال مدة لا تتجاوز سبعة أيام من تاريخ ترك العمل .
  • أجور الساعات الإضافية تدفع في ميعاد أقصاه ثلاثة أيام من تاريخ انتهاء التشغيل الإضافي ما لم يتم دفعها مع الأجر العادي للعامل .
  1. يتم صرف الرواتب بعد خصم أي مبالغ مستحقة للجمعية وذلك في نطاق العمل بأحكام هذا النظام.
  2. إذا صادف اليوم المحدد لدفع الأجور يوم الراحة الأسبوعية أو يوم عطلة رسمية فيتم الصرف في يوم العمل الذي يسبقه.
  3. أي تأخير في صرف الراتب بسبب عدم اكتمال بيانات الموظف لذلك الشهر فيتحمَّل نتيجتها الموظف نفسه، سواءً بمسارعته لإكمالها أو اعتماد الراتب الشهري بالحسميات التي تطابق هذا التقصير.
  4. يوقع الموظف عند استلام راتبه أو أي مبالغ نقدية هي من حقوقه على الشيك أو الكشف المعد لهذا الغرض ، وللموظف أن يوكل من يشاء لقبض راتبه ومستحقاته لدى الجمعية وذلك بموجب تفويض كتابي موقع منه لمدير الشؤون المالية أو من ينوب عنه بعد اعتماده من مدير الجمعية وفق (نموذج رقم 17).

الفصل السادس :التدريب والتأهيل

  1. تقوم الجمعية بتدريب وتأهيل عمالها السعوديين وإعدادهم مهنياً بشكل دوري وبنسبة لاتزيد عن (12%) من المجموع الكلي للموظفين سنويا .
  2.   يستمر صرف أجر العامل طوال فترة التدريب أو التأهيل .
  3. تتحمل الجمعية تكاليف التدريب والتأهيل وتؤمن تذاكر السفر في الذهاب والعودة كما تؤمن  وسائل المعيشة من مأكل ومسكن وتنقلات داخلية .
  4. يجوز للجميعة أن تنهي تدريب أو تأهيل العامل وأن تحمله كافة النفقات التي صرفتها عليه في سبيل ذلك ، وذلك في الحالات  الآتية :

( أ )  إذا ثبت في التقارير الصادرة عن الجهة التي تتولى تدريبه أو تأهيلة أنه غير جاد في ذلك 

(ب)  إذا قرر العامل إنهاء التدريب أو التأهيل قبل الموعد المحدد لذلك دون عذر مقبول.

  1. تقوم الجمعية بتدريب المتطوعين الملتحقين بالعمل لديها حسب الإمكان على ان تتحمل الجمعية نفقات ومصاريف التدريب من ميزانيتها بما في ذلك تذاكر السفر ولوازمة لو كان التدريب خارج المحافظة .
  2. لا يتم اعتماد أي دورة للموظف الا بموافقة خطية من إدارة الجمعية حتى لو كانت على حساب الموظف الشخصي .

الفصل السابع: العـلاوات

  1. يعطى الموظف علاوة سنوية ثابتة وهي نسبة من أصل الراتب ، وتصرف حسب تقدير الموظف في التقييم السنوي وهي  كالتالي :

التقدير 

جيد

جيد جدا

ممتاز

نسبة العلاوة السنوية الثابتة من أصل الراتب

3 %

4 %

5 %

  1. يشترط لحصول الموظف الجديد على العلاوة السنوية الثابتة أن يكون الموظف قد أمضى الفترة التجريبية (ثلاثة أشهر) وبتقويم في الأداء لا يقل عن جيدجداً أو تم ترسيمه قبل انتهاء الفترة التجريبية على أن يكون ذلك قبل تاريخ 1/1 (بداية العام الميلادي الجديد).
  2. يعطى الموظف علاوة أداء تضاف لأصل الراتب مع بداية كل عام ميلادي إذا استوفى الشروط التالية : 
  • تقييم لأدائه الوظيفي لا يقل عن جيد جداً.
  • أن يكون قد أمضى في العمل ستة أشهر فأكثر شاملة للفترة التجريبية.

شرط التقدير الحاصل عليه

ممتاز

جيد جداً

أقل من جيد جداً

نسبة علاوة الأداء من الراتب الأساسي

5 %

4 %

يحرم علاوة الأداء

  1. معادلة احتساب مبلغ علاوة الأداء من الراتب الأساسي :

الراتب الأساسي ÷ 100 × نسبة التقويم = النتيجة.

  1. تدفع علاوة الأداء للموظف لمدة سنة بناءً على تقييم أدائه للسنة التي قبله ثم تحذف بنهاية العام ، وتعتمد علاوة الأداء الجديدة للسنة الجديدة بناءً على تقييم أدائه الجديد لسنة العمل الأخيرة.
  2. يحق لإدارة الجمعية حرمان الموظف من العلاوة السنوية الثابتة (الترقية) أو علاوة الأداء حسب ظروف ميزانية الجمعية او كعقوبة تأديبية متى أُقِرَّ ذلك في إجراء جزائي نتيجةً لإخلال الموظف بشيء من أنظمة وآداب وسلوكيات الجمعية أو لأي سبب آخر تراه مناسباً لذلك أو حصلو الموظف على تقدير أقل من جيد في تقيم الأداء السنوي.

الفصل السابع : الحــوافــــز

انطلاقاً من قوله تعالى : ) وَمَا يَفعَلُوا مِن خَيرٍ فَلَن يُكفَرُوهُ وَاللَّهُ عَلِيمٌ بِالمُتَّقِينَ ( وقول النبي e : [من لا يشكر الناس لا يشكر الله] فقد رأت إدارة الجمعية إضافة بند الحوافز لنظام الوظائف بالجمعية لتكون للمحسنين شكراً ، وللمجتهدين منشطاً.

  1. يهدف نظام الحوافز بالجمعية إلى تحقيق الأمور التالية :
  • تشجيع الموظفين على العطاء المستمر وخاصَّةً في الجوانب التي يبرزون فيها أثناء التقويم الدوري لأداء الموظفين.
  • بث روح التنافس الشريف بين الموظفين.
  • إضفاء شيء من التجديد في روتين العمل لطرد الملل والسآمة.
  • شكر المجتهد بهذه الحوافز ،من لا يشكر الناس لا يشكر الله“.
  • تقوية ربط الموظفين بالجمعية من خلال هذه الحوافز.
  • استفادة الجمعية من الإبداعات الموجودة بتنميتها والحفاظ عليها من خلال هذه الحوافز.
  1. تعطى الحوافز بالجمعية على إحدى الأمور التالية : (المحافظة على الدوام ، الإنتاجية العالية ، حسن التعامل مع الآخرين ، المبادرات الذاتية ، مُدَّة الخدمة ، التميز الشخصي ، الإبداع والابتكار ، التفاعل الإيجابي مع أنشطة الجمعية المختلفة , الولاء الوظيفي ).
  2. يرفع رئيس القسم بتوصية لإعطاء حافز لموظفه متى رأى توفر الأسباب المقنعة لذلك ويشرح في هذه التوصية حيثيات هذا الطلب وفق نموذج طلب اعتماد حافز أو بدل (نموذج رقم 16).
  3. تعتمد الحوافز لصالح الموظف باعتماد مدير الجمعية   وفق نموذج طلب اعتماد حافز أو بدل (نموذج رقم 16).
  4. يُعطى الموظف [شهادة شكروتقدير] عن كل تقويم سنوي لأدائه يحصل فيه على تقدير (ممتاز) ، بالإضافة إلى حصوله على 5% من أصل الراتب  كعلاوة أداء لتلك السنة.
  5. يتم اختيار [الموظف المثالي] ويعطى (شهادة الموظف المثالي) بالإضافة إلى مبلغ مقطوع وقدره (500ريال) وفق الضوابط التالية :
  • يتم اختيار موظف واحد فقط كل سنة استناداً على التقويم السنوي.
  • يعتبر امتياز الموظف في تقييم الأداء الوظيفي للسنة محل التقييم معياراً من معايير الترشيح والاختيار.
  • يشترط أن يخلو ملف الموظف لتلك الفترة من الإنذارات أو الجزاءات.
  • تعتبر إدارة الموارد البشرية هي صاحبة القرار في الترشيح بعد دراسة ذلك مع المدير التنفيذي ورئيس قسم الموظف المعني.
  • يتم الإعلان عن هذا الترشيح في لوحة شؤون الموظفين.
  1. يعطى الموظف [درع العطاء] عن كل خمس سنوات يمضيها على رأس العمل كعرفان وظيفي وتقديراً لمجهوداته خلال تلك الفترة.
  2. يعطى الموظف المبدع [درع الابداع] بالإضافة إلى جائزة عينية بقيمة تقديرية تتراوح من ألف إلى ألفي ريال ، متى توفرت فيه أو في أعماله ميزة الإبداع ، من مثل :
  • تقديم اقتراح متميز وفعَّال وعُمل به وكان فيه ثمرة كبيرة للجمعية.
  • إبراز وإنجاح مشاريع الجمعية بصورة إبداعية.
  • توفير تكلفة عالية على الجمعية تزيد عن خمسين ألف ريال.
  • توفير دخل عالي وثابت على الجمعية.
  1. تُقَرّ الأعمال الإبداعية بواسطة لجنة مكونة من (المدير التنفيذي و مدير الموارد البشرية وبحضور رئيس قسم الموظف المعني )، ويُعتمد بناءً عليه صرف الحافز.
  2. يعطى للموظف المتميّز [درع التميز] متى حصل على الامتياز في تقويم الأداء الوظيفي لثلاث سنوات متتالية ، بالإضافة إلى جائزة عينية تتراوح بين خمسمائة وألف ريال.
  3. تحفيزاً للموظفين لإكمال ومواصلة تعليمهم الدراسي فيُصرف للموظف الذي يُكمل تعليمه مكافأة مقطوعة عند إحضاره ما يثبت نجاحه بتقدير ممتاز أو جيدجداً في نهاية كل عام دراسي حسب المرحلة الدراسية كالتالي : 
  • المرحلة المتوسطة 300 ريال.
  • المرحلة الثانوية 400 ريال.
  • المرحلة الجامعيةدرجة البكالوريوس” 500 ريال.
  • الدبلوم (شرط أن لا تقل مدة الدراسة عن سنة) 600 ريال.
  • الدراسات العليا 1000 ريال.
  1. يحرر مدير الجمعية [خطاب شكر] للموظف وتحفظ صورة منه في ملف الموظف لدى شؤون الموظفين متى ظهر منه أداء جيد وملحوظ أو مبادرة في مجال العمل.
  2. يعطى مكافئة مالية حسب توصية لجنة الأنشطة للموظف المتفاعل مع برامج وأنشطة الجمعية غير الرسمية  وذلك بالحضور والمشاركة في إعداد البرامج مالم تكن تلك الأنشطة من صميم عمل الموظف في القسم.

الفصل الثامن : تقييم الأداء الوظيفي

  1. يُراعى في تقييم أداء الموظفين الضوابط والشروط المذكورة في تعليمات نموذج تقييم الأداءراجع نموذج تقييم أداء الموظفين– (نموذج رقم 14).
  2. يتم استخدام نموذج تقييم الأداء الوظيفي في إحدى الحالات التالية :
  • عند انتهاء الفترة التجريبية للموظف الجديد لاستكمال الترسيم.
  • كل أربعة أشهر للاستفادة منه في التقييم السنوي للموظف.
  • قبل انتهاء العام الميلادي لتحديد علاوة الأداء السنوية ، ولتحديد [الموظف المثالي للعام الميلادي] لتلك السنة.
  1. تعتبر أقل مدة لتقييم الموظف الجديد بعد ترسيمه لحصوله على العلاوة السنوية الثابتة هي ستة أشهر من تاريخ التعيين ، بما فيها الفترة التجريبية.
  2. يعتبر رئيس القسم أو الرئيس المباشر مسؤول مسؤولية مباشرة عن تقييم موظفيه ومرؤوسيه ، وتقديم التقييم في الفترات المنصوص عليها في المادة (8 – 2).
  3. يخطر الموظف بصورة من التقرير فور اعتماده ويحق للموظف ان يتظلم من هذا التقرير.

الفصل التاسع : الترقيات والنقل

  1. يكون الموظف أهلاً للترقية إلى وظيفة أعلى متى توفرت فيه الشروط الآتية :
    • تحقيقه لمتطلبات الوظيفة الجديدة من مؤهلات وخبرات وغيرها.
    • حصوله على درجة ممتاز في آخر تقويم للأداء الوظيفي.
    • وجود مكان شاغر واحتياج في الوظيفة الأعلى.
    • أن يكون قد أمضى أربع سنوات على الأقل في الوظيفة التي يشغلها، أو حصوله على ما يعادلها من مؤهلات دراسية ، فمثلاً : (الشهادة الجامعية تعادل أربع سنوات خبرة) ، ما لم يتم استثناؤه من هذا الشرط اقتضاءً لمصلحة العمل بقرار من مجلس الإدارة .
  1. إذا توفرت شروط الترقية لوظيفة أعلى في أكثر من موظف يتم التفاضل بينهم حسب المعايير التالية :
    • الكفاءة الأعلى ، وتحدد باجتيازه لاختبار المعرفة الوظيفية.
    • اجتيازه الاختبار الإداري.
    • الأقدمية.
    • اجتيازه اختبار اللغة (عند الوظائف المتطلبة للغة أجنبية).
    • اجتياز المقابلة الشخصية.
    • الحصول على تقدير ممتاز في نموذج تقويم الأداء (نموذج رقم14). 
  1. عند ترقية الموظف من مرتبة إلى مرتبة أخرى فإنه يأخذ الدرجة الأعلى من حيث الراتب في المرتبة الجديدة أو ما يوازيها.
  2. يتقدَّم الموظّف المؤهَّل للترقية للمنافسة في الحصول على المكان الوظيفي الشاغر بتعبئة (نموذج رقم 15) وتقديمه لإدارة الموارد البشرية .
  3. الموظف المرشَّح للانتقال من مسمى وظيفي في مراتب معينة إلى مسمى وظيفي آخر في مراتب أعلىترقيةداخل نفس القسم الذي ينتمي إليه ، يُشترط له أن يستكمل شروط الترشيح أولاً ، ويأخذ موافقة رئيس القسم وإدارة الموارد البشرية ، ويُستخدم لذلك (نموذج رقم 11) ، ولا يُشترط أخذ موافقة رئيس القسم في حالة أحقيته للترشَّح إلى مسمى آخر بمرتبة أعلى في قسم آخر ، ويكفي في ذلك استكمال الشروط وأخذ موافقة إدارة الموارد البشرية .
  4. في حالة انتقال الموظف من مسمى وظيفي إلى مسمى وظيفي آخر فيبقى الموظف تحت التجربة للوظيفة الجديدة لمدة ثلاثة أشهر ، ولرئيس القسم الجديد الحق في تقويمه بما يستحقه في نهاية هذه الفترة والرَّفع بذلك لإدارة الموارد البشرية لاتخاذ اللازم.
  5. لا يجوز النظر في ترقية الموظف المحال إلى التحقيق أو المحاكمة التأديبية إلا بعد ظهور نتيجة ما نسب إليه نهائياً.
  6. يشترط لانتقال موظف من قسم إلى قسم آخر على نفس المسمى الوظيفي أو على مسمى وظيفي آخر تعبئة نموذج نقل خدمة موظف (نموذج رقم 10) ، وأخذ موافقة رؤساء الأقسام المعنيين ومدراء الإدارات المعنية وإكمال باقي الإجراءات الإدارية مع إدارة الموارد البشرية .
  7. عند حاجة أي جهة أخرى لخدمات أحد موظفي الجمعية (إعارة) فيشترط التقيد بالضوابط التالية :
    1. تتقدم الجهة طالبة الإعارة بخطاب رسمي لإدارة الجمعية.
    2. يشترط لقبول الإعارة موافقة الرئيس المباشر وإدارة الجمعية بما لا يخل بمصالح الجمعية وسير العمل فيه.
    3. لا تتحمل الجمعية أي تبعات مالية وتلتزم الجهة الأخرىطالبة الإعارةراتب الموظف عن فترة الإعارة المعتمدة من إدارة الجمعية.
    4. أقصى مدة يمكن إعارة الموظف خلالها هي ستة أشهر يمكن تمديدها لمرة واحدة فقط.
    5. يخضع التمديد عند طلبه لجميع الشروط السابقة.
  8. يمكن لمجلس الإدارة منح الموظف ترقية استثنائية وفقاً للضوابط التالية :
    1. اذا حصل على تقييم ممتاز في أخر ثلاثة تقييمات.
    2. خلو ملفه من أي ملاحظات أو عقوبات .
    3. تشكيل لجنة ودراسة إنجازات ومساهمات الموظف .
  9. يحق لإدارة الجمعية نقل الموظف من وظيفة لأخرى أو نقله خارج مقر عمله اذا اقتضت مصلحة العمل ذلك .
  10. لا يجوز نقل الموظف من مقر عمله الأصلي إلى مكان آخر يقتضي تغيير محل إقامته إذا كان من شأن هذا النقل أن يلحق بالعامل ضرراً جسيماً ولم يكن له سبب مشروع تقتضيه طبيعة العمل.
  11. يستحق الموظف المنقول نفقات نقله ومن يعولهم شرعاً ممن يقيمون معه في تاريخ النقل مع نفقات نقل أمتعتهم ما لم يكن النقل بناء على رغبة العامل .

الفصل العاشر : العمل التطوعي

  1. يحق للجمعية أن تستفيد من المتطوعين في تنفيذ اعمالها ولا يعدون موظفين رسميين لديها ، وتشجع على التطوع كما ورد في المادة (  ) من نظام الجمعيات الاهلية
  2. يجب ان تتوفر في المتطوع شروط وبنود الاعمال التطوعية في الجمعية 
  3. من حق كل متطوع حضور الاجتماعات المتطوعين وإبداء رأيه.
  4. يجوز بعد موافقة المدير التنفيذي للجمعية ولأسباب وجيهة منح المتطوع مكافأة مالية مقطوعة على ما يبذله ولا تعد راتباً او أجراً وإنما مكافأة مقطوعة
  5. يقوم المتطوع بتعبئة استمارة طلب مشاركة في الاعمال التطوعية وتتضمن المعلومات الأساسية عنه وتتضمن كذلك :
    • المهارات التي يجيدها
    • خبرات سابقة في العمل التطوعي
    • المجالات التي يرغب المشاركة فيها
    • اللغات التي يجيدها
    • الزمن المتاح للمشاركة
  1. يتم توقيع اتفاقية عمل تطوعي مع طالب المشاركة في الاعمال التطوعية ويحدد فيها الأعمال المطلوبة منه ومدة المشاركة وأي بيانات لازمة
  2. يحق للجمعية انهاء أي اتفاقية للعمل التطوعي دون ان يكون ملزما بإبداء أسباب ذلك القرار
  3. من حق كل متطوع الحصول علي إفادة بمشاركته في الاعمال التطوعية ، تتضمن الوقت والجهد الذي قدمه ويعطى وثيقة خبرة في الاعمال التطوعية اذا استمر في العمل التطوعي مدة شهر على الأقل .
  4. الجمعية غير مسئولة نظاما عن ارتباطات المتطوع بوظيفته الرسمية وغير مسؤولة عن أي اخلال بالتزاماته  الوظيفية أو التعاقدية الشخصية.

الفصل الحادي عشر : البدلات

  1. يقر هذا النظام 4 بدلات تعطى للموظف متى توفرت في حقه شروط الحصول عليها بتوصية من رئيس القسم واعتماد المدير التنفيذي و إدارة الموارد البشرية لها وفق نموذج صرف حافز أو بدل (نموذج رقم 16) وهي البدلات التالية : (  بدل نقل ، طبيعة عمل , اتصالات  ، انتداب ، بدل عمل ميداني ، بدل عمل موسمي ) ويأتي تفصيلها في المواد التالية.
  2. يتم اختيار طريقة صرف البدل في نموذج اعتماد البدل (نموذج رقم 16) وذلك إما بشكل دائم يضاف لراتب الموظف شهرياً ، أو حسب الاعتماد لذلك الشهر من رئيس القسم المباشر.
  3. بدل النقل : هو مبلغ 10% من راتب الموظف الأساسي يضاف الى راتبه حسب تعميد الإدارة   .
  4. بدل طبيعة عمل : هو مبلغ يتراوح بين( 200-400) ريال يضاف لراتب الموظف الأساسي شهريا بشكل دائم وذلك للوظائف التي تستدعي ذلك. 
  5. بدل الاتصالات : يحدد للموظفين الذين يقومون بإجراء مكالمات العمل من هواتفهم الشخصية سواءً الجوال أو الثابت ويُصرف هذا البدل بإحدى الأمور التالية :
    • بمبلغ (150 ريال) مقطوعة تضاف للراتب.
    • بفاتورة استخراج بطاقة الاتصال المدفوع.
  1. بدل الانتداب : وهو مبلغ مقطوع يُضرب في عدد أيام الانتداب ، ويُعطى لمن يُكلَّف بعمل خارج محافظة القنفذة بعد موافقة رئيس القسم ومدير الجمعية وفق (نموذج رقم 9) ، بالإضافة إلى مصاريف السفر ، ويوضحه الجدول التالي :

بدل الانتداب ليوم

المرتبة

ملحوظات

250 ريال

للموظفين 

هذا المبلغ يشمل المواصلات والإعاشة والسكن عدا تذاكر السفر أو مصاريف السفر براً.

350 ريال

لرؤساء الأقسام ومدراء الإدارات

450 ريال

للإدارة التنفيذية 

  1. تحسب النفقات المشار إليها في المادة السابقة من وقت مغادرة العامل لمقر عمله إلى وقت عودته وفق المدة المحددة له من قبل المنشأة .
  2. لا يجوز انتداب الموظف لأكثر من مرة خلال الشهر الا باعتماد رئيس مجلس الإدارة أو من ينوب عنه .
  3. يجوز للجمعية انتداب متطوع لمهمة خارح مقر العمل المنتمي إليه ، بشرط الأ يخل ذلك بالتزامات المتطوع الوظيفية او الشخصية الواجبة ، وتتحمل الجمعية نفقات انتدابه او يصرف له بدل انتداب مناسب له وللمهة التي يؤديها .
  4. يحق لمدير الجمعية بعد اعتماد رئيس الجمعية إقرار حرمان الموظف من بعض البدلات كعقوبة متى أقر هذا الحرمان كعقوبة نتيجة مخالفات ظهرت من الموظف واستحق عليها ذلك الجزاء وفق إجراء جزائي (نموذج رقم 18) (راجع بند العقوبات).
  5. يصرف للموظف بدل عمل ميداني يعادل (10%) من أصل الراتب الأساسي.
  6. يصرف للموظف بدل عمل موسمي يعادل (15%) من أصل الراتب الأساسي.

الفصل الثالث عشر : الإجـــازات

  1. تصنف الإجازات بالجمعية إلى خمسة أنواعيأتي تفصيلهاوهي : 

اعتياديةالاضطراريةمرضيةبدون راتباستثنائية

  1. لا يحق للموظف الجديد التمتع بإجازته الاعتيادية أو التي بدون راتب إلا بعد أن يمضي الفترة التجريبيةثلاثة أشهرمن عمله بالجمعية .
  2. للحصول على إجازة يلتزم الموظف بتعبئة نموذج طلب إجازة (نموذج رقم 12) مع أخذ توقيع رئيس القسم واعتمادها لدى إدارة الموارد البشرية وفق الأحكام المنظمة لإجازات الموظفين في هذا النظام.
  3. عند انتهاء خدمة الموظف فإنه يستحق التعويض عن الإجازات التي لم يتمتع بها فيُصرف له بدل إجازة يعادل الراتب الأساسيبدون بدلاتبعدد أيام الإجازات ، على أن لا يتجاوز مجموع أيام الإجازات رصيد ثلاث سنوات متتالية.
  4. يستحق الموظف التمتع بإجازة رسمية مدفوعة الأجر للأعياد والحج على النحو التالي :
  • إجازة عيد الفطر : أربعة أيام تبدأ من اليوم السابق لاخر يوم من شهر رمضان المبارك حسب تقويم أم القرى.
  • إجازة الحج وعيد الأضحى : أربعة أيام تبدأ من اليوم السابق ليوم الوقوف بعرفة .
  1. الإجازة الاعتيادية : إجازة سنوية مدفوعة الأجر قدرها (30 يوماً) للموظف الذي أمضى 5 سنوات و (21يوم ) للموظف الذي خدمته أقل من خمس سنوات .       
  2. توزع الإجازة الاعتيادية على فترتين كحد أعلى خلال السنة لا يتم تجاوزها إطلاقاً.
  3. تؤخذ الإجازة الاعتيادية بناءً على رصيد أيام عمل أمضاها الموظف في الجمعية.
  4. لا يحق للموظف تأخير أخذ إجازته الاعتيادية لزيادة رصيد إجازته للأعوام القادمة .
  5. يشترط تقديم الإجازة الاعتيادية أو الاستثنائية لإدارة الموارد البشرية معتمدة من رئيس القسم قبل تاريخ استحقاقها بأسبوعين على أقل تقدير ، ولا يُعتد بأي طلب يقدَّم بعد التمتع بالإجازة الاعتيادية وتحسب في هذه الحالة غياب.
  6. الإجازة الاضطرارية : يمكن للموظف أخذ إجازة اضطرارية عند الاحتياج لها لسبب طارئ كالوفيات أو الحوادث ونحوها فيما يتعلق بالموظف أو أحد قرابته ، وهم : (الوالدين ، الزوجة ، الأبناء ، الإخوة ، الأخوات ، والدي الزوجة) ويعطى الموظف إجازة خمسة أيام في حالة الوفاة لأحد أقاربه المذكورين أعلاه .
  7. لا يحق للموظف المطالبة بإجازة اضطرارية في غير الظروف الطارئة المحددة في المادة السابقة.
  8. لا تعتبر الإجازة الاضطرارية حقاً مكتسباً للموظف يحق له المطالبة بها ما لم يحصل للموظف ظروف طارئة تبرر أخذه لها قبل انتهاء العام الميلادي.
  9. الرصيد السنوي للموظف من الإجازة الاضطرارية خمسة أيام فقط.
  10. لا تقبل أي وثائق رسمية لمبررات الغياب أو الإجازات الاضطرارية أو المرضية إذا مضى عليها فترة أسبوع ، وبالتالي تخصم مباشرة من الراتب.
  11. الإجازة المرضية : يشترط للإجازة المرضية إحضار تقرير طبي وتكون على النحو التالي:
    1. الثلاثون يوماً الأولى براتب كامل.
    2. الستون يوماً التالية بثلاثة أرباع الراتب.
    3. الثلاثون يوماً التي تلي ذلك بدون راتب
  1. لا يسمح للموظف المريض ان يباشر عمله الا اذا قرر المرجع الصحي المعتمد انه شفي من مرضه وأصبح قادراً على مباشرة عمله وأنه لا خطر عليه من أداء العمل ولا ضرر منه على مخالطة زملائه في العمل .
  2. إجازة بدون راتب : لا تعطى إجازة بدون راتب إلا في أضيق الحالات عند نفاد رصيد الموظف من الإجازة الاعتيادية مع حاجته الماسة لأخذ الإجازة ، بشرط أخذ موافقة الرئيس المباشر وعدم إخلالها بالعمل واعتماد إدارة الموارد البشرية ، وبعد أن يمضي مدة لا تقل عن سنة على رأس العمل على أن لا تزيد الإجازة عن ثلاثة أشهرويعتبر عقد العمل موقوفاً خلال مدة الاجازة اذا زادت عن خمس وعشرين يوماً مالم يكون هناك اتفاق خلاف ذلك بين إدارة الجمعية والموظف .
  3. الإجازة الاستثنائية : وتشمل ما يلي :
    • إجازات الاختبارات الدراسية للموظفين الدارسين بشرط إحضار إفادة بالانتظام في أيام الاختبار من جهة الدراسة.
    • أسبوع يعطى كإجازة استثنائية للموظف المتزوج اعتباراً من يوم زواجه على ان يتم تقديم طلب الاجازة بمدة لا تقل عن أسبوعين قبل تاريخ الزواج .
    • إجازة خمسة أيام سواء متتالية أو متفرقة في السنة كحوافز تشجيعية للموظفين المتميزين والمنضبطين في أدائهم لأعمالهم، يقوم باعتمادها مدير الجمعية بالتنسيق مع إدارة الموارد البشرية ورئيس القسم.
    • إجازة ثلاثة أيام تمنح للموظف عندما يرزق بمولد.
    • إجازة سبعة أيام تمنح للموظف المسلم الذي يرغب في أداء فريضة الحج إجازة عيد الأضحى المبارك وذلك لمرة واحدة طوال مدة خدمته وللمنشأة حق تنظيم هذه الإجازة بما يضمن حسن سير العمل بها .
  1. يجب أن يتمتع الموظف بإجازته في سنة استحقاقها، ولا يجوز النزول عنها، أو أن يتقاضى بدلًا نقدياً عوضا عن الحصول عليها أثناء خدمته، لإدارة الجمعية الحق في  أن تحدد مواعيد هذه الإجازات وفقاً لمقتضيات العمل، أو تمنحها بالتناوب لكي تؤمن سير عملها، ويجب  إشعار الموظف بالميعاد المحدد لتمتعه بالإجازة بوقت كافٍ لا يقل عن ثلاثين يوم .

الفصل الثاني عشر : ساعات العمل الإضافي

  1. لا تعتمد ساعات العمل الإضافي إلا بتعميد مسبق من رئيس القسم للأعمال المستعجلة أو الطارئة التي لا يمكن تأجيلها لدوام اليوم التالي ويؤثر تأجيلها بشكل كبير على سير العمل ، بشرط أن يقدِّر رئيس القسم مسبقاً للموظف عدد الساعات التي يحتاجها لإنجاز العمل.
  2. تعتبر سياسة الحد من التوسع في الساعات الإضافية هي الأصل وساعات العمل الإضافي شيء استثنائي يتخذ في أضيق الحدود بطلب محدود من رئيس القسم والرفع إلى المدير التنفيذي  .
  3. ساعة العمل الإضافي تحسب بقيمة ساعة العمل الفعلية للموظف ، مضافاً إليها أجر نصف ساعة من الراتب الأساسي .
  4. الحد الأدنى والأعلى المعتمد لساعات العمل الإضافي خلال الشهر للموظف تتراوح ما بين (الساعة الواحدة كحد أدنىولا يعتمد أقل من ساعة، وما يعادل 25% من إجمالي ساعات العمل المطلوبة من الموظف خلال الشهر كحد أقصى).
  5.   يُشترط لاعتماد ساعات العمل الإضافي موافقة المدير التنفيذي قبل مباشرة الموظف لعمله الإضافي .
  6. يحق لرئيس القسم إلزام الموظف بالعمل الإضافي إذا تم التنسيق بينه وبين الموظف بفترة كافية لا تقل عن ثلاثة أيام قبل موعد العمل الإضافي المطلوب.
  7. في حالة تغيب الموظف عن إنجاز العمل الإضافي المسند إليه ، فإن ذلك قد يؤثر على علاوة تقويم الأداء السنوية للموظف ما لم يقدم عذراً مقبولاً.
  8. عند تعثر العمل بسبب تغيب الموظف عن العمل الإضافي الإلزامي الموكل إليه قبلها بوقتٍ كافٍ ، فلرئيس القسم أن يوصي بالعقوبة المناسبة لإدارة الموارد البشرية اتخاذ المناسب حسب نظام العقوبات الموجودة في هذا النظام.

الفصل الثالث عشر : أحكام خاصة بتشغيل النساء

  1. للموظفة الحق في إجازة أمومة لمدة الأسابيع الأربعة السابقة على التاريخ المنتظر لولادتها ، والأسابيع الستة التالية للوضع ويحدد التاريخ المرجح للولادة بواسطة الجهة الطبية المعتمدة لدى الجمعية أو بشهادة طبية مصدقة من جهة صحية حكومية ولا تقبل شهادات أطباء خارجيين ، ولا يجوز تشغيل المرأة العاملة خلال الأسابيع الستة التالية لولادتها .
  2. يكون الأجر الذي يدفع للموظفات أثناء غيابهن بإجازة الوضع كالآتي : 
  1. الموظفة التي أمضت أقل من سنة في خدمة الجمعية لها الحق في إجازة وضع بدون أجر 
  2. الموظفة التي أمضت سنة فأكثر في خدمة الجمعية لها الحق في إجازة وضع بنصف الأجر .

ج) الموظفة التي أمضت ثلاث سنوات فأكثر يوم بدء الإجازة في خدمة الجميعة لها الحق في إجازة وضع بأجر كامل .

و الموظفة التي استفادت من إجازة وضع أجر كامل لا يحق لها المطالبة بأجر الإجازة السنوية العادية عن نفس السنة ، ويدفع لها نصف أجر الإجازة السنوية إذا كانت قد استفادت في تلك السنة من إجازة وضع بنصف الأجر .  

  1. على الموظفة في الشهور الأولى للحمل أن تبادر بإخطار الجميعة لإجراء الفحص الطبي الدوري عليها وتقرير العلاج اللازم وتحديد التاريخ المرجح للولادة .
  2. تراعي الجمعية في تحديد فترة الإرضاع رغبة وظروف الموظفة ما أمكن ذلك ، وعلى الموظفة التقيد بالجدول المنظم لذلك .
  3. تعد الجمعية أماكن لراحة الموظفات بمعزل عن الرجال وعلى الموظفات  ضرورة الاحتشام في الملبس والمظهر والتقيد بالعادات والتقاليد لمرعية في البلاد .
  4. لا يجوز في حال من الأحوال اختلاط النساء بالرجال في أماكن العمل       والبرامج  ما يتبعه من مرافق وغيرها

الفصل الرابع عشر : العقوبات

  1. تعتبر العقوبات حالات استثنائية وليست الأصل في التعامل مع الموظفين ، ووجود أي إجراء جزائي أو إنذارات في ملف الموظف قد تؤثر على حصوله على ترقيات أو علاوات أو حوافز ونحوها.
  2. تنظم العقوبات في الجمعية عند صدور أي مخالفة من المخالفات التالية : (التأخر أو الخروج قبل انتهاء وقت العمل ، أو الخروج أثناء الدوام بدون استئذان أو عذر رسمي ، الغياب ، إساءة الأدب ، إهدار المال العام للجمعية أو السرقة ، التقصير في أداء العمل أو الإخلال بأنظمة الجمعية) أو نحوها من المخالفات التي يستحق الموظف العقـوبة عليها ، وتقرّ وفـق نموذج إجراء جزائـي (نموذج رقم18).
  3. يعتبر الأصل في تدرج العقوبات في الجمعيةما لم تتطلب المخالفة غير ذلكعلى النحو التالي :
    1. إنذار شفهي.
    2. إنذار كتابي : (بعد أسبوعين من الإنذار الشفهي على أقل تقدير) وفق (نموذج رقم23).
    3. إنذار كتابي مع إجراء جزائي : (بعد أسبوعين من الإنذار الكتابي على أقل تقدير).
    4. إنذار كتابي مع إجراء جزائي مغلظ.
    5. إشعار بالفصل.
  4. الإجراءات الجزائية يتم تحديدها بإحدى الخيارات التالية :
    1. الحسم من الراتب من يوم إلى سبعة أيام كحد أعلى.
    2. حرمان من : (العلاوة السنوية أو علاوة الأداء أو الترقية أو بعض الحوافز أو البدلات).
    3. الإحالة للتحقيق (داخل الجمعية أو للجهات الأمنية المختصة).
    4. أمر إيقاف من العمل (بحد أعلى أسبوعين).
    5. إشعار بالفصل من الجمعية.
  1. ضوابط العقوبات عند التأخر أو الخروج قبل انتهاء وقت العمل أو أثناء الدوام بدون استئذان أو عذر رسمي ، كالتالي :
  • يحسم التأخر بعد مضي خمسة عشر دقيقة من بداية العمل يبدأ حسابها من بداية وقت العمل ، ويسمح بالخمسة عشر دقيقة الأولى عند الدخول لكل فترة عمل .
  • حسم التأخر في الحضور يحسب من بداية وقت العمل لفترة العمل، وكذلك عند الانصراف قبل انتهاء وقت العمل يحسم الوقت المتبقي بقيمته (الساعة بقيمة الساعة من الراتب الأساسي).
  1. ضوابط العقوبات عند الغياب :
  • غياب اليوم يحسم بقيمة أجرة اليوم من الراتب الأساسي.
  • في حالة غياب الموظف لخمسة عشر يوماً متصلةً أو عشرون يوماً متقطعة خلال السنة شاملةً لشهر ما بعد تقديم الاستقالة ، دون أن يُبدي عذراً مقبولاً فيحق لإدارة الجمعية إنهاء خدمات الموظف أو اتخاذ ما تراه مناسباً (انظر نظام إنهاء الخدمة).
  1. ضوابط العقوبات عند إساءة الأدب :

عند ثبوت إساءة الموظف الأدب سواءً بألفاظ نابية أو مشاجرة أو الضرب باليد أو بأدوات ونحوها سواءً مع الزملاء أو الرؤساء أو المرؤوسين أو أحد زوار الجمعية ، فلإدارة الجمعية تشكيل لجنة للتحقيق في ملابسات الموضوع واتخاذ إحدى الإجراءات التالية أو الجمع بينها أو بعضها :

  • توجيه إنذار كتابي.
  • خصم من راتب الموظف لذلك الشهر من يوم إلى سبعة أيام.
  • فصل من عمله بالجمعية.
  • تحويله للجهات الأمنية ، ويحدد الإجراء فيما بعد بناءً على نتيجة تحقيق الجهات المختصة : إما يفصل من الجمعية أو يُعاد على رأس العمل.
  1. ضوابط الحسم عند إهدار مال الجمعية أو السرقة :

عند إهدار الموظف لمال الجمعية سواءً بطريق العمد أو بسبب الإهمال أو اللامبالاة أو قام بسرقة شيء من أموال الجمعية أو ممتلكاتها أو استغلالها لمصالحه الشخصية ونحو ذلك ، فإنه يتخذ بحقه نفس الإجراءات السابقة في المادة رقم (13-7) من هذا البند.

  1. ضوابط الحسم عند التقصير في أداء العمل أو الإخلال بأنظمة الجمعية :
  • لرئيس القسم الحق في توجيه إنذار شفهي أو كتابي (نموذج رقم 23) وتعبئة نموذج إجراء جزائي (نموذج رقم 18) إذا تطلب الأمر إجراءً جزائياً ، موضحاً فيه : (نوع التقصير ، الفترة التي قصَّر فيها، توصيته بالجزاء المطلوب) ، وتوقيعه من مدير الجمعية وتسليمها للموارد البشرية لإكمال باقي الإجراءات.
  • لمدير الجمعية الحق في قبول أو رفض أي توصية بحسميات ونحوها تقدم ضمن شكوى رئيس القسم عن مستوى أداء موظفه ضمن الإجراء الجزائي ، وتؤخذ توصياته بعين الاعتبار مع اتخاذ الإجراء المناسب في ذلك.
  1. عند وجود ما يبرر موقف الموظف من أي مخالفة نُسبت إليه أو وجود ملابسات خاطئة يحق له معها التظلم من أي عقوبة اتخذت في حقه فله الحق في رفع هذا التظلم لرئيس الجمعية وفق (نموذج رقم 19) ويتم اتخاذ الإجراء المناسب حيال ذلك فيما بعد.
  2. لا يُضار الموظف بتظلمه من أي عقوبة يجد لنفسه مبرراً وجيهاً في رفعها عنه ، سواءً من رئيسه المباشر أو من مدير الجمعية أو أي جهة أخرى.
  3. تسعى الجمعية لمساعدة الموظف في اجتياز تلك الفترة التي استحق فيها أي عقوبة وذلك بإعطائه فرصة لتحسين أدائه وتنظيف سجله بالكامل إذا استطاع أن يمضي مدة سنة متصلة بأداء متميز وسجل حسن ، ويتاح له ما لغيره بعد هذه الفترة من المميزات والحوافز.

الفصل الرابع عشر : إنهــاء الخـدمـة

  1. تنتهي خدمة الموظف بإحدى الأسباب التالية :
  • استقالة الموظف.
  • انتهاء العقد.
  • فسخ العقد لاحد الأسباب الواردة في المادتين (75)  و (80) من نظام العمل
  • ترك الموظف العمل في الحالات الواردة في المادة (81) من نظام العمل 
  • الفصل من العمل ، لأحد الأسباب التالية :
      • انتهاء مهلة الغياب المرضي لعجز ونحوه يعيقه عن استمرار العمل إذا أثبت ذلك طبياً (انظر المادة 14-6).
      • الأداء الوظيفي المتدني.
      • الفصل التأديبي.
  • إلغاء الوظيفة عند الاستغناء عنها أو تأجير خدمتها ، ما لم يتم نقل الموظف إلى مسمى وظيفي آخر.
  • إذا ألغت السلطات الحكومية المختصة رخصة عمل أو إقامة الموظف  غير السعودي أو قررت عدم تجديدها أو إبعاده عن البلاد
  • بلوغ الموظف سن الستين بالنسبة للموظفين وخمس وخمسون سنة للموظفات مالم تمتد مدة العقد المحدد المدة إلى ما وراء هذه السن
  1. عند رغبة الموظف في الاستقالة من عمله فيحرر نص الاستقالة وفق (نموذج رقم 20) موضحاً فيه أسباب رغبته في ترك العمل وتوصياته إن كان لديه توصيات ، ويقدمها لرئيسه المباشر ليقوم برفعها مشفوعة بتوصياته لمدير الجمعية وتعطى صورتها لرئيس القسم .
  2. يستمر الموظف على رأس العمل لمدة 60يوم من تاريخ تقديم الاستقالة ؛ لإكمال باقي إجراءات إنهاء الخدمة ، وإخلاء طرفه ، وتسليم ما لديه من عهد وأعمال لمن يخلفه في الوظيفة وإنهاء باقي الإجراءات الإدارية.
  3. في حالة تغيب الموظف خلال الستين يوم التي تسبق تاريخ تقديم الاستقالة لمدة خمسة عشر يوماً متصلة أو عشرون يوماً متقطعة أو ما يُكمل غياب عشرين يوماً خلال السنة الحالية ، فيطبق في حقه إجراءات الفصل التأديبي ، وإذا كانت أيام الغياب أقل من هذه المدة فيُحرم من بعض مميزات إنهاء الخدمة الموضوعة للمستقيلين حسب النظام.
  4. في حالة رغبة الموظف سحب الاستقالة خلال فترة الاستقالة الذي يعقب تقديمها فلإدارة الجمعية الحق في قبول أو رفض ذلك.
  5. عند غـياب الموظف لظـرف مَرَضي أو حادث مروري لفترة طويلة مع إحضار ما يثبت ذلككإصابته بغيبوبة مستديمة أو شلل ونحوها لا سمح اللهفيُتَّبع في حقه الإجراءات النظامية التالية :

من

إلى

الإجراء عن كل شهر

أول يوم بعد الإصابة

نهاية 3 أشهر (90 يوم)

يصرف للموظف راتب كامل

بعد 3 أشهر (90 يوم)

نهاية 6 أشهر (180 يوم)

يصرف للموظف نصف راتب

بعد 6 أشهر (180 يوم)

نهاية 9 أشهر (270 يوم)

يصرف للموظف ربع راتب

بعد 9 أشهر (270 يوم)

نهاية 12 شهر (360 يوم)

لا يصرف للموظف راتب

بعد 12 شهر (360 يوم)

إنهاء خدمة الموظف

  1. يتم إخلاء طرف الموظف بتسليم ما لديه من عهد مالية أو عينية أو بطاقة عضوية أو مستحقات مالية أو مهام وظيفية ، ويتم توثيق ذلك بتعبئة الموظف للنموذج المعد لذلك (نموذج رقم 22) وتسليمه لشؤون الموظفين لإكمال باقي الترتيبات مع ذوي العلاقة.
  2. في حالة طلب الموظف للاستقالة بعد إعطائه لدورة تدريبية على حساب الجمعية فلابد من استثمارها في مجال العمل بالجمعية لفترة لا تقل عن ثلاثة أشهر قبل الاستقالة ، أو يُلزم الموظف بدفع قيمة اشتراكه فيها عند استقالته قبل انتهاء هذه المدة.
  3. يحق للجنة الوظائف التوصية بالفصل التأديبي من الوظيفة متى ارتأت ذلك لمن تكرر غيابه خلال السنة بخمسة عشر يوماً متصلة أو عشرون يوماً متقطعة ، أو عند إساءة الأدب مع أحد الزملاء أو الرؤساء أو المرؤوسين أو الزوار ، أو إهدار المال ، أو السرقة ، أو التلاعب بأنظمة الجمعية ، أو التقصير في أداء العمل الموكل إليه، أو الإساءة إلى سمعة الجمعية وتعطيل مصالحها ، ولرئيس الجمعية الحق في اعتماد فصله أو اتخاذ ما يراه مناسباً في حقه.
  4. عند استغناء الجمعية عن خدمات الموظف فإنه يُعطى إشعار كتابي بالإقالة (نموذج رقم 24) ويحق له الاستمرار على رأس العمل لمدة شهر مدفوع الأجر من تاريخ هذا الإشعار و يجب تسليمه الاشعار مقر العمل ويؤخذ توقيعه بالاستلام .
  5. إذا امتنع الموظف استلام الاشعار الكتابي أو رفض التوقيع يرسل إليه الاشعار بخطاب مسجل على عنوانه المدون في ملفه .
  6. تعاد للعامل حال إنهاء أو انتهاء خدمته وبناء على طلبه وثائقه الخاصة المودعة بملف خدمته ، كما تعطي المنشأة للعامل شهادة الخدمة المنصوص عليها في المادة (64) من نظام العمل وذلك دون أي مقابل .

الفصل الخامس عشر : الوقاية والسلامة والرعاية الطبية

  1. سعياً لحماية منسوبي الجمعية من الأخطار والأمراض الناجمة عن العمل تتخذ الجمعية التدابير التالية:
  • في مكان ظاهر عن مخاطر العملان وجدتووسائل الوقاية منها ، والتعليمات اللازم اتباعها.
  • تحظر الجمعية التدخين في جميع مرافقها وكذلك في جميع البرامج والمناسبات التي تقيمها.
  • تأمين أجهزة لإطفاء الحريق وإعداد منافذ للنجاة في حالات الطوارئ .
  • إبقاء أماكن العمل في حالة نظافة تامة مع توفير المطهرات
  • توفير المياه الصالحة للشرب والاغتسال
  • توفير دورات المياه بالمستوى الصحي المطلوب
  • تدريب الموظفين على استخدام وسائل السلامة وأدوات الوقاية التي تؤمنها الجمعية
  1. تعين الجمعية في كل موقع من مواقع العمل مسؤلاً يختص بالآتي :

  (أ)   تنمية الوعي الوقائي لدى الموظفين .

  (ب)  التفتيش الدوري بغرض التأكد من سلامة الأجهزة وحسن استعمال وسائل الوقاية والسلامة .

  (ج)  معاينة الحوادث وتسجيلها وإعداد تقارير عنها تتضمن الوسائل والاحتياطات الكفيلة بتلافي تكرارها .

 (د)  مراقبة تنفيذ قواعد الوقاية والسلامة

  1. تؤمن الجمعية في كل مكان يعمل فيه أقل من خمسين عاملاً خزانة للإسعافات الطبية تحتوي على كميات كافية من الأدوية و الأربطة والمطهرات وغير ذلك مما أشارت له المادة ( 142 ) من نظام العمل ، ويعهد إلى عامل مدرب أو أكثر بإجراء الإسعافات اللازمة للعمال المصابين
  2. تعمل الجمعية على تحسين الرعاية الصحية لمنسوبيها وتدفع عنهم قيمة الاشتراك في أحد جهات التأمين الطبي بحسب الدرجة التي تقرها الجمعية لكل فئة وظيفية .
  3. على الموظف الذي يصاب بإصابة عمل أو بمرض مهني أن يبلغ رئيسه المباشر أو الإدارة فور استطاعته وله مراجعة الطبيب مباشرة متى استدعت حالته ذلك

الفصل السادس عشر : الواجبات والمحظورات

تلتزم الجمعية بما يلي :

  1. معاملة موظفيها بشكل لائق يبرز اهتمامها بأحوالهم ومصالحهم والامتناع عن كل قول أو فعل يمس كرامتهم أو دينهم .
  2. أن تعطي الموظفين الوقت اللازم لممارسة حقوقهم المنصوص عليها في  هذه اللائحة دون المساس بالأجر .
  3. أن تسهل لموظفي الجهات المختصة كل مهمة تتعلق بالتفتيش أو المراقبة والإشراف على حسن تطبيق أحكام نظام العمل واللوائح والقرارات الصادرة بمقتضاه ، وأن تعطي للسلطات المختصة جميع المعلومات اللازمة التي تطلب منها تحقيقاً لهذا الغرض .
  4. أن تدفع للموظف أجرته في الزمان والمكان اللذين يحددهما العقد أو العرف مع مراعاة ما تقضي به الأنظمة الخاصة بذلك .
  5. إذا حضر الموظف لمزاولة عمله في الفترة اليومية التي يلزمه بها عقد العمل أو أعلن انه مستعد لمزاولة عمله في هذه الفترة ولم يمنعه عن العمل إلا سبب راجع إلى إدارة الجمعية كان له الحق في أجر المدة التي لا يؤدي فيها العمل .
  6. على الجمعية أو أي شخص له سلطة على العمال تشديد المراقبة بعدم دخول أية مادة محظورة  شرعاً أو نظاما إلى أماكن العمل ، فمن وجدت لديه تطبق بحقه بالإضافة إلى العقوبات الشرعية الجزاءات الإدارية الرادعة المنصوص عليها في جدول المخالفات والجزاءات .
  7. ان تمنح للمتطوعين التسهيلات اللازمة لأداء المهام الموكلة إليهم ، وتوفر لهم الدعم اللازم.

واجبات الموظفين والمتطوعين:

  1. التقيدبالتعليماتوالأوامرالمتعلقةبالعملمالميكنفيهامايخالفنصوصعقدالعملأوالنظامالعامأوالآدابالعامةأومايعرضللخطر. 
  2. المحافظة على مواعيد العمل .
  3. 10.إنجاز عمله على الوجه المطلوب تحت إشراف الرئيس المباشر ووفق توجيهاته.
  4. 11. العناية بالآلات وبالأدوات الموضوعة تحت تصرفه والمحافظة عليها وعلى ممتلكات الجميعة .
  5. 12.الالتزام بحسن السيرة والسلوك والعمل عل سيادة روح التعاون بينه وبين زملائه وطاعة رؤسائه والحرص على إرضاء السمتفيدين من الجمعية في نطاق اختصاصه وفي حدود النظام .
  6. 13. تقديم كل عون أو مساعدة في الحالات الطارئة أو الأخطار التي تهدد سلامة مكان العمل أو الموظفين فيه .
  7.   المحافظة على الأسرار المهنية للجمعية أو أية أسرار تصل إلى علمه بسبب أعمال وظيفته .
  8. الامتناع عن استغلال عمله بالجمعية بغرض تحقيق ربح أو منفعة شخصية له أو لغيره على حساب مصلحة الجمعية .
  9. إشعار الجمعية بكل تغيير يطرأ على حالته الاجتماعية أو محل إقامته خلال أسبوع على الأكثر من تاريخ حدوث التغيير . 
  10. التقيد بالتعليمات والأنظمة والعادات والتقاليد المرعية في البلاد .
  11. عدماستعمالأدواتالمنشأةومعداتهافيالأغراضالخاصة .
  12. 19.الامتناع عن تشغيل أشخاص غير مقيدين في سجلات الموظفين أو المتطوعين . 
  13. 20.يحظر على الموظفين طلب الحصول على المساعدات التي تقدم للمستفيدين بأي صفة كانت .الفصل السابع عشر : الخدمات الاجتماعية
  1. توفر الجمعية لمنسوبيها الخدمات التالية:
  2. توفير أماكن للوضوء والصلاة في مقرات العمل .
  3. إعداد مكان مناسب لتناول الأطعمة والمشروبات أوقات الراحة التي تحددها الجمعية .
  1. في حالة وفاة أحد موظفي الجمعية يصرف راتب الشهر الذي توفي فيه الموظف لورثته كاملاً مهما كانت الأيام التي عمل فيها  .
  2. تعمل الجمعية على إعداد نظام للتوفير والادخارإن أمكنويكون اشتراك الموظف او المتطوع فيه اختيارياً ، وتقوم بإجراء الترتيبات النظامية والإدارية لتنفيذ ذلك.
  3. تعمل الجمعية على توفير مرافق مناسبةإن امكنتستخدم للعناية بأسر منسوبي الجمعية الرسميين والمتطوعين .الفصل الثامن عشر : التظلم
  1. مع عدم الإخلال بحق الموظف في الالتجاء إلى الجهات الإدارية أو القضائية المختصة يحق له أن يتظلم إلى إدارة الجمعية من أي تصرف أو إجراء يتخذ في حقه ويقدم التظلم إلى إدارة الجميعة خلال ثلاثة أيام من تاريخ العلم بالتصرف أو الإجراء المتظلم منه ولا يضار الموظف من تقديم تظلمه .
  2. يخطر الموظف بنتيجة البت في تظلمه في ميعاد لا يتجاوز ثلاثة أيام من تاريخ تقديمه التظلم .

      اعتماد مجلس الادارة :-

    وقد اعتمد مجلس الإدارة اللائحة المالية للجمعية في اجتماعه رقم (2) وتاريخ 05/03/2020م . وتم تأييدها من الجمعية العمومية في إجتماعها العادي بتاريخ 07/09/2020م. . الفصل التاسع عشر : النماذج المستخدمة 

رقم النموذج

اســم الـنـمـوذج

التحديث

 

اعتماد فتح وظيفة

 

اعتماد توظيف موظف

 

إعلان عن وظيفة شاغرة

 

استمارة البيانات الشخصية

 

السيرة الذاتية

 

كشف المقابلة الشخصية

 

عقد عمل

 

تعديل دوام موظف

 

انـتـداب

 

إعارة أو نقل خدمة موظف

 

تعديل مسمى وظيفي

 

طلب إجازة

 

استئذان موظف

 

استمارة تقويم الأداء الوظيفي

 

تـرقـيـة

 

اعتماد حافز أو بدل

 

توكيل استلام مكافأة / مستحقات مالية

 

إجراء جزائي

 

تـظــلــم

 

اسـتـقـالـة

 

إنهاء خدمة موظف

 

إخلاء طرف

 

إنذار كتابي (لفت نظر)

 

إشعار بالإقالة

 

مساءلة

 

تعريف (شهادة خبرة)

 

إلغاء وظيفة

 

تفويض صلاحيات

1) طلب اعتماد وظيفة

اعتماد فتح وظيفة

المكرم مدير الجمعية الخيرية بالجله وتبراك     حفظه الله

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته..

آمل التكرم بالرفع لاعتماد فتح وظيفة /   حيث تجدون برفقه الوصف الوظيفي لها ، وإشعارنا بالموافقة عند صدورها على أن تكون أوقات العمل في الفترة :

الصباحية فقط        المسائية فقط        للفترتين الصباحية والمسائية        بنظام الساعات

نظراً للأسباب الآتية : 

الـقـســم : 

رئيس القسم : 

الـتـاريـخ : 

التـوقـيـع : 

مدير الجمعية

سعادة رئيس الجمعية  الخيرية بالجله وتبراك  حفظه الله

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.. وبعد..

فإشارة للطلب المقدم بعاليه حول طلب اعتماد فتح وظيفة /   وحيث تمت مراجعة الطلب المقدم مع خطة التوظيف فنفيدكم بأن :

  فتح الوظيفة يتمشى مع خطة التوظيف ولا مانع لدينا من الموافقة على الطلب.

اعتذارنا عن الموافقة على الطلب نظراً لـ :

للإحاطة والتوجيه ،،،

مدير الجمعية : 

الـتــوقـــيـع : 

الــتــاريـــخ :         /      /      14هـ

اعتماد الوظيفة

المكرم مدير الجمعية الخيرية بالجله وتبراك   حفظه الله

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.. وبعد..

لا مانع من اعتماد الوظيفة حسب الموضح بعاليه.

تعتمد الوظيفة مع ملاحظة : 

اعتذارنا عن اعتماد الوظيفة بسبب : 

رئيس الجمعية

الاسـم :

التوقيع :

التاريخ :         /       /       14هـ

      • صورة للـمـالـيــة.
      • صورة لرئيس الإدارة/القسم المعني.

2) اعتماد توظيف موظف

اعتماد توظيف موظف

 سعادة مدير الجمعية الخيرية بالجله وتبراك   حفظه الله

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.. وبعد..

فآمل التكرم بالموافقة لاعتماد توظيف الأخ /  على وظيفة /  ضمن الوظائف المعتمدة بالجمعية ، وذلك اعتباراً من يوم …………………  الموافق      /      /     14هـ.

على أن تكون فترات العمل :   صباحي فقط     مسائي فقط     دوامين صباحي ومسائي     بنظام الساعات

أخــرى / 

البدلات المطلوبة : طبيعة عمل ( 200ريال 300ريال 400ريال ) نقل : ( 200ريال  300ريال 400ريال 500ريال )

  تخصص اتصالات :  ( 100ريال    شريحة جوال   فاتورة بطاقة مدفوعة)

حيثيات صرف البدل / 

                                   لجنة الوظائف

رئيس الجنة  : 

الـتـاريـخ : 

التـوقـيـع : 

مدير الجمعية

سعادة رئيس الجمعية الخيرية بالجله وتبراك  حفظه الله

نفيدكم بأن الموظف حاصل على شهادات :

وخبرات : 

ونوصي باعتماد توظيف الموظف المذكور بعاليه على المرتبة والدرجة  

اعتماد التوظيف

المكرم مدير الجمعية  الخيرية بالجله وتبراك  حفظه الله

المكرم مدير إدارة الشؤون المالية حفظه الله

المكرم رئيس قسم شؤون الموظفين حفظه الله

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.. وبعد..

نفيدكم بأنه :

لا مانع من اعتماد توظيف الموظف المذكور بعاليه على المرتبة والدرجة  

وذلك اعتباراً من يوم  الموافق    /    /   14هـ 

براتب أساسي  ريال ، كتابة / 

مع اعتماد البدلات التالية :

بدل            بدل    

بدل            بدل    

ملحوظات / 

رئيس الجمعية

الاسـم :

التوقيع :

التاريخ :         /       /       14هـ

      • الأصل لملف الموظف.
      • صورة للرئيس المباشر.
      • صورة للمـالـيـة.

3) إعلان عن وظيفة شاغرة

 

  1.                     استمارة البيانات الشخصية

استمارة البيانات الشخصية

البيانات الشخصية :

الاسم الرباعي :  الجنسية : 

نوع الهوية :  رقمها : 

مصدرها :  تاريخها : 

تاريخ الميلاد :  مكان الميلاد : 

المؤهل الدراسي :  التخصص : 

العـنـــوان :

المدينة والحي : 

شارع :  بجوار : 

هاتف :  فاكس : نداء/جوال : 

أقرب مسجد للسكن :  حي : 

عنوانه : 

الحالة الاجتماعية : (     ) متزوج (     ) أعزب

عدد الأبناء : (     ) ذكور (     ) إناث

جهات العمل السابقة :

   

   

   

الدورات والشهادات والخبرات :

   

   

المسمى الوظيفي بالجمعية :      تاريخ الالتحاق بالوظيفة : 

الاسـم : 

التوقيع : 

التاريخ : 

5) السيرة الذاتية

السيرة الذاتية

البيانات الشخصية :

الاسم/ …………………………………………………………………………… العمر/ ………………  الجنسية/ ……………………………

تاريخ الميلاد/ ……………………………………………………….. مكان الميلاد/ ………………………………………………………….

رقم الهوية/ …………………………………….. مصدرها/ ……………………….. تاريخها/ …………………………………………..

الحالة الاجتماعية/ ………………………………………………………………………. عدد الأبناء/ ………………………………………

الدورات الإدارية الحاصل عليها :

………………………………………………………………………….. 

…………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………..

 

خبرات ومهارات :

………………………………………………………………………….. 

…………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………..

دورات الحاسب الآلي :

…………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………..

 

جهات العمل السابقة :

…………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………..

اللغات

…………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………..

 

التوقيع التاريخ

………………………………..          ………………………………..

6) إجراء مقابلة شخصية

كشف المقابلة الشخصية

بيانات الموظف :

الاسم الرباعي :  الجنسية : 

المسمى الوظيفي المتقدم عليه :  القسم : 

المؤهل الدراسي :  التخصص : 

اكتب وصف وظيفي مختصر للوظيفة التي تقدمت عليها :

20

درجة

  

أبرز الإنجازات والنجاحات :

5 درجات

  

جهات العمل السابقة ومدة العمل فيها :

10

درجات

  •   لمدة 
  • لمدة 
  • لمدة 
  • لمدة 
  • لمدة 
 

آخر عمل عملت فيه وسبب تركه :

5

درجات

  

لماذا تريد الالتحاق بهذه الوظيفة :

5

درجات

  

ماذا تعرف عن الجمعية:

10

درجات

  

تابع.. نموذج رقم (6) إجراء مقابلة شخصية

ما هو مكسب الجمعية من توظيفك :

5 

درجات

  

مقدار الراتب الذي تتوقعه ولماذا :

2

درجتان

  لأن 

 

هل لديك ارتباطات أخرى (كأعمال أخرى) وهل هي يومية أو أسبوعية أو شهرية ، وما هي :

5

درجات

  

قدرات ومواهب تتميز بها :

4

درجات

 

 

 

صفات شخصية مدحها الآخرون فيك :

4

درجات

 

 

 

أمور تحب أن تكون في رئيسك المباشر في الجمعية :

4

درجات

 

 

 

اشرح العبارة التالية باختصار (من لا يتقدم يتقادم) :

10 درجات

  

أبرز من تعرف من العاملين في الجمعية :

4

درجات

 

 

 

إجمالي الدرجات الحاصل عليها ( ) درجة

النتيجة النهائية للمقابلة :

اجتياز بنجاح.   رسوب.

محرر المقابلة : 

الـتـوقـيـع : 

الـتـاريــخ :        /        /       14هـ

7) عـقـد عـمـل

قال تعالى : ) يَا أَيُّهَا الَّذِينَ آمَنُوا أَوفُوا بِالعُقُودِ ( [المائدة : 1]

عقد عمل

في يوم …………: ..…/ ……/ 20 م   تم بعون الله وتوفيقه الاتفاق بين كل من :

أولا ً: جمعية ………………………………ترخيص وزارة الموارد البشرية  والتنمية  الاجتماعية رقم ………فاكس رقم ………………………………بريد الكتروني ………………………………و يمثلها في التوقيع على هذا العقد الأستاذ ……………………………… بصفته رئيس مجلس الإدارة   ويشار إليها فيما بعد بالطرف الأول  

ثانياً : السيد ………………………………………………………سعودي الجنسية يحمل هوية رقم  ……………………………………

عنوانه مدينة………..…… جوال ………………………..………  البريد الالكتروني (………………………………………………………… )

ويشار اليه فيما بعد الطرف الثاني 

تمهيد :

حيث أن الطرف الأول يعمل في مجال الخدمة الاجتماعية و لحاجته لخدمات الطرف الثاني الذي أبدى رغبته في العمل لدى الطرف الأول ، فقد اتفق الطرفان وهما في كامل أهليتهما المعتبرة شرعا ونظام لإبرام هذا العقد على ما يلي : 

أولاً : موضوع عقد العمل :

  1. اتفق الطرفان بأن يعمل الطرف الثاني لدى الطرف الأول وتحت اشرافه وادارته في وظيفة  ……………………………وذلك في مدينة ……………………………… مدة هذا العقد سنة واحدة  ميلادية تبدأ من تاريخ ..…/ ……/ 20 م   وتنتهي بتاريخ ..…/ ……/ 20 م   ما لم يتم تجديده لمدة اخرى باتفاق مكتوب .
  2. يخضع الطرف الثاني لفترة تجربه لمدة (90) ما تبدأ من تاريخ مباشرته للعمل.

ثانياً : ساعات العمل والإجازات والراحة :

  1. مدة العمل 8 ساعات في اليوم الواحد بواقع 7 أيام في الاسبوع .
  2. يوم الجمعة  هو يوم الراحة الاسبوعية للطرف الثاني بأجر كامل .
  3. يستحق الطرف الثاني عن كل عام إجازة  سنوية لمدة 21 يوما بأجر كامل على أن يتمتع الطرف الثاني بإجازته في سنه استحقاقها ، وللطرف الأول أن يحدد مواعيد هذه الاجازات وفقا لمقتضيات العمل .
  4. للطرف الثاني بموافقة الطرف الأول أن يؤجل إجازته السنوية أو أياما منها الى السنة التالية ، وللطرف الأول حق تأجيل إجازة  الطرف الثاني بعد نهاية سنة استحقاقها إذا اقتضت ظروف العمل لمدة لا تزيد عن (90) يوما فإذا اقتضت ظروف العمل استمرار التأجيل وجب الحصول على موافقة الطرف الثاني كتابة ، على الا يتعدى التأجيل نهاية السنة التالية لسنة استحقاق الإجازة  .
  5. للطرف الثاني الحق في إجازة  بأجر كامل في عيد الفطر لمدة (5) أيام ، وعيد الاضحى لمدة (5) أيام ويوم واحد لليوم الوطني للمملكة العربية السعودية .
  6. للطرف الثاني في حال ثبوت مرضه الحق في إجازة  مرضية بأجر كامل عن الثلاثين يوما الأولى وبثلاثة أرباع الأجر عن الستين يوما التالية، ودون أجر للثلاثين يوما التي تلي ذلك خلال السنة الواحدة سواء أكانت هذه الإجازات متصلة أم متقطعة . ويقصد بالسنة الواحدة : السنة التي تبدأ من تاريخ أول إجازة  مرضية .
  7. للطرف الثاني الحق في إجازة بأجر كامل لمدة ثلاثة أيام في حالة ولادة مولود له وخمسة أيام في حالة زواجه أو في حالة وفاة زوجه أو أحد أصوله أو فروعهلا قدر الله، كما يحق للطرف الأول أن يطلب الوثائق المؤيدة للحالات المشار اليها .

 ثالثاً : التزامات الطرف الأول

  1. يدفع الطرف الأول للطرف الثاني أجراً شهريا مقداره (…………………. ريال ) فقط ……………………….. ريال سعودي .

في حالة وجود بدلات (سكنانتقالوغير ذلك )

  1. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
  2. يخضع الأجر المدفوع للطرف الثاني لكافة الخصومات التي تفرضها الأنظمة في المملكة العربية السعودية المطبقة حاليا أو التي قد تفرضها الدولة مستقبلا ويتم دفع الأجر للطرف الثاني وكل مبلغ مستحق له بالريال السعودي عن طريق البنوك المعتمدة .
  3. يلتزم الطرف الأول بتسجيل الطرف الثاني ضمن المشتركين لدى المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية، ويقع على عاتق الطرف الأول سداد الاشتراكات في حينها بعد حسم النسبة المحددة على الطرف الثاني من الاشتراكات من أجره طبقاً لأنظمة الطرف الثاني .
  4. يلتزم الطرف الأول بالتامين الصحي على الطرف الثاني وفقا لنظام التامين الصحي التعاوني .

رابعاً : التزامات الطرف الثاني :

  1. أن ينجز العمل الموكل اليه وفقا لأصول المهنة ووفق تعليمات الطرف الأول ، إذا لم يكن في هذه التعليمات ما يخالف العقد أو النظام أو الآداب العامة ولم يكن في تنفيذها ما يعرضه للخطر .
  2. أن يعتني عناية كافية بالأدوات والمهمات المسندة اليه والخامات المملوكة للطرف الأول الموضوعة تحت تصرفه أو التي تكون في عهدته وأن يعيد الى الطرف الأول المواد غير المستهلكة . 
  3. أن يلتزم حسن السلوك والأخلاق أثناء العمل .
  4. أن يقدم كل عون ومساعدة دون أن يشترط لذلك أجراً إضافياً في حالات الأخطار التي تهدد سلامة مكان العمل أو الأشخاص العاملين فيه .
  5. أن يخضع للفحوص الطبية التي يرغب في إجرائها عليه قبل الإلتحاق بالعمل أو أثناءه، للتحقق من خلوه من الأمراض المهنية أو السارية .
  6. أن يحفظ الأسرار والمعلومات المهنية المتعلقة بالعمل والتي من شأن افشائها الإضرار بمصلحة الطرف الأول . ويعتبر توقيعه على هذا العقد إقراراً منه بأن لا يقوم بعد انتهاء العقد بإفشاء أسرار الطرف الأول لمدة 3 سنوات من تاريخ انتهاء العلاقة بين الطرفين داخل وخارج المملكة .
  7. يلتزم الطرف الثاني في جميع الأوقات بالأنظمة والأعراف والعادات والآداب المرعية في المملكة العربية السعودية وكذلك بالقواعد واللوائح والتعليمات المنصوص عليها في أنظمة الطرف الأول ويتحمل كافة الغرامات المالية الناتجة عن مخالفته لتلك الأنظمة .

أي التزامات اخرى على عاتق الطرف الثاني

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 

خامساً : إنهاء العقد وفسخه والتعويض :

  1. ينتهي هذا العقد بانقضاء المدة المحددة فيه .
  2. ينتهي هذا العقد قبل انقضاء مدته إذا اتفق الطرفان على إنهائه بشرط أن تكون موافقة الطرف الثاني كتابية .
  3. يحق للطرف الأول بإرادته المنفردة ودون اشعار إنهاء هذا العقد خلال فترة التجربة أو مدة تمديدها إن وجدت ، وفي هذه الحالة لا يستحق الطرف الثاني تعويضا عن هذا الإنهاء كما لا يستحق مكافئة نهاية خدمة .
  4. يحق للطرف الأول فسخ العقد بدون مكافأة أو إشعار الطرف الثاني أو تعويضه حسب نص المادة (80) من نظام العمل .
  5. اتفق الطرفان على أنه في حالة فسخ العقد دون سبب مشروع على ما يلي :
  1. إذا كان فسخ العقد من قبل الطرف الأول ، فيلتزم بأن يدفع للطرف الثاني تعويضا عن هذا الفسخ قدره (…………….) …………………………… ريال سعودي .
  2. إذا كأن فسخ العقد من قبل الطرف الثاني ، فيلتزم بأن يدفع للطرف الأول تعويضا عن هذا الفسخ قدره (…………….) …………………………… ريال سعودي .

سادساً : مكافأة نهاية الخدمة :

يستحق الطرف الثاني عند انتهاء العلاقة التعاقدية من قبل الطرف الأول أو باتفاق الطرفين أو بانتهاء مدة العقد أو نتيجة لقوة قاهرة مكافأة قدرها أجر خمسة عشر يوما عن كل سنة من السنوات الخمس الأولى وأجر شهر عن كل سنة من السنوات التالية ويستحق العامل مكافأة عن اجزاء السنة بنسبة ما قضاه منها في العمل ، وتحسب المكافأة على اساس الأجر الأخير.

سابعاً : أحكام عامة :

  1. فيما لم يرد به نص يخضع هذا العقد لأحكام نظام العمل ولائحته التنفيذية وكافة الأنظمة الاخرى المعمول بها في المملكة العربية السعودية.
  2. تختص الجهة المختصة في المملكة العربية السعودية بالفصل في أي نزاع قد ينشأ عن تنفيذ أحكام وشروط هذا العقد .
  3. يحل هذا العقد محل كافة الاتفاقيات والعقود السابقة لهإن وجدتولا يحق لأي من الطرفين بعد توقيع هذا العقد الادعاء بأي حق خلاف ما ذكر فيه .
  4. اتخذ الطرفان عنوانهما المحدد في صدر هذا العقد عنوانا مختارا لكلا منهما لإرسال كافة المراسلات والخطابات عليه .
  5. حرر هذا العقد من نسختين تسلم كل طرف نسخة أصلية منه للعمل بموجبه .

وعلى هذا جرى الاتفاق والتوقيع

الطرف الأول:                             الطرف الثاني :

الاسم : مسفر بن مسفر القويفل الاسم : ……………………………………………

الوظيفة : رئيس مجلس الإدارة           التوقيع : …………………………………………

الختم : …………………………………..

طلب تعديل دوام موظف

تعديل دوام موظف

المكرم مدير الجمعية حفظه الله

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.. وبعد..

فآمل التكرم بالموافقة على تعديل دوامي الحالي :

ليصبح الدوام الجديد كالتالي : 

نوع التعديل : دائـم.

مؤقت : وذلك اعتباراً من يوم  الموافق       /      /       14هـ 

 وحتى يـوم  الموافق       /      /       14هـ

نظراً للأسباب التالية :

القسم / الإدارة : مقـدمه :

الرئيس المباشر : الوظيفة :

التوقيع : التوقيع :

التاريخ :        /      /      14هـ التاريخ :        /      /      14هـ

المكرم رئيس قسم شؤون الموظفين  حفظه الله

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.. وبعد..

فنأمل إطلاعكم وإشعار الموظف بـ :

اعتذارنا عن قبول طلبه 

الموافقة على هذا الطلب 

الموافقةالمشروطةبـ

مدير الجمعية

الاسـم :

التوقيع :

التاريخ :         /       /       14هـ

8) انـتـداب

انـتـداب

المرشَّـح للانتـداب : 

جـهـة الانـتـداب : 

المهمة المنتدب إليها : 

مـدَّة الانتداب بالأيام :   يوم / أيام   ،   اعتباراً من يوم  الموافق       /      /       14هـ 

وحتى يوم  الموافق       /      /       14هـ

ملـحــــوظـات : 

اعتماد مدير الجمعية

الاسـم :

الوظيفة :

التوقيع :

التاريخ :         /       /       14هـ

المكرم مدير الجمعية  حفظه الله

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.. وبعد..

للاعتذار عن الطلب.

لاعتماد الطلب.

لاعتماد الطلب مع ملاحظة : 

 

اعتماد رئيس الجمعية

الاسـم :

الوظيفة :

التوقيع :

التاريخ :         /       /       14هـ

9) إعارة أو نقل خدمة موظف

إعارة أو نقل خدمة موظف

المكرم رئيس القسم        حفظه الله

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.. وبعد..

فآمل التكرم باعتماد نقل الموظف / 

والذي يشغل حالياً وظيفة /    بقسم / 

إلى قسم /    على وظيفة /  إعارة  نقل خدمة

اعتباراً من يوم الموافق       /      /      14هـ   وحتى يوم الموافق     /        /       14هـ

وعلى أن تكون فترات العمل لدينا بالقسم :    صباحي فقط     مسائي فقط    صباحي ومسائي 

أخرى/ 

طلب رئيس القسم موافقة رئيس القسم 

الـقـســم : القسم: 

رئيس القـسم : الاســــم : 

الـتـوقيـع : الـتـوقيـع : 

الـتـاريـخ :          /         /         14هـ الـتـاريـخ :          /         /         14هـ 

موافقة مدير الجمعية

المكرم مدير الجمعية      حفظه الله

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.. وبعد..

فأفيدكم بموافقتنا على نقل الموظف المذكور أعلاه من قسمنا إلى قسم / 

شاكرين لكم حسن تعاونكم ، والله الموفق ،،،

مدير الجمعية

                                                  

الاســــم :

الـتـوقيـع :

الـتـاريـخ :          /         /         14هـ

الاعـــتــــمــــاد

المكرم مدير الجمعية حفظه الله

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.. وبعد..

لا مانع من اعتماد نقل الموظف المذكور بعاليه ، وإجراء اللازم حيال ذلك.

ملحوظات / 

رئيس الجمعية

الاسـم :

التوقيع :

التاريخ :         /       /       14هـ

10) تعديل مسمى وظيفي

تعديل مسمى وظيفي

المكرم مدير الجمعية  حفظه الله

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.. وبعد..

فآمل التكرم باعتماد تغيير المسمى الوظيفي /     براتب وقدره / 

والذي يشغله حالياً الموظف /  بقسم / 

ليصبح على المسمى الوظيفي /     براتب وقدره / 

وذلك اعتباراً من يوم الموافق     /     /     14هـ.

وعلى أن تكون فترات العمل للمسمى الوظيفي الجديد :    صباحي فقط     مسائي فقط    صباحي ومسائي

أخرى/ 

                            الموظف                                                               رئيس القسم                                 مدير الجمعية

المـوظـف :                                                                          رئيس القسم :                            الاسم

الـتـوقيـع :                                                                            الـتـوقيـع :                           التوقيع:

الـتـاريـخ :        /       /       14هـ                 الـتـاريـخ :        /       /       14هـ        التاريخ:/       /       /      14هـ 

الاعـتـمـــــاد

المكرم رئيس قـسم /  حفظه الله

المكرم رئيس قسم شؤون الموظفين  حفظه الله

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.. وبعد..

فلا مانع من تعديل المسمى الوظيفي المذكور بعاليه على أن يوظف على المرتبة ( ) والدرجة ( ) 

    ويكون الراتب للمسمى الجديد ( ) ريال ، كتابةً / 

    وذلك اعتباراً من يوم   بتاريخ      /      /      14هـ.

ملحوظات / 

    لاعتماد إكمال باقي الإجراءات ، والله الموفق،،،

رئيس الجمعية

الاسـم :

التوقيع :

التاريخ :         /       /       14هـ

  • الأصل في ملف الموظف.
  • صورة لرئيس القسم.
  • صورة للموظف.
  • صورة للمالية.

11) طلب إجــازة

نموذج طلب إجازة

المكرم مدير الجمعية حفظه الله

           السلام عليكم ورحمة الله وبركاته .. وبعد ..

فآمل منكم الموافقة على إعطائي إجازة لمدة    يوم / أيام

ابتداءً من يوم الموافق    /    /    14هـ  وحتى يوم الموافق     /     /     14هـ.

نظراً للأسباب الآتية : 

على أن تحسب ضمن إجازاتي : 

الاعتيادية          المرضية          الاضطرارية          الاستثنائية          بدون راتب

الموظف البديل: …………………………………………………………………………………………………………………………..

والله يحفظكم ويرعاكم ،،،

اعتماد رئيس القسم طالب الإجازة

الـقـســم : الاســـم : 

رئيس القسم  : التاريــخ : 

الـتـوقيـع : التوقـيـع : 

اعتماد طلب الإجازة

لا مانع وتحسب ضمن الإجازات : 

الاعتيادية          المرضية          الاضطرارية          الاستثنائية          بدون راتب

وذلك عن الفترة من         /      /       14هـ     إلى        /      /        14هـ.

أخرى 

غير ممكن نظراً لظروف العمل.

والله الموفق ،،،

مدير الجمعية

الاسـم :

التوقيع :

التاريخ :         /       /       14هـ

استئذان موظف

  استئذان موظف

 

  

اسم الموظف :  الـيـــوم : 

الإدارة/القسم : التاريخ :       /       /      14هـ

نوع الاستئذان : انصراف مبكر

تأخر في الحضور

الخروج والعودة أثناء الدوام

أخرى 

وقت الاستئذان : من الساعة /   صباحاً /  مساءً

إلى الساعة /   صباحاً /  مساءً

سبب الاستئذان :

   اعتماد المدير المباشر

  

      الاســم :     التـوقيـع :

12) استمارة تقويم الأداء الوظيفي

 الاســـــــم : 

الإدارة / القـسـم :  

المسمى الوظيـفي :  

مدة شغله للوظيـفة :     ( ) يوم     ( ) شهر      ( ) سنة

تـاريخ التـعيـين :   يوم    الموافق         /        /        14هـ

تـاريخ التـقيـيم :   يوم    الموافق         /        /        14هـ

فترة التقييم من :        /      /     14هـ   إلى :        /       /     14هـ

تعليمات أساسية

يجب قراءتها قبل البدء في التقييم

أجزاء التقييم :

 

آلـية إجـراء التقويم :

الجزء الأول : شامل لجميع الموظفين.

الجزء الثاني : خاص بالوظائف الإشرافية فقط.

الجزء الثالث : نتيجة التقويم مع تحديد احتياجات التدريب.

 
  1. إعطاء الموظف نسخة غير معبأة من هذا النموذج لتعبئته قبل عقد جلسة تقويم أدائه بمدة أسبوع على الأقل والتأكد من فهم الموظف الكامل لجميع الأبعاد التي يتضمنها هذا النموذج.
  2. يجب تعبئة كافة الأبعاد والعناصر للاستمارة ووضع علامة ( ) أمام كل عنصر من عناصر الأبعاد الرئيسية.
  3. يناقش الرئيس المباشر تقويم الموظف لنفسه والتقويم الذي وضعه له في كل بند من بنود المحاور المختلفة.
  4. ضرورة اشتراك مقومين اثنين عند إجراء التقويم أحدهما الرئيس المباشر والآخر بنفس المستوى التنظيمي للرئيس المباشر أو أعلى كمدير الإدارة أو الأمين بالنسبة لرئيس القسم.
  5. لاعتماد هذا النموذج يجب استيفاء كافة التواقيع المحددة.
  6. أن يكون التقويم مبني على مستويات الأداء المحددة في هذا النموذج ، وهي كما يلي:

(5) ممتاز  (4) جيدجداً   (3) جيد  (2) مقبول  (1) ضعيف

  1. عند تدني المستوى الإجمالي للتقييم وحصول الموظف على جيد أو مقبول أو ضعيف فإن علاوة الأداء السنوية تحجب عنه لتلك السنة.
  2. عند تقويم أداء الموظف بغرض الترقية وحصوله على مستوى ضعيف في أي بُعد من الأبعاد الرئيسية (بغض النظر عن تقويمه النهائي) فإن الترقية تؤجل.

إرشادات عامة للتقويم :

  • يستوفي هذا النموذج مرة في كل عام على الأقل لجميع الموظفين ، وبعد مضي الفترة التجريبية للموظفين الجدد ما عدا موظفي بند الأجور ، وكذلك عند الترقية.
  • يهدف هذا التقييم لتحقيق مبدأ تحسين الأداء ومساعدة كلٍ من الرئيس والمرؤوس على الاتفاق على أفضل الطرق والأساليب لتحسين أداء الموظف، وتوفير الدعم والمساندة اللازمة لإنجاز مهامه الوظيفية والتي يجب التيقن بأنها وثيقة الصلة بتحقيق أهداف الجمعية التعاوني.
  • لإكمال هذا النموذج بفاعلية لابد من وجود أساليب تقويم فعالة من واقع العمل مبينة على معايير واضحة لجميع الموظفين كالرجوع للتقارير والأوراق المتعلقة بعنصر التقييم لإثبات نجاح التقييم.
  • عبئ النموذج مستحضراً أمثلة سلوكية ملموسة لما قام به الموظف من إيجابيات أو غير ذلك خلال الفترة محل التقويم.
  • قوّم كل بُعد على حده، فحصول الموظف على تقدير ممتاز في أحد الأبعاد لا يعني حصوله على تقدير ممتاز في كل الأبعاد والعكس صحيح.
  • اجعل تقويمك شاملاً لكامل الفترة محل التقويم.
  • كن موضوعياً أثناء تقويمك لموظفيك.
  • قوّم موظفك على الواجبات والمسؤوليات الفعلية الحالية المناطة به حسب المعايير المذكورة في النموذج والتي تتلاءم مع طبيعة الوظيفة المعنية.
  • جهّز بعض الحلول والاقتراحات لتقديمها للموظف عند الحاجة.
  • أخبر الموظف أن الغرض من التقويم هو مساعدته للوصول للأداء الأفضل له وللجمعية.
  • احصل على التزام من الموظف يتضمن اقتراحات وحلول لتحسين وتطوير أدائه.
  • لخّص للموظف ما تم مناقشته أثناء التقويم ، مع التركيز على النقاط التي تم الاتفاق عليها.
  • اتفق مع الموظف على ما سيقوم به وما ستقوم به أنت بعد انتهاء التقويم وحدد تواريخ مناسبة لذلك.
  • أكد ثقتك في قدرة الموظف على تحسين الأداء قبل إنهاء جلسة التقويم.
 

حسابات التقديرات عند التقويم :

 

نتيجة تقويم الـبُعـد : لتحديد درجة التقويم لكل بُعد ، اجمع درجات عناصر كل بُعد واقسمها على عدد العناصر.

نتيجة تقويم الاستمارة : رقم (1) أو (2) ، اقسم إجمالي درجات الأبعاد على عدد الأبعاد التي شملها التقييم في الاستمارة.

حساب النتيجة النهائية : اجمع درجات التقويم العام لكل بُعد في الأجزاء المستخدمة واقسمها على عدد الأبعاد تقدير التقييم ونسبته.

الكسور العشرية : تجبر لصالح الموظف إذا كانت خمسة من عشرة (0.5) أو أكثر وتُرفع إلى العدد الصحيح الأعلى.

 

توزيع النسخ :

 
  • أصل التقييم لملف الموظف بقسم شؤون الموظفين.
  • صورة للمالية (مع مسير راتب أول شهر تعتمد معه العلاوة).
  • صورة للموظف (عند الطلب).
  • صورة للرئيس المباشر (عند الطلب).

تابع..  نموذج رقم (14) استمارة تقويم الأداء الوظيفي

استمارة رقم (( 1 ))

 

الـجـــــزء الأولــــــــ

الفئة المستهدفة : جميع الموظفين بلا استثناء.

توضع علامة ( ) في الخانة التي تمثل أقرب وصف للأداء.

الإنتاجية

هي محصلة الأداء الفعلي كماً ونوعاً مع التركز على السرعة والتطوير والاستمرارية

 

الإلـمـام

الوظيفي

هي الإلمام بالطرق والأساليب المثلى التي يجب أن تؤدى بها المهام الوظيفية بما في ذلك القدرة على استخدام المعلومات والإجراءات والمواد والأدوات والمعدات اللازمة لأداء العمل

تم

عناصر التقييم

5

4

3

2

1

 

تم

عناصر التقييم

5

4

3

2

1

كمية الإنتاج

      

تفهم طبيعة العمل واحترام آدابه

     

الدقة والجودة

      

تحمل مسؤوليات الوظيفة

     

السرعة في الإنجاز

      

حسن التصرّف وحل المشكلات

     

استخدام الموارد المتاحة

      

جمع المعلومات وتحليلها

     

التطوير والتجديد في الأداء

      

استثمار الخبرة والتدريب لصالح العمل

     

استمرارية الإنتاج

      

العمل بروح الفريق الواحد

     

التقويم العام لبُعد :

الإنتـاجـيـة

(     ) ÷ 6 = (     ) درجة

 

الدرجة العامة لبُعد :

الإلمام الوظيفي

(     ) ÷ 6 = (     ) درجة

التقـدير : 

التقـدير : 

     

الـمـرونـة

وهي القدرة على التكيف مع متغيرات الوظيفة والأنظمة والشعور بالمسؤولية

 

المبادرة

تقديم المقترحات والأفكار البناءة وتبني كل جديد يخدم الجمعية بسياسة ترك متسع من الوقت للقيام بها

تم

عناصر التقييم للبند

5

4

3

2

1

 

تم

عناصر التقييم للبند

5

4

3

2

1

تـقبل التغـيير

      

المبادرة الذاتية دون الإخلال بالعمل أو انتظار التوجيه

     

تحمل ضغوط العمل

      

تـقبل النـقـد

      

طرح أفكار لتحسين العمل والأداء

     

الاستجابة لتعلم مهارات جديدة لتحسين العمل

      

تبني الأعمال الطارئة دون الإخلال بالعمل الأساسي

     

تقبل أداء عمل إضافي عند الحاجة

      

الإسهام في زيادة الدخل وخفض التكاليف

     

الاعتراف بالمسؤولية عن الأخطاء

      

الدرجة العامة لبُعد :

الـمـبــادرة

(     ) ÷ 4 = (     ) درجة

الدرجة العامة لبُعد :

الـمـرونــة

(     ) ÷ 6 = (     ) درجة

 

التقـدير : 

التقـدير : 

 
     

الانضباط والالتزام

وتعني التقيد بأنظمة الحضور والانصراف وخلو الغياب وقلة الاستئذانات واستثمار أوقات العمل

 

الـــولاء والانتماء

هو تبني الجمعية وحمل همومه والسعي لتحقيق أهدافه والحرص على تطويره ورفع مستواه

تم

عناصر التقييم

5

4

3

2

1

 

تم

عناصر التقييم

5

4

3

2

1

مواعيد الحضور والانصراف

      

تفهم أهداف الجمعية

     

انعدام أو قلة الغياب

      

حمل هم الجمعية ومشاريعها الخيرية

     

قلة الاستئذانات

      

المحافظة على الممتلكات والتجهيزات

     

التقيد بالأنظمة والتعليمات

      

الحرص على سمعة الجمعية

     

استثمار وقت العمل

      

إبداء مقترحات لصالح الجمعية

     

الدرجة العامة لبُعد :

الانضباط والالتزام

(     ) ÷ 5 = (     ) درجة

 

الدرجة العامة لبُعد :

الولاء والانتماء

(     ) ÷ 5 = (     ) درجة

التقـدير : 

التقـدير : 

     

العلاقات

وفن التعامل

هو توطيد علاقات مبنية على الاحترام المتبادل مع الآخرين وكسبهم لصالح الجمعية وبرامجه الدعوية المختلفة

 

الصـفات الشخصية

هي الصفات التي يتميز بها الموظف وتجعله لائقاً للعمل بالجمعية كعضو فيمكز دعوي

تم

عناصر التقييم للبند

5

4

3

2

1

 

تم

عناصر التقييم للبند

5

4

3

2

1

مع الرؤساء

      

الرغبة في التطوير والإبداع

     

مع الزملاء

      

اتزان التفكير

     

مع الزوار والمراجعين

      

الالتزام بالآداب الإسلامية

     

مدح وثناء الآخرين

      

سرعة البديهة

     

استقطاب طاقات فعَّالة

      

المظهر العام

     

الدرجة العامة لبُعد :

العلاقات وفن التعامل

(     ) ÷ 5 = (     ) درجة

 

الدرجة العامة لبُعد :

الصفات الشخصية

(     ) ÷ 5 = (     ) درجة

التقـدير : 

التقـدير : 

ملحوظة : تجبر الكسور العشرية لو وجدت إذا كانت خمسة من عشرة ( 0.5) أو أكثر إلى العدد الصحيح الأعلى.

نتيجة التقويم لاستمارة رقم ( 1 )

تقدير الموظف على أبعاد الاستمارة رقم ( 1 )

5 =

ممتاز

4 =

جيد جداً

3 =

جـيـد

2 =

مقبول

1 =

ضعيف

إجمالي درجات الأبعاد الحاصل عليها

 

درجـة

     

عدد الأبعاد التي شملها التقييم

 

بُـعـد

لحساب التقدير =  إجمالي الدرجات ÷ إجمالي الأبعـاد

تابع..  نموذج رقم (14) استمارة تقويم الأداء الوظيفي

الـجـــــزء الــثــانـــي

 

استمارة رقم (( 2 ))

الفئة المستهدفة : موظفي الوظائف الإشرافية فقط.

توضع علامة ( ) في الخانة التي تمثل أقرب وصف للأداء.

 

التخطيط

سياسات معينة لوضع الأهداف والوسائل والآليات الممكنة لتحقيقها ودراسة النتائج.

 

التفويض والتدريب

رفع مستوى العمل والإنتاج من خلال التدريب وتفويض المرؤوسين.

تم

عناصر التقييم

5

4

3

2

1

 

تم

عناصر التقييم

5

4

3

2

1

وضع خطط واضحة للجميع

      

تهيئة المرؤوسين لتمثيل الإدارة أو القسم

     

وضع أولويات للتنفيذ

      

القدرة على التفويض

     

وضع الخطط البديلة

      

استخدام الوسائل الحديثة لتطوير العمل وأداء العاملين

     

تحليل الأثر والنتائج

      

تجاوز المشكلات وحل العقبات

     

الدرجة العامة لبُعد :

التخطيط

(     ) ÷ 4 = (     ) درجة

 

الدرجة العامة لبُعد :

التفويض والتدريب

(     ) ÷ 4 = (     ) درجة

التقـدير : 

التقـدير : 

     

الرقابة

هي وضع الخطط والتأكد من تنفيذها في أوقاتها ، والسرعة في تصحيح التجاوزات.

 

اتـخــاذ القرارات

أسلوب في التفكير لاتخاذ أفضل الوسائل لتحقيق الأهداف ولحل المشكلات الطارئة والعارضة.

تم

عناصر التقييم للبند

5

4

3

2

1

 

تم

عناصر التقييم للبند

5

4

3

2

1

الإلمام بمشكلات سير العمل

      

الحسم وعدم التهرب أو التردد من اتخاذ القرارات

     

وضوح ضوابط التقييم للمرؤوسين

      

دراسة البدائل المتاحة قبل اتخاذ القرار

     

تقويم أداء المرؤوسين

      

المشاورة قبل اتخاذ القرار

     

استمرارية المتابعة

      

تحمل مسؤولية القرارات المتخذة

     

الدرجة العامة لبُعد :

الرقابة

(     ) ÷ 4 = (     ) درجة

 

الدرجة العامة لبُعد :

اتخاذ القرارات

(     ) ÷ 4 = (     ) درجة

التقـدير : 

التقـدير : 

     

التنظيم

استثمار أقل وقت ممكن في تحقيق أكبر قدر من الأهداف.

 

القيادة والتحفيز

تحريك المرؤوسين ودفعهم لتحقيق الأهداف المرسومة وتقويم أدائهم ، وتحفيز المتميزين للاستمرار في بذل المزيد.

تم

عناصر التقييم للبند

5

4

3

2

1

 

تم

عناصر التقييم للبند

5

4

3

2

1

تنظيم الوقت وحسن استغلاله

      

الإلمام بالصلاحيات واستخدام النفوذ

     

توزيع العمل والمهام على المرؤوسين

      

متابعة أعمال المرؤوسين وتوجيهها

     

إنجاز الأعمال في وقتها

      

تقديم النقد بأسلوب بناء

     

توثيق الإنجازات وأرشفتها

      

تقديم الشكر والثناء والتحفيز للمرؤوسين المتميزين

     

رفع التقارير

      

الإلمام بأفضل طريقة لتحفيز كل مرؤوس

     

الدرجة العامة لبُعد :

الـتـنـظـيـم

(     ) ÷ 5 = (     ) درجة

 

الدرجة العامة لبُعد :

القـيادة والتحفـيز

(     ) ÷ 5 = (     ) درجة

التقـدير : 

التقـدير : 

ملحوظة : تجبر الكسور العشرية لو وجدت إذا كانت خمسة من عشرة ( 0.5) أو أكثر إلى العدد الصحيح الأعلى.

نتيجة التقويم لاستمارة رقم ( 2 )

تقدير الموظف على أبعاد الاستمارة رقم ( 2 )

5

ممتاز

4

جيد جداً

3

جـيـد

2

مقبول

1

ضعيف

إجمالي درجات الأبعاد الحاصل عليها

 

درجـة

     

عدد الأبعاد التي شملها التقييم

 

بُـعـد

لحساب التقدير =  إجمالي الدرجات ÷ إجمالي الأبعـاد

تابع..  نموذج رقم (14) استمارة تقويم الأداء الوظيفي

النتيجة النهائية للتقويم

جزء التقييم

إجمالي الدرجات

إجمالي الأبعاد

 

النتيجة النهائية

نسبة العلاوة

مقدار العلاوة

 

استمارة (1)

  

5 = ممتاز 

5 %

……………….. ر.س

 

استمارة (2)

  

4 = جيد جداً

4 %

……………….. ر.س

مجموع الدرجات ÷

مجموع الأبعاد =

النتيجة النهائية

مجموع

الدرجات

مجموع

الأبعاد

3 = جـيد

تحجب

2 = مقبول

 

1 = ضعيف

احتياجات التدريب والتأهيل

على ضوء نتائج التقويم يحدد الرئيس المباشر المجالات التي تتطلب تدريباً لتحسين أداء الموظف الوظيفي :

إدارية     تقنية       دعوية       دراسية       اجتماعية أو إنسانية        تدريب على رأس العمل

         

         

         

         

         

الرئـيـس المبـاشـر  : ملحوظات : 

الــتــوقــيـــع :  

الــتـــاريــــخ :            /          /         14هـ   

الـمـــوظــــف : ملحوظات : 

الــتــوقــيـــع :  

الــتـــاريــــخ :            /          /         14هـ   

اعــــتـمـاد الإدارة : ملحوظات : 

الاســــــــــم : ملحوظات : 

الــتــوقــيـــع :  

الــتـــاريــــخ :            /          /         14هـ   

13) طلب تـرقـيـة

تـــرقـــيـــة

سعادة مدير الجمعية  وفقه الله

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.. وبعد..

آمل التكرم بالموافقة على إدراجي ضمن المرشحين للترقية على وظيفة / 

لتوفر الأسباب التالية : 

توصيات رئيس القسم : 

موافقة رئيس القسم طالب الترقية

الـقـســم : اسم الموظف : 

رئيس القسم  : التـوقـيـع : 

الـتـوقيـع : الـتـاريـخ : 

الاعتماد

لا مـانــع اعتباراً من شهر    لعام      14هـ.

الموافقة المشروطة بـ : 

رفض الطلب ، والسبب : 

ملحوظات : 

مدير الجمعية

الاســــم : 

التـوقـيـع : 

الـتـاريـخ :        /      /        14هـ

  • الأصل لملف الموظف.
  • صورة للموظف.
  • صورة لرئيس القسم.

14) طلب اعتماد حافز أو بدل

اعتماد حافز أو بدل

سعادة مدير الجمعية  وفقه الله

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.. وبعد..

آمل التكرم بالموافقة على اعتماد صرف :

حـافـز :

 

بــدل :

 

نوعه : 

              

مقداره :

اعتباراً من تاريخ :      /      /      14هـ

اسـمه : 

مقداره : 

نوعه :  دائم    حسب الاعتماد لبعض الأشهر

اعتباراً من تاريخ :      /      /      14هـ

لصالح الموظف :  المسمى الوظيفي : 

نظراً لتوافر الأسباب التالية :

الـقـســم : 

رئيس القسم : 

الـتـاريـخ : 

التـوقـيـع : 

الاعتماد

لا مـانــع اعتباراً من شهر    لعام      14هـ.

الموافقة المشروطة بـ : 

رفض الطلب ، والسبب : 

ملحوظات : 

مدير الجمعية

الاســــم : 

التـوقـيـع : 

الـتـاريـخ :        /      /        14هـ

15) توكيل استلام مكافأة / مستحقات مالية

توكيل استلام مكافأة / مستحقات مالية

المكرم مدير إدارة الشؤون المالية وفقه الله

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.. وبعد..

الشخص الموكَّل : الأخ /   بقسم / 

نوع التوكيل : راتب :  وذلك عن الأشهر من / لعام    14هـ إلى شهر / لعام     14هـ.

  مستحقات أخرى وهي : 

ملحوظات أخرى : 

ولكم جزيل الشكر والتقدير،،،

الـمـوكِّــل

الاســــم : 

الـتـاريـخ : 

التـوقـيـع : 

اعتماد التوكيل

لا مانع من قبول التوكيل.

الموافقة مشروطة بـ : 

رفض الطلب ، بسبب : 

ملحوظات : 

مديرالجمعية

الاســــم : 

ختم الجمعية التـوقـيـع : 

الـتـاريـخ :        /      /        14هـ

16) إجـراء جـزائـي

إجـــراء جـزائــي

اسم الموظف المخالف :    رقــمـــه : 

المسمى الوظيفي :    الـقـســـم : 

نـوع المخالفـة : 

تـاريـخـهـا :  يوم …………. الموافق :    /    /    14هـ تكرارها :  الأولى   الثانية   الثالثة   الرابعة

نـوع الجـزاء :

1) حسم …………………… من الراتب

2) توجيه إنذار شفهي

3) توجيه إنذار كتابي

4) حرمان من العلاوة السنوية القادمة

5) أمر إيقاف من العمل لمدة ……………….

6) إشعار بالفصل وإنهاء الخدمة

7) أخرى 

ملاحـظـات :

إقرار وتعهد المخالف

أقر أنا الموظف الموضح اسمي بعاليه بالمخالفة المنسوبة إلي والواردة في هذا الإجراء الجزائي ، وأبدي اعتذاري وتعهدي بالالتزام بكافة تعليمات وأنظمة العمل بالجمعية ، على أمل أن يكون هذا الإجراء مؤشراً إيجابياً لتفادي ما حصل من قصور في الأيام القادمة. والله ولي التوفيق،،،

الاسم الموظف /   التاريخ :     /     /    14هـ    التوقيع / 

سعادة  رئيس الجمعية وفقـه الله

آمل الاطلاع واعتماده ، مع ملاحظة : 

مدير الجمعية /   التاريخ :     /     /    14هـ    التوقيع / 

الاعتماد

يتخذ بحقه الإجراءات التالية : 

(1) حسم …………………………… من الراتب (2) توجيه إنذار شفهي

(3) حرمان من العلاوة السنوية (4) توجيه إنذار كتابي

(5) إشعاره بالإقالة وإنهاء الخدمة (6) إيقاف من العمل لمدة  أيام

(6) أخرى 

توجيهات أخرى /

رئيس الجمعية

الاســــم : 

التـوقـيـع : 

الـتـاريـخ :        /      /        14هـ

17) تـظـلـُّـم

تـظــلَّــم

سعادة رئيس الجمعية  وفقه الله

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.. وبعد..

  سبب التظلّم :..

  شرح التظلّم :.. 

الطرف الآخر في التظلّم : 

تاريخ المشكلة :  يوم الموافق    /    /   14هـ الاسـم :

تاريخ التـظلّم :  يوم الموافق    /    /   14هـ الوظيفة : 

المرفقات : التوقيع : 

التاريخ :        /        /        14هـ

التوجيه

رفع التظلم عن الموظف مع إشعار الطرف الآخر بذلك.

إحالة النظر في التظلّم إلى :

التظلَّم غير وجيه مع التوصية بـ: 

أخرى 

رئيس الجمعية 

الاسـم :

التوقيع : 

التاريخ :        /        /        14هـ

هذا الجزء يعبأ عند الإحالة إلى جهة أخرى فقط

إفادة الجهة المحال إليها

الاسـم :

التوقيع : 

التاريخ :        /        /        14هـ

18) استـقـالـة

استقالة موظف

سعادة رئيس الجمعية     حفظه الله

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.. وبعد..

التمهـيد : 

الأسباب : 

الطلب :  لذا آمل من سعادتكم قبول استقالتي وإعفائي من وظيفتي في الجمعية ، (بعد شهرٍ من تاريخ تقديمي لهذه الاستقالة) وطي قيدي اعتباراً من يوم …………………….. الموافق ……….. /…………../…………..14هـ ، وتعميد من يلزم لإكمال إجراءات إنهاء الخدمة.

راجياً المولى عز وجل أن يجعلني وإياكم من أنصار دينه ، وتقبلوا شكري وتقديري،،،

موافقة مدير الجمعية مقدم الاستقالة

الاسم: الاســـم : 

التاريخ  : التاريــخ : 

الـتـوقيـع : التوقـيـع : 

التوجيه

المكرم / مدير الجمعية  وفقه الله

المكرم / رئيس قسم شؤون الموظفين                                         وفقه الله

نفيدكم بأنه :

لا مانع من قبول استقالة الموظف المذكور ، واعتمدوا طي قيده اعتباراً من تاريخ     /     /     14هـ.

أخرى 

رئيس الجمعية

الاسـم :

التوقيع : 

التاريخ :        /        /        14هـ

19) إنهاء خدمة

بيان إنهاء خدمة موظف

بيانات الموظف :

اسم الموظف الرباعي

 

الـقــســـــم

 

رقـم الـمـوظـف

 

فترات الدوام

 

بيانات الوظيفة :

المسمى الوظيفي

 

المرتبة

 

رقـم الوظيـفة

 

الدرجة

 

الراتب الحالي

 

كتابةً

 

بيانات الخدمة :

تاريخ التوظيف

     /     /     14هـ

تاريخ طـي القـيد

     /     /     14هـ

مـدة الخـدمة 

 

سنة/سنوات

 

شهر/أشهر

 

يوم/أيام

عدد أيام الغياب طول مدة الخدمة

 

عدد الاستئذانات

 

استحقاقات مالية :

إجمالي رصيد الإجازات الاعتيادية

 

قيمتها

 

إجمالي أيام الدوام للشهر الأخير

 

قيمتها

 

حـقــوق أخـرى للموظــف

 

قيمتها

 

ديون ومستحقات على الموظـف

 

قيمتها

 

تصفية الحقوق

 

المبلغ

 

توقيع الموظف باستلام كافة الحقوق

…………………….

التاريخ

   /    /   14هـ

أمين الصندوق

مدير إدارة الشؤون المالية

حرر في يوم  ……….. 

الموافق    /    /    14هـ

الخـتـم

مدير الجمعية

20) إخـلاء طـرف

إخـلاء طـرف

اسم الموظف : رقم الموظف :  

المسمى الوظيفي : القسم :

رقم الهوية : تاريخها :   مصدرها : 

نظراً لطي قيد الموظف الموضح بياناته أعلاه ، نأمل الإفادة عما إذا كان على الموظف المذكور أي عهد أو مستحقات نقدية أو عينية ، ليتسنى لنا إكمال اللازم وإخلاء طرف الموظف على ضوء إجابتكم ، ولكم خالص الشكر والتقدير،،،

رئيس شؤون الموظفين

الاسـم :

التوقيع : 

التاريخ :        /        /        14هـ

إفادة رئيس القسم المعني

إفادة الشؤون الإدارية  

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

الاسـم : ……………………………………………………………..

التوقيـع : ……………………………………………………………

التاريخ :       /       /        14هـ

الاسـم : ……………………………………………………………..

التوقيـع : ……………………………………………………………

التاريخ :       /       /        14هـ

إفادة قسم شؤون العاملين

إفادة قسم التقنية

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

الاسـم : ……………………………………………………………..

التوقيـع : ……………………………………………………………

التاريخ :       /       /        14هـ

الاسـم : ……………………………………………………………..

التوقيـع : ……………………………………………………………

التاريخ :       /       /        14هـ

إفادة الشؤون المالية

إفادة قسم آخر ذو علاقة

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

الاسـم : ……………………………………………………………..

التوقيـع : ……………………………………………………………

التاريخ :       /       /        14هـ

الاسـم : ……………………………………………………………..

التوقيـع : ……………………………………………………………

التاريخ :       /       /        14هـ

الاعتماد

تشـهد إدارة الجمعية التعـاوني بأن المـوظف الموضح بياناته بعـاليه قد عمل لـدى الجمعية خلال الفـترة من      /     /     14هـ 

وحـتى      /      /     14هـ ، وقد تم إخلاء طرفه اعتباراً من يوم           بتاريخ      /     /     14هـ.

كما تم إخلاء طرفه من الجمعية باستلام كافة العهد والمستحقات والأعمال الموكلة إليه.

مدير الجمعية 

الاسـم :

التوقيع : 

التاريخ :        /        /        14هـ

21) إنذار كتابي (لفت نظر)

لفت نظر

إنذار كتابي :    أول      ثاني      ثالث      رابع

المكرم الأخ /                                  حفظه الله

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.. وبعد..

فقد ساءنا ما حصل منكم من تقصير في / 

ومخالفتكم لأنظمة الجمعية في / 

لذا فنلفت نظركم إلى / 

كما هو موضح في الإجراء الجزائي المرفق.

على أمل أن يكون هذا الإنذار الكتابي مؤشراً إيجابياً لتفادي ما حصل من قصور في الأيام القادمة ، وزيادة اهتمام الموظف بما تمت الإشارة إليه.

والله من وراء القصد ،،،

أخوكم

الاسـم :

الوظيفة :

التوقيع : 

التاريخ :         /         /        14هـ

  • صورة لملف الموظف لدى شؤون الموظفين.
  • صورة لرئيس القسم المباشر.

22) إشعـار بالإقـالـة

إشعار بالإقالة

سعادة / رئيس الجمعية وفقه الله

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.. وبعد..

فنشير إلى سعادتكم بالاستغناء عن خدمات الموظف / 

على المسمى الوظيفي /     وذلك اعتباراً من تاريخ :      /      /       14هـ

نأمل توجيهكم بما ترونه مناسباً لاتخاذ باقي الإجراءات ، ولكم جزيل الشكر.

الاســــم : 

الـوظـيفـة : 

الـتـاريـخ : 

التـوقـيـع : 

توجيه إدارة الجمعية

المكرم الموظف /                       وفـقـه الله

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.. وبعد..

فنظراً لاستغناء الجمعية عن خدماتكم في الوقت الراهن ، فنود إشعاركم بالإقالة وأن عملكم بالجمعية سينتهي بمشيئة الله تعالى بعد شهرٍ من تاريخ هذا الإشعار ، شاكرين لكم عطاءكم وبذلكم خلال الفترة السابقة ، مع أملنا بأن يبقى التواصل مع الجمعية خدمةً لدين الله ، وإسهاماً في الدعوة إلى الله تعالى في الأيام المقبلة.

وتقبلوا فائق التقدير والاحترام،،،

اعتماد رئيس الجمعية

الاسـم :

التوقيع : 

التاريخ :         /         /        14هـ

23) مساءلة

مساءلة

غياب تأخر خروج من الدوام بدون إذن

الاســـم 

الوظيفة 

القسم 

الإدارة 

    

تاريخ ووقت البيان

 

رصيد الموظف من الأجازات خلال السنة

اليوم

التاريخ

من

إلى

ص/م

 

اعتيادية

 

اضطرارية

 
 

……/ ……/ …….14هـ

    

مرضية

 

استثنائية

 
 

……/ ……/ …….14هـ

    

بدون راتب

 

الغياب

 

 إفادة الموظف

الاسم:

التوقيـع :

التـاريخ :          /     /     14هـ

 رأي رئيسه المباشر

مدير/رئيس:

التوقيـع :

التـاريخ :          /     /     14هـ

 إدارة الجمعية

تحسب له اضطرارية تحسب له مرضية تحسب له اعتيادية

يكتفى بتوجيه تنبيه له تحسم عليه فقط يطبق في حقه إجراء جزائي

أخرى / 

المدير الجمعية

  • الأصل لملف الموظف.
  • صورة للشؤون المالية في حال الحسم.

24)  

تعريف

الحمد لله والصلاة والسلام على رسول الله وعلى آله وصحبه ومن والاه..    أما بعد..

فتشهد إدارة جمعية ………………………………

بأن الموظف / 

قد عمل بالجمعية على وظيفة  ضمن قسم 

التابع لإدارة    في الفترة من     /     /     14هـ 

وحتى      /     /      14هـ ، براتب شهري وقدره  ريال ، وكان خلال هذه المدَّة حسن السيرة والسلوك.

وقد أعطيت له هذه الإفادة بناءً على طلبه ، دون أدنى مسؤولية على الجمعية خلاف ما ذُكر.

والله الموفق ،،،

مدير الجمعية

الاسم : 

التوقيع :

التاريخ : 

الخـتم

25) تفويض صلاحيات

تفويض صلاحيات

المكرم مدير الجمعية  وفقه الله

المكرم مديررئيس / وفقه الله

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.. وبعد..

فنظراًلـ

فنحيطكم علماً بأنا قد فوضنا الأخ / التوقيع/

خلال الفترة من      /      /      14هـ  وحتى      /      /      14هـ

بالصلاحيات التالية : 

للاطلاع ، ولكم جزيل الشكر،،،

الاســــم : 

الـوظـيفـة : 

الـتـاريـخ : 

التـوقـيـع : 

التوجيه

المكرم /  وفقه الله

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.. وبعد..

نفيدكم بأنه :

تم الاطلاع ولا مانع.

أخرى 

مدير الجمعية

الاسـم :

التوقيع :

التاريخ :          /         /        14هـ

لائحة تعيين المدير التنفيذي

آلية تعيين المدير التنفيذي وشؤونه الوظيفية.

أولاً/ مهام المدير التنفيذي :- 

يتولى المدير التنفيذي الأعمال الإدارية كافة ومنها على وجه الخصوص: 

  1. رسم خطط الجمعية وفق مستوياتها انطلاقا من السياسة العامة وأهدافها ومتابعة تنفيذه بعد اعتمادها. 
  2. رسم أسس ومعايير لحوكمة الجمعية لا تتعارض مع أحكام النظام واللائحة التنفيذية وهذه اللائحة والإشراف على تنفيذها ومراقبة مدى فاعليتها بعد اعتمادها. 
  3. إعداد اللوائح الإجرائية والتنظيمية اللازمة التي تضمن قيام الجمعية بأعمالها وتحقيق أهدافها ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها. 
  4. تنفيذ أنظمة الجمعية ولوائحها وقراراتها وتعليماتها وتعميمها. 
  5. توفير احتياجات الجمعية من البرامج والمشروعات والموارد والتجهيزات اللازمة. 
  6. اقتراح قواعد استثمار الفائض من أموال الجمعية وآليات تفعيلها. 
  7. رسم وتنفيذ الخطط والبرامج التطويرية والتدريبية التي تنعكس على تحسين أداء منسوبي الجمعية وتطويرها.  
  8. رسم سياسة مكتوبة تنظم العلاقة مع المستفيدين من خدمات الجمعية وتضمن تقديم العناية اللازمة لهم والإعلان عنها بعد اعتمادها.  
  9. تزويد الوزرة بالبيانات والمعلومات عن الجمعية وفق النماذج المعتمدة من الوزارة والتعاون في إعداد التقارير التتبعية والسنوية بعد عرضها على مجلس الإدارة واعتمادها وتحديث بيانات الجمعية بصفة دورية. 
  10. الرفع بترشيح أسماء كبار الموظفين في الجمعية لمجلس الإدارة مع تحديد صلاحياتهم ومسؤولياتهم للاعتماد، والارتقاء بخدمات الجمعية.  
  11. متابعة سير أعمال الجمعية ووضع المؤشرات لقياس الأداء والانجازات فيها على مستوى الخطط والموارد والتحقق من اتجاهها نحو الأهداف ومعالجة المشكلات وإيجاد الحلول لها. 
  12. مشاركته في إعداد التقارير المالية ومشروع الموازنة التقديرية للجمعية  وفقا للمعايير المعتبرة تمهيدا لاعتمادها.  
  13. إعداد التقويم الوظيفي للعاملين في الجمعية ورفعه لاعتماده.  
  14. إصدار التعاميم والتعليمات الخاصة بسير العمل في الجمعية. 
  15. تولي أمانة مجلس الإدارة وإعداد جدول أعمال اجتماعاته وكتابة محاضر الجلسات والعمل على تنفيذ القرارات الصادرة عنه. 
  16. الإشراف على الأنشطة والمناسبات التي تقوم بها الجمعية كافة وتقديم تقارير عنها. 
  17. إعداد التقارير الدورية لأعمال الجمعية كافة توضح الإنجازات والمعوقات وسبل علاجها وتقديمها لمجلس الإدارة لاعتمادها. 
  18. أي مهام أخرى يكلف بها من قبل مجلس الإدارة في مجال اختصاصه. 

      ثانياً/ للمدير التنفيذي في سبيل انجاز المهام المناطة به الصلاحيات الآتية: 

  1. انتداب منسوبي الجمعية لإنهاء أعمال خاصة بها أو حضور مناسبات أو لقاءات أو زيارات او دورات أو غيرها وحسب ما تقتضيه مصلحة العمل وبما لا يتجاوز شهرا في السنة على ألا تزيد الأيام المتصلة عن عشرة أيام. 
  2. متابعة قرارات تعيين الموارد البشرية اللازمة بالجمعية وإعداد عقودهم ومتابعة أعمالهم والرفع لمجلس الإدارة بتوقيع العقود وإلغائها وقبول الاستقالات للاعتماد.  
  3. اعتماد تقارير الأداء.  
  4. للمدير تكليف الموظفين لتنفيذ جميع البرامج والأنشطة على مستوى الجمعية وفق الخطط المعتمدة.  
  5. اعتماد إجازات منسوبي الجمعية كافة بعد موافقة مجلس الإدارة.  
  6. تفويض صلاحيات رؤساء الأقسام وفق الصلاحيات الممنوحة له.  
  7. تطبيق مواد لائحة تنظيم العمل بالجمعية المعتمدة من مجلس الإدارة. 

ثالثاً/ علاقات العمل :

  1. معاملة المدير بشكل لائق من قبل مجلس إدارة الجمعية.  
  2. إعطاء المدير الوقت الكافي اللازم لممارسة حقوقه دون المساس بأجره. 
  3. تمكين المدير من أداء عمله في الوقت المحدد وفق ما جاء في نظام العمل السعودي.  
  4. يجب على المدير التنفيذي تنفيذ كافة التعليمات والأوامر الصادرة من رؤسائه على الوجه الأكمل ما لم يكن في هذه التعليمات ما يخالف النظام أو العقد أو الآداب العامة أو يعرضه للخطر. 
  5. يجب على المدير التنفيذي احترام نظم ومواعيد العمل ويقصد بذلك المحافظة على نظم ومواعيد العمل الحالية والمستقبلية. 
  6. يجب على المدير التنفيذي المحافظة على أموال وممتلكات الجمعية وحقوقها لدى الغير وخاصة تلك المسلمة إليه والتي يستخدمها في عمله. 
  7. لا يجوز للمدير الجمع بين العمل بالجمعية وأي عمل أخر إلا بأذن كتابي من صاحب الصلاحية. 
  8. يتعين على المدير التنفيذي المحافظة على أسرار العمل وعلى المعلومات التي قد تصل إليه بحكم وظيفته حتى بعد تركه الخدمة، وخاصة تلك التي من شأنها الإضرار بمصالح الجمعية.  
  9. على المدير ألا يستغل وظيفته أو علاقاته في تحقيق أية مكاسب شخصية مادية كانت أم معنوية. 

رابعاً/ الشروط التي يجب أن تتوفر في التقدم لشغل وظيفة المدير التنفيذي: 

  1. أن يكون سعودي الجنسية. 
  2. أن يكون كامل الأهلية المعتبرة شرعا. 
  3. ألا يقل عمره عن (25) عام.  
  4. أن يمتلك خبر ة لا تقل عن (3) سنوات في العمل الإداري. 
  5. ألا تقل شهادته عن بكالوريوس. 
  6. أن يكون متفرغاً لإدارة الجمعية بعد ترشيحه. 

خامساً/ آلية توظيف المدير التنفيذي: 

  1. تشكيل لجنة إعداد معايير اختيار وترشيح مدير الجمعية برئاسة رئيس مجلس الإدارة أو الأمين العام وعضوية 3 من أعضاء مجلس الإدارة والاستعانة بأهل الاختصاص. 
  2. الإعلان عبر وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بالجمعية وموقع الجمعية  الالكتروني مع إيضاح الشروط والمزايا للوظيفة. 
  3. تحديد فترة الإعلان زمنياً. 
  4. استقبال طلبات التقدم لوظيفة المدير مرفقاً بها السير الذاتية للمتقدمين وصور عن المؤهلات العلمية والشهادات المهنية وشهادات الخبرة والوثائق المعززة للمهارات والقدرات القيادية عبر الايميل فقط.  
  5. يُُرسل لمقدم الطلب إشعار الكتروني يفيد وصول طلبه. 
  6. تحديد موعد المقابلة وإجراء الاختبارات المقننة من قبل اللجنة المشكلة. 
  7. فرز النتائج وإعلانها. 
  8. اعتماد ترشيحه بقرار إداري من مجلس إدارة الجمعية. 
  9. رفع مصوغات ترشيحه للوزارة للموافقة حسب النظام. 
  10. تسجيل المدير في نظام التأمينات الاجتماعية بعد حصوله على موافقة الوزارة على التعيين.  
  11. يخضع المدير التنفيذي لفترة اختبار مدتها ثلاثة أشهر ولا تحتسب منها فترات الإجازات فيما عدا إجازات الأعياد أو أي غياب آخر باستثناء أيام الراحة الأسبوعية إذا وقعت خلال فترة الاختبار وتبدأ مدة الاختبار من تاريخ مباشرة العمل الفعلية فإذا لم يثبت صلاحية الموظف أثناء هذه المدة يجوز إنهاء خدمته خلالها من جانب الجمعية دون أي تعويض أو مكافأة ، وعند ثبوت صلاحيته للعمل تحتسب فترة التجربة ضمن مدة الخدمة في الجمعية. 

        تحديد التعويضات المالية للمدير :-

       أولاً/ الأجور: 

  1. يجب دفع أجر المدير التنفيذي وكل مبلغ مستحق له بالعملة السعودية طبقاً للأحكام الواردة من نظام العمل السعودي. 
  2. يستحق المدير التنفيذي راتبه اعتباراً من تاريخ مباشرته العمل ويُصُرف في نهاية كل شهر ميلادي. 
  3. إذا تسبب المدير التنفيذي  في فقد أو إتلاف أو تدمير آلات تمتلكها الجمعية أو هي في عهدته وكان ذلك ناشئاً عن خطأ منه أو مخالفته تعليمات صاحب الصلاحية ولم يكن نتيجة لخطأ الغير أو ناشئاً عن قوة قاهرة، جاز للجمعية أن تقتطع من أجره وفق ما جاء في نظام العمل السعودي. 
  4. لا يجوز حسم أي مبلغ من أجور المدير التنفيذي لقاء حقوق خاصة دون موافقة خطية منه ، إلا في الحالات الواردة من نظام العمل السعودي. 
  5. لا يجوز (في جميع الأحوال) أن تزيد نسبة المبالغ المحسومة على نصف أجر المدير التنفيذي المستحق، ما لم يثبت لدى هيئة تسوية الخلافات العمالية إمكان الزيادة في الحسم على تلك النسبة، أو يثبت لديها حاجة المدير التنفيذي إلى أكثر من نصف أجره، وفي هذه الحالة الأخيرة لا يُُعطى المدير التنفيذي أكثر من ثلاثة أرباع أجره مهما كان الأمر. 
  6. يُراعى عند اقتطاع جزء من أجر المدير التنفيذي بالجمعية ما جاء من نظام العمل السعودي .

ثانياً/ الرواتب: 

الراتب الأساسي تحدده اللجنة المنعقدة برئاسة رئيس مجلس الإدارة 

  ثالثاً/ العلاوة: 

• يستحق المدير علاوة سنوية بنسبة  ( 10% ) من الراتب الأساسي  ويشترط لمنح العلاوة أن يكون قد أمضى سنة على تعيينه. 

رابعاً/ البدلات: 

  1. يصرف للمدير بدل نقل شهري    
  2. يمنح المدير بدل سكن بحد أعلى ثلاثة شهور بنسبة( 25%) للمتزوج ونسبة( 10%) للأعزب في العام ما لم يوفر له السكن ويصرف على أساس قسط شهري مع الراتب. 

خامساً/ بدل الانتداب: 

  1. يُصرف للمدير التنفيذي المنتدب داخل المملكة بدل انتداب 250 ريال عن اليوم الواحد أو 5% من راتبه الأساسي الشهري أيهما أقل. 
  2. يُصرف للمدير التنفيذي المنتدب خارج المملكة العربية السعودية بدل انتداب 500 ريال عن اليوم الواحد أو 10% من راتبه الأساسي الشهري أيهما أقل. 
  3. يجب ألا تقل مسافة الانتداب عن 150كم من المدينة التي تقع في نطاقها الجمعية. 
  4. يُمنح  للمدير التنفيذي المُنتدب تذكرة سفر ذهاباً وإياباً على الدرجة السياحية. 
  5. عند عدم توفر رحلة جوية أو مطار بالمدينة المنتدب إليها المدير وجب تعويضه عن تكاليف النقل بما يُعادل قيمة أقرب مطار للمدينة المُنتدب إليها. 
  6. يجب على المدير عند اُنُتدابه تعبئة نموذج الانتداب المعمول به لدى الجمعية.

سادساً/ المكافئات: 

• يكون منح المكافآت على أساس تقدير مجلس الإدارة لنشاط المدير وجده و مواظبته ودرجة إتقانه للعمل المنوط به وإنتاجه وتفانيه في العمل وذلك بناء على توصية رئيس المجلس أو نائبة .

سابعاً/ التدريب والتأهيل: 

  1. تهدف سياسة التدريب في الجمعية بصفه عامة إلى ما يلي: 
    • رفع مستوى الأداء لدى المدير إلى درجة تمكنه من أداء واجبات العمل على أفضل وجه ورفع كفاءته الوظيفية. 
    • تهيئة المدير لأتباع أسلوب جديد في العمل أو استعمال آلات حديثة. 
    • منصب المدير يحتاج شغله إلى إعداد و تدريب خاص. 
    • تحسين وتطوير البيئة الإدارية في الجمعية. 
    • توطين التدريب في المؤسسة من خلال تأهيل المدير. 
  1. يلتزم المدير أن يعمل لدى الجمعية فترة تعادل فترة التدريب أو الالتزام برد كافة ما صرف عليه وأنفقته الجمعية على تدريبه خلال فترة التدريب عن المدة التي لم يقضها بالعمل في الجمعية بما لا يتعارض مع نظام العمل السعودي. 
  2. يعتبر التدريب بالنسبة للمدير من واجبات العمل سواء داخل أو خارج أوقات الدوام الرسمي  ويكون ذلك ضمن إطار الخطة المرسومة من قبل صاحب الصلاحية بالجمعية. 
  3. يكون التدريب للمدير عن طريق حضور دورات تدريبية أو ندوات متخصصة أو عن طريق العمل بقصد اكتساب الخبرة بحيث يكون التدريب في أحد الأجهزة المؤهلة سواء في داخل المملكة أو خارجها. 
  4. تشجع الجمعية المدير على التحصيل العلمي والتدريب وتحفزه على ذلك وتتحمل الجمعية جميع المصاريف اللازمة داخل المملكة أو خارجها المتعلقة بالعملية التدريبية. 
  5. يضع مجلس الإدارة أو من يفوضه اللوائح الداخلية لتدريب الموظفين وتطوير كفاءتهم ومصاريف وبدلات التدريب. 

ثامناً/ ساعات العمل: 

  1. فيما لا يتعارض مع أحكام نظام العمل السعودي تكون أيام العمل خمسة أيام في الأسبوع ويكون  يومي الجمعة والسبت أيام الراحة الأسبوعية ويكون الحد الأدنى لساعات العمل(40) ساعة فـي الأسـبوع تُخُفـض إلـى 6 ساعات يومياً خلال شهر رمضان المبارك للمسلمين. 
  2. مع عدم الإخلال بنظام العمل السعودي يجوز لصاحب الصلاحية تحديد أوقات بداية ونهاية الدوام الرسمي وفق ما تقتضيه مصلحة العمل بالجمعية.  
  3. يتعين على المدير أن يحضر للعمل في غير ساعات العمل الرسمية في حالة الاحتياج إليه حسب حاجة العمل.  
  4. يجوز التكليف بالعمل خارج وقت الدوام وفقا للاحتياجات كما يجوز التكليف بالعمل في أيام العطلات الأسبوعية والأعياد الرسمية وذلك ضمن الاعتمادات في الميزانية و بناءا على ما تتطلبه مصلحة العمل، ويضع رئيس/ نائب الجمعية القواعد الخاصة بشروط التكليف بالعمل الإضافي وتحديد ساعاته والأيام اللازمة لذلك ثم يعرض على مجلس الإدارة لاعتماده.  
  5. ساعات العمل الإضافية : في أيام العمل الرسمية يمنح المكلفون بالعمل الإضافي أجرا إضافيا يعادل الراتب العادي للساعات التي عملها في ايام العمل الرسمية وتحتسب قيمة أجر الساعة : (الراتب الشهري * 1) تقسيم  240.

– في أيام الإجازات الأسبوعية يمنح المكلفون بالعمل الإضافي أجرا إضافيا يعادل( 5،1%)من الراتب العادي للساعات التي عملها وتحسب قيمة أجر الساعة (الراتب الشهري * 50،1) تقسيم 240. 

– في أيام إجازات الأعياد يمنح المكلفون بالعمل الإضافي أجرا إضافيا يعادل ضعف الراتب العادي للساعات التي عملها وتحتسب قيمة أجر الساعة (الراتب الشهري تقسيم * 2) تقسيم  240. 

  1. يجوز لصاحب الصلاحية عدم التقيد بأحكام نظام العمل السعودي في الحالات الآتية:

أ – أعمال الجرد السنوي، وإعداد الميزانية، والتصفية، وقفل الحسابات والاستعداد للبيع بأثمان مخفضة والاستعداد للموسم بشرط ألا يزيد عدد الأيام التي يشغل فيها المدير التنفيذي على ثلاثين يوماً في السنة.

ب – إذا كان العمل لمنع وقوع حادث خطر، أو إصلاح ما نشأ عنه، أو تلافي خسارة محققة لمواد قابلة للتلف.

ج- إذا كان التشغيل بقصد مواجهة ضغط عمل غير عادي.

د- الأعياد والمواسم والمناسبات الأخرى والأعمال الموسمية التي تحدد بقرار من مجلس الإدارة.

هـ- ولا يجوز في جميع الحالات المتقدمة أن تزيد ساعات العمل الفعلية على عشر ساعات في اليوم، أو ستين ساعة في الأسبوع. 

تاسعاً/ الإجازات :- 

  1. يستحق المدير التنفيذي عن كل عام إجازة سنوية ميلادية مدتها ثلاثون يوماً وتكون الإجازة مدفوعة الأجر ويجوز له بعد موافقة صاحب الصلاحية تجزئة رصيد إجازته إلى ثلاث مرات خلال العام الواحد بحيث لا تقل مدة كل إجازة عن خمسة أيام متصلة كما يجوز له الحصول على إجازة عرضية متقطعة لا تزيد مدتها عن خمسة أيام في السنة على أن تحتسب من رصيد إجازته السنوية ولا يحق له التمتع بإجازته السنوية إذا لم يكمل ستة أشهر متواصلة من تاريخ مباشرته العمل لدى الجمعية. 
  2. يجب أن يتمتع المدير التنفيذي بإجازته في سنة استحقاقها ولا يجوز النزول عنها أو أن يتقاضى بدلاً نقدياً عوضاً عن الحصول عليها أثناء خدمته. 
  3. للمدير التنفيذي بموافقة صاحب الصلاحية أن يؤجل إجازته السنوية أو أياماً منها إلى السنة التالية. 
  4. لصاحب الصلاحية حق تأجيل إجازة المدير التنفيذي بعد نهاية سنة إستحقاقها إذا اقتضت ظروف العمل ذلك لمدة لا تزيد على تسعين يوماً فإذا اقتضت ظروف العمل استمرار التأجيل وجب الحصول على موافقة  المدير التنفيذي كتابة على ألا يتعدى التأجيل نهاية السنة لتالية لسنة استحقاق الإجازة. 
  5. للمدير التنفيذي الحق في الحصول على أجرة عن أيام الإجازة المستحقة إذا ترك العمل قبل إستعماله لها وذلك بالنسبة إلى المدة التي لم يحصل على إجازته عنها كما يستحق أجرة الإجازة عن أجزاء السنة بنسبة ما قضاه منها في العمل . 

ويحتسب الأجر على أساس أخر أجر كان يتقاضاه المدير عند ترك العمل. 

  1. للمدير التنفيذي الحق في إجازة بأجر كامل في الأعياد والمناسبات التي يحددها مجلس الإدارة.  
  2. للمدير التنفيذي الحق في إجازة بأجر لمدة ثلاثة أيام  في حالة ولادة مولود له وخمسة أيام لمناسبة زواجه ، أو في حالة وفاة زوجه أو أحد أصوله أو فروعه على أن تُُقدم الوثائق المؤيدة للحالات المشار إليها.  
  3. للمدير التنفيذي الحق في الحصول على إجازة بأجر لا تقل مدتها عن عشرة أيام ولا تزيد على خمسة عشر يوماً بما فيها إجازة عيد الأضحى وذلك لأداء فريضة الحج لمرة واحدة طوال مدة خدمته إذا لم يكن أداها من قبل ويُُشترط لاستحقاق هذه الإجازة أن يكون المدير قد أمضى في العمل لدى صاحب العمل سنتين متصلتين على الأقل.   
  4. للمدير التنفيذي الحاصل على موافقة صاحب الصلاحية لإكمال دراسته بالإنتساب الحق في إجازة بأجر كامل لتأدية الإمتحان عن سنة غير مُُعادة تحدد مدتها بعدد أيام الإمتحان الفعلية إما إذا كان الإمتحان عن سنة معادة فيكون للمدير التنفيذي  الحق في إجازة دون أجر لأداء الإمتحان ، ولصاحب الصلاحية أن يطلب من الموظف تقديم الوثائق المؤيدة لطلب الإجازة وكذلك ما يدل على أدائه للإمتحان وعلى المدير 

التنفيذي أن يتقدم بطلب الإجازة قبل موعدها بخمسة عشر يوماً على الأقل ، ويُحُرم  من أجر هذه الإجازة إذا ثبت أنه لم يُؤُد الإمتحان مع عدم الإخلال بالمسائلة التأديبية.  

  1. للمدير التنفيذي الذي يثبت مرضه الحق في إجازة مرضية بأجر عن الثلاثين يوماً الأولى وبثلاثة أرباع الأجر عن الستين يوماً التالية ودون أجر للثلاثين يوماً التي تلي ذلك خلال السنة الواحدة سواءً كانت هذه الإجازة متصلة أم متقطعة ويُقُصد بالسنة الواحدة  السنة التي تبدأ من تاريخ أول إجازة مرضية. 
  2. للمدير الحق في إجازة طارئة مدفوعة الأجر لفترة لا تتجاوز خمسة أيام في السنة تبدأ ببداية العام الميلادي وتسقط جميعا أو ما تبقى منها بنهاية العام وذلك نظرا للظروف التي يقدرها الرئيس المباشر على ألا تزيد تلك الإجازة عن ثلاثة أيام في المرة الواحدة وعلى المدير تقديم ما يثبت حاجته إلى تلك الإجازة عند عودته. 
  3. يجوز في حالات الضرورة قطع إجازة المدير على ألا يخل ذلك بحقه في تأجيل الأيام المتبقية من إجازته للسنة التالية فقط. 
  4. لا يجوز للمدير أثناء تمتعه بإجازته المنصوص عليها أن يعمل لدى صاحب عمل آخر فإذا ثبت  أن المدير قد خالف ذلك يتم تطبيق ما ينص عليه نظام العمل بهذا الخصوص.  
  5. يستحق الموظف حسب ما ينص عليه نظام العمل إجازة مرضيه على الوجه التالي: 
    • الثلاثون يوما الأولى : بأجر كامل. 
    • الستون يوما التالية : ثلاثة أرباع الأجر.  
    • وبعد ذلك تنظر الإدارة في إحتمال إستمرار الموظف أو انهاء خدماته بعد إستنفاذ كامل رصيده من الإجازات العادية. 
    • يعتمد الرئيس او نائبه الإجازة المرضية بناءا على تقرير من الجهة الطبية المختصة التي تحددها الجمعية بعد توقيع الكشف الطبي على المريض وإحضار تقرير من الطبيب المختص . 

عاشراً/ قواعد التأديب:- 

الجزاءات التأديبية التي يجوز لصاحب الصلاحية بالجمعية توقيعها على المدير التنفيذي على أن تكون وفق التسلسل التالي: 

  1. التنبيه: وهو تذكير شفهي يوجه إلى المدير من قبل رئيسه يشار فيه إلى المخالفة التي إرتكبها المدير ويطلب منه التقيد بالنظام والقيام بواجباته على وجه صحيح. 
  2. الإنذار الكتابي : وهو كتاب يوجه إلى المدير في حالة إرتكابه مخالفة متضمن لفت نظره إلى المخالفة وإلى إمكان تعرضه لجزاء أشد في حالة إستمرار المخالفة أو تكرارها. 
  3. الغرامة: وتكون بحسم جزء من أجر المدير يتراوح بين اجر يوم كامل وأجر خمسة أيام عن المخالفة الواحدة.  
  4. الإيقاف عن العمل دون أجر : وهو منع المدير من ممارسة عمله مدة من الزمن دون أن يتقاضى عنها أجر أو تعويض ويفرض هذا الجزاء من يوم إلى خمسة أيام. 
  5. الحرمان من العلاوة أو تأجيلها لمدة لا تزيد على سنة متى كانت مقررة من صاحب الصلاحية. 
  6. تأجيل الترقية مدة لا تزيد على سنة متى كانت مقررة من صاحب الصلاحية. 
  7. الإيقاف عن العمل مع الحرمان من الأجر وهو منع المدير من ممارسة عمله مدة من الزمن دون أن يتقاضى عنها أجر أو تعويض ويفرض هذا الجزاء من يوم إلى خمسة أيام.  
  8. الفصل من الخدمة مع المكافأة : ويعتبر إنهاء خدمة المدير بسبب ارتكابه مخالفة من المخالفات المنصوص عليها لا تمنع صرف كامل المكافأة المستحقة عن مدة خدمته حسب نظام العمل.  
  9. لا يجوز لصاحب الصلاحية أن يوقع على المدير التنفيذي جزاءً غير وارد في هذا اللائحة أو في نظام العمل.  
  10. لا يجوز تشديد الجزاء في حالة تكرار المخالفة إذا كان قد انقضى على المخالفة السابقة مائة وثمانون يوما من تاريخ إبلاغ المدير التنفيذي بتوقيع الجزاء عليه عن تلك المخالفة.  
  11. لا يجوز توقيع جزاء تأديبي على المدير التنفيذي لأمر ارتكبه خارج منشآت الجمعية ما لم يكن متصلاً بالجمعية أو بأصحاب الصلاحية فيها. كما لا يجوز أن يوقع على المدير التنفيذي عن المخالفة الواحدة غرامة تزيد قيمتها عن أجرة خمسة أيام. ولا توقيع أكثر من جزاء واحد على المخالفة الواحدة، ولا أن تقتطع من أجره وفاءً للغرامات التي توقع عليه أكثر من أجر خمسة أيام في الشهر الواحد، ولا أن تزيد مدة إيقافه عن العمل دون أجر على خمسة أيام في الشهر. 
  12. لا يجوز توقيع جزاء تأديبي على المدير التنفيذي إلا بعد إبلاغه كتابة بما نسب إليه واستجوابه وتحقيق دفاعه وإثبات ذلك في محضر يودع في ملفه الخاص. ويجوز أن يكون الاستجواب شفاهه في المخالفات البسيطة التي لا يتعدى الجزاء المفروض على مرتكبها الإنذار أو الغرامة باقتطاع ما لا يزيد على أجر يوم واحد ، على أن يثبت ذلك في المحضر.  
  13. يجب أن يبلغ المدير التنفيذي بقرار توقيع الجزاء عليه كتابة ، فإذا امتنع عن الاستلام أو كان غائباً فيرسل البلاغ بكتاب مسجل على عنوانه المبين في ملفه  او اخذ توقيع شاهدين عن امتناع الاستلام، و للمدير التنفيذي  حق الاعتراض على القرار الخاص بتوقيع الجزاء عليه خلال خمسة عشر يوماً (عدا أيام العطل الرسمية) من تاريخ  إبلاغه بالقرار النهائي بإيقاع الجزاء عليه، ويقدم الاعتراض إلى هيئة تسويق الخلافات العمالية . كما جاء بنظام العمل السعودي. 
  14. يجب أن يتناسب الجزاء الموقع على المدير مع  حجم المخالفة المرتكبة. 
  15. لا يعتد بالجزاء ما لم يتم اعتماده من قبل مجلس الإدارة عدا التنبيه الشفهي. 
  16. إذا كان الفعل الذي أرتكبه المدير يشكل أكثر من مخالفة فيكتفي بتوقيع العقوبة الأشد من بين العقوبات المقررة لها. 
  17. يجب كتابة الغرامات التي توقع على المدير التنفيذي في سجل خاص مع بيان أسمه ومقدار أجره ومقدار الغرامة وسبب توقيعها وتاريخ ذلك. 
  18. يعتبر مخالفة تأديبية تستوجب الجزاء ارتكاب المدير لفعل من الأفعال الواردة بجدول الجزاءات المرفق.  
  19. تحدد المخالفات التي تستحق الجزاءات وفقا للجدول المرفق. 

الحادي عشر/ مخاطر وإصابات العمل والخدمات الصحية والاجتماعية: 

  1. على الجمعية توفير بيئة آمنة ومحفزة على العمل. 
  2. يطبق بحق المدير التنفيذي في شأن إصابات العمل والإمراض المنهية أحكام فرع الأخطار المهنية من نظام التأمينات الاجتماعية . 

الثاني عشر/ انتهاء عقد العمل: 

  1. ينتهي عقد العمل في أي من الأحول المنصوص عليها من نظام العمل السعودي. 
  2. إذا كان العقد غير محدد المدة جاز لأي من طرفيه إنهاؤه بناءً على سبب مشروع يجب بيانه بموجب إشعار يوجه إلى الطرف الآخر كتابة قبل الإنهاء بمدة لا تقل عن ثلاثين يوماً إذا كان أجر المدير التنفيذي يدفع شهرياً ، ولا يقل عن خمسة عشر يوماً بالنسبة إلى غيره. 
  3. إذا أُنهي العقد لسبب غير مشروع كان للطرف الذي أصابه ضرر من هذا الإنهاء الحق في تعويض تقدره هيئة تسوية الخلافات العمالية، يراعى فيه ما لحقه من أضرار مادية وأدبية حالة واحتمالية وظروف الإنهاء. 
  4. يجوز للمدير التنفيذي اذا يُُفصل من عمله بغير سبب مشروع أن يطلب إعادته إلى العمل وينظر في هذه الطلبات وفق أحكام نظام العمل ولائحة المرافعات أمام هيئات تسوية الخلافات العمالية.  
  5. لا ينقضي عقد العمل بوفاة صاحب الصلاحية ، ما لم تكن شخصيته قد روعيت في إبرام العقد ولكنه ينتهي بوفاة المدير التنفيذي أو بعجزه عن أداء عمله ، وذلك بموجب شهادة طبية معتمدة من الجهات الصحية المخولة أو من الطبيب المخول الذي يعينه صاحب الصلاحية.  
  6. لا يجوز لصاحب الصلاحية فسخ العقد دون مكافأة أو إشعار المدير التنفيذي أو تعويضه إلا في الحالات الواردة بالمادة ( 80 ) من نظام العمل شريطة أن تتاح الفرصة  للمدير التنفيذي لكي يبدي أسباب معارضته للفسخ. 
  7. يحق  للمدير التنفيذي أن يترك العمل دون إشعار ، مع احتفاظه بحقوقه النظامية كلها في أي من الحالات الواردة بالمادة ( 81 )من نظام العمل.  
  8. لا يجوز لصاحب الصلاحية إنهاء خدمة المدير التنفيذي  بسبب المرض ، قبل استنفاذه المدد المحددة للإجازة المنصوص عليها في نظام العمل وللمدير التنفيذي الحق في أن يطلب وصل إجازته السنوية بالمرضية. 
  9. الحكم على الموظف نهائيا بعقوبة عن جريمة مخلة بالشرف أو الأمانة.   
  10. أن يتم تسليم الإخطار  للمدير في مقر العمل ويوقع المرسل إليه بإستلامه مع توضيح تاريخ الاستلام وفي حالة إمتناع المدير عن الاستلام مع إثبات الواقعة في محضر رسمي يوقع عليه اثنان من زملائه في العمل. 
  11. يسلم للمدير عند انهاء خدمته شهادة من واقع ملف خدمته مبينا بها تاريخ التحاقه بالعمل وتاريخ إنتهاء عمله ومسمى الوظيفة والأجر والامتيازات الممنوحة له وذلك في ميعاد أقصاه أسبوع من تاريخ طلبه لها (عمل نموذج شهادة خدمة).

الثالث عشر/ مكافأة نهاية الخدمة: 

  1. إذا انتهت علاقة العمل وجب على الجمعية أن تدفع إلى للمدير التنفيذي مكافأة عن مدة خدمته تحسب على أساس أجر نصف شهر عن كل سنة من السنوات الخمس الأولى، وأجر شهر عن كل سنة من السنوات التالية ، ويتخذ الأجر الأخير أساساً لحساب المكافأة، ويستحق المدير التنفيذي مكافأة عن أجزاء السنة بنسبة ما قضاه منها في العمل. 
  2. إذا كان انتهاء علاقة العمل بسبب استقالة المدير التنفيذي يستحق في هذه الحالة ثلث المكافأة بعد خدمة لا تقل مدتها عن سنتين متتاليتين، ولا تزيد عن خمس سنوات، ويستحق ثلثيها إذا زادت مدة خدمته على خمس سنوات متتالية ولم تبلغ عشر سنوات ويستحق المكافأة كاملة إذا بلغت مدة خدمته عشر سنوات فأكثر. 
  3. يستحق المدير التنفيذي المكافأة كاملة في حالة تركه للعمل نتيجة لقوة قاهرة خارجه عن إرادته. 
  4. إذا انتهت خدمة  المدير التنفيذي وجب على الجمعية دفع أجره وتصفية حقوقه خلال أسبوع – على الأكثر – من تاريخ انتهاء العلاقة العقدية ، أما إذا كان المدير التنفيذي  هو الذي أنهى العقد ، وجب على الجمعية تصفية حقوقه كاملة خلال مدة لا تزيد على أسبوعين، ولصاحب الصلاحية أن يحسم أي دين مستحق له بسبب العمل من المبالغ المستحقة للموظف. 

اعتماد مجلس الإدارة :-

        وقد اعتمد مجلس الإدارة لائحة تعيين المدير التنفيذي للجمعية في اجتماعه رقم (2) وتاريخ 05/03/2020م . وتم تأييدها من الجمعية العمومية في إجتماعها العادي بتاريخ 07/09/2020م . 

لائحة صلاحيات و(مهام) المشرف المالي

  1. متابعة تنظيم الإدارات ذات العلاقة به، والعمل على تحديث أساليب العمل وإجراءاته، بما يكفل إنجاز المعاملات المالية بسهولة، في إطار ما تقضي به الأنظمة واللوائح
  2. اتخاذ الإجراءات المناسبة عند اكتشاف أي مخالفة، أو تصرف يعرض أموال الجمعية للخطر.
  3. الموافقة على مناقلة العهد بين الأفراد والإدارات والأقسام بعد اعتماد المدير التنفيذي، متى كان هناك حاجة لذلك.
  4. التوقيع مع المختصين على كافة السجلات المالية وكذلك سندات الصرف سواء من صندوق الجمعية او شيكات تصرف من البنك الذي تتعامل معه
  5. تلقي تقرير مراقب الحسابات ربع السنوي وإحالته إلى جهة الاختصاص للرد على الملحوظات وتصحيح الأخطاء – إن وجدت – ورفع الأمر إلى مجلس الإدارة بالنسبة للمخالفات الظاهرة.
  6. متابعة تأمين احتياجات الجمعية، من المواد والاجهزة بالحصول على أفضل العروض، من ناحية الجودة والسعر وسرعة التوريد والصيانة عن طريق إدارة المشتريات.
  7. رفع توصياته لمجلس الإدارة لتأجير أوقاف الجمعية وتجديد عقودها أو فسخها بعد توصية المدير التنفيذي.
  8. اعتماد صرف السلف المستديمة أو المؤقتة مع تحديد البنود التي تصرف عليها.
  9. الإشراف على موارد الجمعية ومصروفاتها واستخراج الإيصالات عن جميع العمليات واستلامها.
  10. 10.الإشراف على إيداع أموال الجمعية في الحسابات البنكية المخصصة لها.
  11. 11.الإشراف على قيد جميع الإيرادات والمصروفات تباعا في السجلات الخاصة بها
  12. 12.تكليف من يقوم بجرد السلف وصناديق الجمعية في مواعيد غير معينه ورفع تقرير لمجلس الإدارة في حالة العجز وتوقيع الغرامات في حالة الإهمال أو التفريط وفقاً للأنظمة.
  13. 13.إعداد تقرير سنوي عن الشؤون المالية ورفعه لمجلس الإدارة.
  14. 14.المشاركة في إعداد الموازنة التقديرية السنوية للجمعية.

   اعتماد مجلس الإدارة :-

    هذا وقد اعتمد مجلس الإدارة لائحة صلاحيات ومهام المشرف المالي للجمعية في اجتماعه رقم (2) وتاريخ 05/03/2020م . وتم تأييدها من الجمعية العمومية في إجتماعها العادي بتاريخ 07/09/2020م . 

جميع الحقوق محفوظة لجمعية البر الخيرية بالجله وتبراك 2020